Leesstatus bij meldingen, zichtbaarheid voor afzonderlijke personen en app 3.0.8

Ons laatste overzicht is pas twee dagen oud, en toch is er sindsdien veel gebeurd. De belangrijkste vernieuwing is de leesstatus: wie een belangrijke melding verstuurt, ziet nu of die is aangekomen. Afspraken en meldingen kunnen worden beperkt tot afzonderlijke personen, leden kunnen in meerdere rechtengroepen zitten en de lijst met afspraken heeft drie weergaven. Appversie 3.0.8 verschijnt de komende dagen in de App Store en op Google Play. Hier is alles op een rij.

Leesstatus: zien wie een melding heeft geopend

De repetitie is verplaatst, het verzamelpunt op de concertdag is veranderd, de bladmuziek moet vrijdag terug: bij zulke meldingen wil de koorleiding weten of de informatie bij iedereen is aangekomen. Precies dat laat de leesstatus zien. Bij elke melding staat een knop "Gezien" met een getal, bijvoorbeeld "Gezien 12/40". Op het web vindt u die bovenaan de melding, in de app onder de regel met de afzender.

Een klik opent de lijst "Gezien door" met twee delen, "Nog niet gezien" en "Gezien", bij iedere persoon met de stemgroep. In de lijst staan alleen actieve leden die de melding ook kunnen zien. Is ze bijvoorbeeld alleen voor de sopranen bedoeld, dan staan ook alleen de sopranen erin. Zo ziet u in één oogopslag wie u voor de volgende repetitie beter nog even een berichtje stuurt.

Zo schakelt u de leesstatus in

De leesstatus staat eerst uit. Geen koor krijgt hem zonder er bewust voor te kiezen. Open om in te schakelen de koorinstellingen, kies "Algemeen" en zet in de kaart "Meldingen" de schakelaar "Leesstatus bij meldingen" aan. Sla daarna de wijzigingen op. Dat mag iedereen die de instellingen van het koor mag bewerken.

Belangrijk: de leesstatus geldt alleen voor meldingen die na het inschakelen worden gemaakt. Oudere meldingen krijgen geen knop "Gezien", ook al wist Chorilo intern al wie ze had geopend. Uw leden konden toen niet weten dat iemand dat zou zien, en daar blijft het bij. Schakelt u de leesstatus uit, dan verdwijnen alle lijsten. Schakelt u hem later weer in, dan begint alles opnieuw, met de nieuwe datum als peildatum.

De lijst ziet alleen wie het recht "Zien wie meldingen heeft geopend" heeft. Standaard zijn dat uitsluitend de beheerders. Dat geldt ook voor de schrijver van een melding: wie schrijft, ziet de lijst niet automatisch. Onder "Rechten" kunt u het recht aan andere groepen geven, bijvoorbeeld aan het bestuur of de dirigent.

Privacy: wat de leesstatus laat zien en wat niet

We hebben de leesstatus bewust zuinig gebouwd. Er staat alleen "gezien" of "nog niet gezien", nooit het tijdstip. Niemand komt te weten of iemand een melding om twee uur 's nachts of vijf minuten na verzending heeft geopend. Ook het aantal keren openen blijft verborgen. En "gezien" betekent geopend: of iemand de melding tot het einde heeft gelezen, kan Chorilo niet weten en beweert het ook niet.

Uw leden zien dat de leesstatus actief is. Bij zulke meldingen staat een klein info-symbool, op het web naast de datum. Wie erop tikt, leest: "Bevoegde personen in het koor zien of je deze melding hebt geopend. Het tijdstip wordt niet getoond."

Ook twee bijzondere gevallen zijn geregeld. Kinderen zonder eigen toegang kunnen een melding niet zelf openen. Opent een gekoppelde ouder haar, dan geldt ze bij het kind als gezien, en in de lijst staat "via ouder" bij de naam. Gaat een melding naar meerdere koren, dan ziet u alleen de leden van de koren waarin u het recht heeft en de leesstatus is ingeschakeld.

Afspraken en meldingen voor afzonderlijke personen

Tot nu toe kon de zichtbaarheid van een afspraak worden beperkt tot rechtengroepen, functies, stemgroepen en chatgroepen. Nu komt daar het veld "Personen" bij: u kiest afzonderlijke leden die de afspraak of melding moeten zien, bijvoorbeeld voor een gesprek met drie solisten of een bericht alleen voor de bladmuziekbeheerders. Alle keuzes vullen elkaar aan: wie bij een van de gekozen groepen hoort of als persoon is gekozen, ziet het item. Meldingen kunnen nu ook, net als afspraken, worden beperkt tot stemgroepen, bijvoorbeeld alleen de bassen.

Om te voorkomen dat u zichzelf buitensluit, waarschuwt Chorilo wanneer u met uw keuze zelf niet meer bij de mensen hoort die het item mogen zien. Opslaan kan nog steeds, maar u weet dan dat u de afspraak of melding daarna niet meer kunt openen of bewerken. Het eenvoudigst is om uzelf ook als persoon te kiezen.

Rechten: extra groepen en telefoonnummers

Een lid heeft nog steeds één hoofdgroep, maar kan nu daarnaast in willekeurig veel eigen rechtengroepen zitten. De bas die ook bladmuziekbeheerder en kascommissielid is, heeft daarvoor geen speciaal samengestelde groep meer nodig. De rechten van alle groepen tellen samen: is een recht in een van de groepen toegestaan, dan geldt het. Hetzelfde geldt voor afspraken, meldingen en mappen die alleen voor bepaalde groepen zichtbaar zijn. U vindt het veld "Extra groepen" bij het bewerken van een lid.

