Eerste stappen voor leden: Van uitnodiging tot de eerste repetitie

Uw koorleiding heeft u zojuist uitgenodigd voor Chorilo. Afhankelijk van hoe uw koor het heeft ingesteld, bereikt deze uitnodiging u op twee mogelijke manieren – ofwel als een e-mail met kant-en-klare inloggegevens, ofwel als een registratielink die u bijvoorbeeld via WhatsApp, SMS of een ander persoonlijk bericht heeft ontvangen. Dit artikel begeleidt u door de eerste minuten met Chorilo – van het aanmelden en het installeren van de app tot de functies die u in het dagelijkse koorleven steeds weer zult gebruiken. U heeft daarvoor geen bijzondere voorkennis nodig. Wie een bericht kan openen en een app kan starten, is uitstekend voorbereid.

Variant 1: U heeft inloggegevens per e-mail ontvangen

Als de koorleiding u direct in Chorilo heeft aangemaakt, vindt u in uw postvak een welkomstbericht met uw e-mailadres als gebruikersnaam en een automatisch toegewezen startwachtwoord. Met exact deze gegevens meldt u zich aan, hetzij via de website op www.chorilo.com hetzij direct in de mobiele app. Wij raden aan het startwachtwoord bij de eerste aanmelding in uw profiel te vervangen door een eigen, veilig wachtwoord. Kies daarvoor iets dat u toch goed kunt onthouden – een hele zin waarin afzonderlijke letters zijn vervangen door cijfers werkt in de praktijk beter dan een cryptische reeks die u na een week weer bent vergeten. Komt het welkomstbericht niet in uw postvak terecht, werp dan een blik in de map spam of reclame, want sommige e-mailproviders plaatsen berichten van nieuwe afzenders daar eerst in.

Variant 2: U heeft een registratielink gekregen

Als alternatief heeft uw koorleiding u een persoonlijke registratielink gestuurd – vaak via WhatsApp, per SMS of in een ander bericht. In dit geval bestaat er nog geen account voor u; u maakt dat zelf aan via de link. Na de klik opent een registratiepagina, waarop u eerst uw stamgegevens invoert. Verplicht zijn alleen uw e-mailadres, voor- en achternaam en de instemming met de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid. Alle overige velden – stempartij, geslacht, adres, telefoonnummer, geboortedatum, trouwdag, ingangsdatum, IBAN en eventuele aanvullende, door het koor gedefinieerde velden – zijn optioneel, maar kunnen hier al worden ingevuld. Dat bespaart de koorleiding latere navragen en levert u zelf het voordeel op dat afspraken en informatie vanaf het begin bij uw stempartij passen.

Een wachtwoord stelt u op deze pagina overigens niet zelf in. Zodra u het formulier verstuurt, genereert Chorilo automatisch een veilig wachtwoord voor u en stuurt het samen met uw aanmeldgegevens per e-mail – vanaf dan verloopt alles zoals in variant 1: inloggen, bij gelegenheid in het profiel een eigen wachtwoord toekennen, klaar. De registratielink is persoonlijk aan u toegewezen en mag daarom niet aan andere personen worden doorgestuurd.

De app op smartphone of tablet installeren

Chorilo bestaat uit twee delen: een webapplicatie op www.chorilo.com, die vooral door koorleidingen wordt gebruikt, en een mobiele app voor iPhone, iPad en Android. Als lid werkt u vrijwel uitsluitend met de app, want die toont u alles wezenlijks onderweg – afspraken, mededelingen, bladmuziek en chats. De app is gratis en op elk moment beschikbaar in de officiële app-stores. Voor iPhone en iPad downloadt u hem in de Apple App Store, voor Android-apparaten vindt u hem in de Google Play Store. U kunt in de store ook eenvoudig naar "Chorilo" zoeken.

Na de installatie opent u de app en belandt u direct op het aanmeldscherm. Voer daar het e-mailadres en het startwachtwoord in die u per e-mail van Chorilo heeft ontvangen. U hoeft geen extra gebruikersaccount aan te maken – web en app delen dezelfde toegang. Eenmaal aangemeld blijft de app aangemeld totdat u zich uitdrukkelijk afmeldt of de app verwijdert. U kunt zich ook op meerdere apparaten tegelijk aanmelden, bijvoorbeeld op uw eigen telefoon en de familietablet.

