Eén melding tegelijk naar meerdere koren sturen

Veel dirigenten begeleiden meer dan één koor: het kinderkoor 's middags, het kamerkoor 's avonds, misschien daarnaast een projectkoor voor het kerstconcert. Ook in verenigingen met meerdere ensembles moet dezelfde informatie vaak heel verschillende groepen bereiken – de uitnodiging voor het zomerfeest, de gewijzigde repetitietijd in het gemeenschapshuis, de oproep om te helpen bij het concert. Tot nu toe betekende dat: dezelfde melding meerdere keren schrijven, meerdere keren versturen en de reacties op meerdere plekken verzamelen. In Chorilo gaat dat nu in één stap.

Waarom koor-overstijgende meldingen?

Zodra twee of drie koren onder één dak werken, gaan veel onderwerpen hen allemaal samen aan: de gedeelde repetitieruimte, het gezamenlijke concert, het verenigingsjubileum. Wordt elke groep apart geïnformeerd, dan lopen de gesprekken uiteen – in het ene koor wordt over de route gesproken, in het andere over het programma, en wie beide wil lezen, moet tussen de koren heen en weer schakelen. Eén gezamenlijke melding bundelt dat: iedereen leest dezelfde tekst, iedereen ziet dezelfde antwoorden, en de dirigent houdt de reacties op één plek in beeld.

Zo stuurt u een melding naar meerdere koren

Bij het opstellen van een melding kiest u zoals gewoonlijk het koor – nieuw is dat u in deze keuze meerdere koren kunt aantikken. Al het andere blijft gelijk: titel en tekst schrijven, zo nodig bestanden bijvoegen, eventueel een peiling toevoegen en publiceren. De leden van alle gekozen koren worden zoals gebruikelijk op de hoogte gebracht. Er ontstaat daarbij geen kopie per koor, maar één gezamenlijke melding die in alle betrokken koren verschijnt.

Eén gezamenlijke melding in plaats van veel kopieën

Dat verschil is belangrijk, want het maakt de functie pas echt nuttig: commentaren, reacties en peilingresultaten komen koor-overstijgend samen. Vraagt iemand uit het kamerkoor naar de tijd, dan zien ook de leden van het kinderkoor vraag en antwoord – niemand hoeft dezelfde informatie twee keer te geven. Bij een peiling wordt de deelname over alle koren samen geteld, zodat in één oogopslag duidelijk is hoeveel mensen in totaal hebben toegezegd. Om dat voor iedereen helder te houden, is de melding duidelijk gemarkeerd: iedereen ziet aan welke koren ze is gericht en dat commentaren met naam voor alle betrokkenen zichtbaar zijn.

Wie mag dat – en wie ziet wat?

Meldingen aan meerdere koren kan opstellen wie in elk van de gekozen koren meldingen mag opstellen. Koren waarin dat recht ontbreekt, verschijnen helemaal niet in de keuze. Ook bewerken en verwijderen volgt een duidelijke regel: dat mag iedereen die in een van de betrokken koren het bijbehorende recht heeft. Er is één beperking bij de zichtbaarheid: omdat stemgroepen en functies altijd bij één enkel koor horen, kan een gezamenlijke melding niet worden beperkt tot afzonderlijke stemgroepen of geselecteerde leden – ze richt zich altijd tot alle actieve leden van de betrokken koren. Voor gerichte berichten aan een kleinere kring blijft de melding aan één koor het juiste middel.

Waarvoor koor-overstijgende meldingen geschikt zijn

De functie bespaart de meeste tijd overal waar toch iedereen hetzelfde moet weten: de uitnodiging voor het gezamenlijke concert met route en programma, de datumpeiling voor het gezamenlijke koorweekend, de zoektocht naar helpende handen voor het verenigingsfeest of het bericht op het laatste moment dat de repetitieruimte in het weekend niet beschikbaar is. Ook een peiling over alle koren heen is zo snel opgezet – bijvoorbeeld om te weten hoeveel mensen uit alle ensembles samen bij het optreden kunnen zijn.

Goed om te weten

Een gezamenlijke melding is altijd zo openbaar als de grootste kring die ze bereikt. Bedenk daarom vóór het versturen even of de inhoud echt voor alle betrokken koren bedoeld is – voor al het andere past de melding aan één koor beter. In de mobiele app zijn gezamenlijke meldingen momenteel te lezen, te becommentariëren en te beantwoorden; om ze te bewerken of te verwijderen schakelt u over naar de webapplicatie. En zoals bij elke melding geldt: pushmeldingen gaan meteen de deur uit, de e-mails volgen kort daarna gebundeld.

Beheert u meerdere koren in Chorilo, probeer de functie dan gewoon bij het volgende gezamenlijke onderwerp – bij het opstellen van een melding volstaat een tweede tik in de koorkeuze. En heeft u tot nu toe maar één koor aangemaakt: verdere ensembles zijn snel toegevoegd, en de lidmaatschappen van uw zangers blijven netjes gescheiden.