Nieuw is ook het recht "Telefoonnummers bekijken". Daarmee verschijnen vaste en mobiele nummers in de ledenlijst, zonder dat iemand meteen alle gevoelige gegevens zoals adres of bankgegevens hoeft te zien. Beheerders en redacteuren hebben het standaard, leden niet. Het menu-item in de instellingen heet nu trouwens kortweg "Rechten".

De afsprakenlijst in drie weergaven

De lijst met afspraken is er nu als "Compact", "Standaard" en "Tabel". Compact laat beschrijving en stembalken weg, zodat er meer afspraken op het scherm passen. Standaard ziet eruit zoals u gewend bent. De tabel toont één regel per afspraak met datum, afspraak, plaats, de aan- en afmeldingen en uw eigen antwoord, dat u daar direct met een symbool geeft. Zit u in meerdere koren, dan staat het koor in een eigen kolom.

Ook de detailweergave van een afspraak is om te schakelen, tussen "Compact", "Uitgebreid" en "Alles". De twee uitgebreide weergaven tonen bovenaan een overzicht in tegels en daaronder altijd de bladmuziek, open taken en bestanden, in de app ook de nieuwste reacties. Uw keuze geldt alleen op het betreffende apparaat, zodat u op de computer de tabel en op de telefoon de compacte weergave kunt gebruiken.

Voor uw eigen website is er nu een "Agenda om te abonneren". De link vindt u in de website-instellingen van het koor. Wie hem in Google Agenda, Apple Agenda of Outlook abonneert, ziet dezelfde openbare afspraken als op uw website. Wijzigingen staan uiterlijk na 15 minuten in de link; wanneer de agenda-app ze ophaalt, bepaalt de app zelf.

Leden, contacten en eigen velden

In de ledenlijst kunt u maximaal twee extra kolommen tonen: telefoon, mobiel, adres, verjaardag, trouwdag, datum van toetreding of een van uw eigen ledenvelden. De keuze geldt voor het hele koor. Instellen en zien kan iedereen die gevoelige ledengegevens mag zien.

Van adresboek naar lid: een contact kan nu als lid worden overgenomen in het eigen koor, het hoofdkoor of een subkoor. Het formulier voor het nieuwe lid opent vooraf ingevuld, ook eigen velden met dezelfde naam worden overgenomen. U beslist of het contact in het adresboek blijft of na het aanmaken wordt gearchiveerd. Koppelingen met boekingen, facturen en afspraken blijven daarbij bij het contact.

Wie met subkoren of projecten werkt, beheert eigen velden voor leden, contacten, bladmuziek en afspraken nu in één keer. Bij het aanmaken, wijzigen of verwijderen van een veld kiest u in welke bij elkaar horende koren hetzelfde moet gebeuren. Koren die al een veld met dezelfde naam hebben, worden bij het aanmaken overgeslagen.

Verenigingsmailbox: sjablonen

Veel mails in een vereniging lijken op elkaar: het antwoord op iemand die een keer wil meezingen, de bevestiging van een opzegging, de herinnering aan de contributie. In de verenigingsmailbox slaat u de tekst van een mail nu op met "Als sjabloon opslaan" en voegt u die bij het volgende schrijven of beantwoorden met één klik weer in. Staat er al tekst in de mail, dan wordt het sjabloon eraan toegevoegd. Wat vroeger "tekstblokken" heette, heet nu "sjablonen", en bewerken en verwijderen werkt op het web weer betrouwbaar. Ook in de app voegt u sjablonen in en slaat u nieuwe op.

App 3.0.8: afspeellijst zonder internet en genummerde sprongvlakken

De afspeellijst kan nu volledig op het apparaat worden opgeslagen. Een tik op "Offline opslaan" downloadt alle opnamen, daarna speelt de afspeellijst ook zonder internet, bijvoorbeeld in de auto op weg naar de repetitie of in een gebied zonder bereik. Verwijdert u een nummer of maakt u de afspeellijst leeg, dan verdwijnen ook de opgeslagen bestanden.

Sprongvlakken in de bladmuziek kunnen nu een opschrift dragen, zoals "Coda", "D.S." of "2e couplet", en een nummer voor de volgorde. Tijdens het spelen is het volgende nummer duidelijk gemarkeerd, de andere treden terug en blijven toch aantikbaar. Zo vindt u bij geneste herhalingen ook tijdens een concert de juiste weg. Opent u het stuk opnieuw, dan begint de volgorde weer bij één.

De leesstatus, de nieuwe weergaven voor afspraken, de keuze van afzonderlijke personen en de sjablonen in de verenigingsmailbox zitten vanaf versie 3.0.8 in de app. In de webversie kunt u alles nu al gebruiken.

Overige verbeteringen

Kaartjes kopen werkt nu in elke taal, en gratis bestellingen krijgen geen factuur van 0 euro meer. Op de abonnementspagina staan facturen waarvan de incasso nog loopt als "in behandeling", met een directe link naar de pdf. Bankkoppelingen in het kasboek blijven bij korte storingen bij de bank actief in plaats van in een foutstatus te raken, en halen de boekingen van de laatste zeven dagen nog eens op, zodat er geen late boeking ontbreekt. Zoekvelden hebben nog maar één knop om ze te legen, en de knoppen onderaan zijpanelen lopen op smalle schermen netjes door naar de volgende regel.

Veel van deze vernieuwingen komen voort uit wensen van koren, de leesstatus in het bijzonder. Mist u iets of kan iets beter, schrijf ons dan: via de AI-chatbot, de functie voor functieverzoeken of per e-mail.