Het startscherm en de belangrijkste onderdelen

Na het aanmelden opent het dashboard. Deze overzichtspagina toont u gebundeld wat op dit moment belangrijk is: de komende afspraken, nieuwe mededelingen uit uw koor, openstaande taken en aanstaande verjaardagen van uw medezangers. Via de navigatiebalk onderaan bereikt u de afzonderlijke onderdelen – afspraken, mededelingen, chat, bladmuziek en uw profiel. Als u tegelijk in meerdere ensembles of deelkoren meezingt (bijvoorbeeld in een hoofdkoor en een projectensemble), worden u de inhouden uit alle ensembles tezamen getoond. Op enkele pagina's, zoals de afsprakenlijst of het bladmuziekoverzicht, staat een filter ter beschikking, waarmee u de weergave indien gewenst tot een bepaald ensemble kunt beperken.

Afspraken bekijken en bevestigen

Het onderdeel dat u in het dagelijks gebruik het vaakst zult openen, is het afsprakenoverzicht. Daar vindt u alle repetities, optredens, vergaderingen en bijzondere evenementen van uw koor – chronologisch geordend en telkens met locatie, tijdstip en een korte beschrijving. Een tik op een afspraak opent het detailoverzicht, waarin u bovendien ziet welke bladmuziek is voorzien, welke routebeschrijvingen er zijn en wie al heeft toegezegd. Juist bij optredens of uitstapjes helpt dit overzicht u om snel een beeld te krijgen van wat er gepland staat.

Direct in de afspraak vindt u drie knoppen voor uw reactie: Bevestigen, Afzeggen en Misschien. Eén tik volstaat en uw antwoord is opgeslagen. De koorleiding ziet in realtime op hoeveel zangers zij kan rekenen. U kunt uw reactie op elk moment wijzigen – tik eenvoudig opnieuw op een andere optie. Sommige afspraken hebben bovendien een reactietermijn; loopt deze af, dan blijft uw laatst gekozen antwoord geldig en ziet de koorleiding in één oogopslag van wie nog geen reactie is binnengekomen. Wordt een afspraak op korte termijn verplaatst of toegevoegd, dan krijgt u dat automatisch mee, zodat u niets mist.

Mededelingen, peilingen en chat

Naast de afspraken vormen de mededelingen het hart van de communicatie. Uw koorleiding gebruikt dit onderdeel om nieuwe stukken aan te kondigen, aanwijzingen voor het volgende concert te geven of beslissingen voor te bereiden. Mededelingen kunnen bijlagen zoals PDF's, afbeeldingen of geluidsopnamen bevatten; u kunt met een korte reactie reageren en, als de koorleiding dat toestaat, ook zelf bijdragen schrijven. Start de koorleiding een peiling – bijvoorbeeld voor de keuze van een concertprogramma of de datum van een uitstapje – dan verschijnen de antwoordmogelijkheden direct in de mededeling en geeft u uw stem met één enkele tik af.

De chat-sectie ligt ernaast en dient voor ongedwongen, directe uitwisseling. Hier kunt u individuele gesprekken voeren met andere leden of meepraten in groepen waaraan u bent toegevoegd. Voor veel ensembles vervangt dit al snel de klassieke WhatsApp-groep, omdat alle leden toch al bereikbaar zijn en berichten niet meer langs privéberichtendiensten hoeven te lopen. De chat-functie is volledig in Chorilo geïntegreerd, zodat u niet tussen meerdere apps hoeft te wisselen alleen maar om uw koor een snel bericht te sturen.

Bladmuziek en oefenmateriaal

Een bijzonder voordeel van Chorilo is de digitale bladmuziekmap. In het onderdeel bladmuziek vindt u alle stukken die uw koorleiding voor u heeft vrijgegeven. U kunt de PDF's direct in de app bekijken, met uw vingers inzoomen, tussen pagina's wisselen en indien gewenst eigen notities met de vinger of een stylus toevoegen. Deze aantekeningen zijn alleen van u en worden in Chorilo opgeslagen, zodat ze gesynchroniseerd op al uw apparaten beschikbaar zijn – als u dus een notitie op de tablet maakt, vindt u die bij de volgende keer openen ook op de smartphone terug. Bij veel stukken voegt de koorleiding bovendien oefenopnamen of inzingvideo's toe, die u direct vanuit de bladmuziekweergave kunt afspelen – een comfortabele manier om een nieuwe stem veilig aan te leren zonder dat u daarvoor extra bestanden hoeft te zoeken.

Meldingen via push en per e-mail

Zodat u geen belangrijke informatie mist, informeert Chorilo u via meerdere kanalen tegelijk. Zodra de koorleiding een nieuwe afspraak aanmaakt, een mededeling publiceert of een peiling start, ontvangt u een pushmelding op uw apparaat. Tegelijkertijd krijgt u dezelfde informatie per e-mail toegezonden, zodat u ook op de hoogte blijft wanneer de app niet is geopend. Herinneringen aan aanstaande afspraken volgen in de regel een of twee dagen van tevoren als vriendelijk geheugensteuntje, opdat u uw toezegging niet vergeet. Op welke manier u deze meldingen ontvangt, kunt u op elk moment in uw profielinstellingen aanpassen. Open hiervoor in de app uw profiel en vervolgens het onderdeel Meldingen. Daar kunnen de twee kanalen e-mail en push onafhankelijk van elkaar worden in- of uitgeschakeld: standaard staan beide aan, maar u kunt er ook slechts een van behouden, bijvoorbeeld wanneer u geen extra pushmeldingen meer wenst.

Instellingen in het profielgebied

Een blik in uw profiel loont meteen na de eerste aanmelding. Bovenaan kunt u een foto uploaden – dat helpt nieuwe koorleden om sneller namen en gezichten te onthouden – en uw naam en uw e-mailadres bewerken, voor het geval er ergens een typefout is geslopen. Optioneel kan een tweede meldings-e-mail worden vastgelegd, wanneer u de mails van Chorilo liever naar een ander adres dan uw hoofdaccount wilt laten gaan. Ook uw voorkeurstaal kiest u hier uit de acht door Chorilo ondersteunde talen.

Direct daaronder vindt u de functie om uw wachtwoord te wijzigen – een goed moment om het toegezonden startwachtwoord te vervangen door een eigen, goed te onthouden wachtwoord. Een overzicht "Mijn ensembles" toont alle koren waartoe u behoort samen met uw respectievelijke rol. In het onderdeel Meldingen schakelt u de kanalen push en e-mail onafhankelijk van elkaar in of uit, en als uw apparaat dit ondersteunt, kunt u de biometrische aanmelding via vingerafdruk of gezichtsherkenning activeren.

Daaronder volgen enkele comfortfuncties die Chorilo aan uw voorkeuren aanpassen: u kiest tussen licht ontwerp, donker ontwerp of de automatische overname van de systeeminstelling en kunt bovendien de toegankelijkheid verhogen – bijvoorbeeld door sterkere contrasten of een grotere letter. Speciaal voor optredens is er de helderheidsherinnering: opent u voor een concert bladmuziek en is uw scherm helderder ingesteld dan uw gekozen drempelwaarde, dan herinnert de app u eraan de helderheid te verlagen, zodat u uw publiek niet verblindt. Een laatste knop leegt indien nodig het bladmuziek-cache op uw apparaat, bijvoorbeeld wanneer de opslagruimte krap wordt. Via de knoppen onderaan kunt u de app beoordelen, functiewensen indienen, contact opnemen met de support of uitloggen.

En nu?

Daarmee is de eerste stap gezet. U heeft de app geïnstalleerd, zich met uw inloggegevens aangemeld en de belangrijkste onderdelen leren kennen. Vanaf nu volstaat het om de app regelmatig te openen om op de hoogte te blijven – al het overige volgt in het dagelijks gebruik vanzelf. Mocht u ergens niet verder komen, dan staat er in de app een AI-chatbot voor u klaar die uw vragen over Chorilo in natuurlijke taal beantwoordt. En uw koorleiding is sowieso slechts een korte chat verwijderd. Wij wensen u veel plezier met Chorilo en vooral met uw koor.