Pošiljanje enega obvestila več zborom hkrati

Mnogi zborovodje skrbijo za več kot en zbor: otroški zbor popoldne, komorni zbor zvečer, morda še projektni zbor za božični koncert. Tudi v društvih z več zasedbami mora ista informacija pogosto doseči zelo različne skupine – vabilo na poletno praznovanje, spremenjeni čas vaje v župnijskem domu, poziv k pomoči pri koncertu. Doslej je to pomenilo: isto obvestilo napisati večkrat, ga večkrat poslati in odgovore zbirati na več mestih. V Chorilu gre zdaj to v enem koraku.

Zakaj obvestila prek več zborov?

Takoj ko dva ali trije zbori delujejo pod isto streho, se veliko tem tiče vseh skupaj: skupni prostor za vaje, skupni koncert, jubilej društva. Če je vsaka skupina obveščena posebej, se pogovori razidejo – v enem zboru razpravljajo o poti, v drugem o programu, kdor želi brati oboje, pa mora preklapljati med zbori. Skupno obvestilo vse to združi: vsi berejo isto besedilo, vsi vidijo iste odgovore, vodstvo zbora pa ima odzive pregledno na enem samem mestu.

Tako pošljete obvestilo več zborom

Pri pisanju obvestila kot običajno izberete zbor – novo je, da lahko v tej izbiri označite več zborov. Vse ostalo ostane enako: napišete naslov in besedilo, po potrebi priložite datoteke, po želji dodate anketo in objavite. Člani vseh izbranih zborov so obveščeni kot običajno. Pri tem ne nastane kopija za vsak zbor, temveč eno samo skupno obvestilo, ki se prikaže v vseh sodelujočih zborih.

Eno skupno obvestilo namesto številnih kopij

Ta razlika je pomembna, saj šele ona naredi funkcijo zares uporabno: komentarji, odzivi in rezultati anket se združujejo prek zborov. Če nekdo iz komornega zbora vpraša po uri, vidijo vprašanje in odgovor tudi člani otroškega zbora – nikomur ni treba iste informacije podati dvakrat. Pri anketi se udeležba šteje prek vseh zborov skupaj, tako da je na prvi pogled jasno, koliko ljudi je skupaj potrdilo. Da to ostane pregledno za vse, je obvestilo jasno označeno: vsak vidi, katerim zborom je namenjeno in da so komentarji z imeni vidni vsem udeleženim.

Kdo to sme – in kdo vidi kaj?

Obvestila za več zborov lahko piše, kdor sme pisati obvestila v vsakem od izbranih zborov. Zbori, v katerih ta pravica manjka, se v izbiri sploh ne prikažejo. Tudi urejanje in brisanje sledita jasnemu pravilu: to sme vsak, ki ima ustrezno pravico v enem od sodelujočih zborov. Ena omejitev velja pri vidnosti: ker glasovne skupine in funkcije vedno pripadajo posameznemu zboru, skupnega obvestila ni mogoče omejiti na posamezne glasovne skupine ali izbrane člane – vedno je namenjeno vsem aktivnim članom sodelujočih zborov. Za ciljna sporočila manjšemu krogu ostaja obvestilo enemu zboru pravo orodje.

Za kaj so primerna obvestila prek več zborov

Največ časa funkcija prihrani povsod tam, kjer morajo tako ali tako vsi vedeti isto: vabilo na skupni koncert s potjo in potekom, anketa o terminu za skupni pevski vikend, iskanje pomoči za društveno praznovanje ali sporočilo v zadnjem trenutku, da prostor za vaje ta konec tedna ni na voljo. Tudi anketa prek vseh zborov je hitro pripravljena – na primer, da izveste, koliko ljudi iz vseh zasedb skupaj lahko sodeluje pri nastopu.

Dobro je vedeti

Skupno obvestilo je vedno tako javno kot največji krog, ki ga doseže. Pred pošiljanjem zato na kratko premislite, ali je vsebina res namenjena vsem sodelujočim zborom – za vse drugo je primernejše obvestilo enemu zboru. V mobilni aplikaciji je skupna obvestila trenutno mogoče brati, komentirati in nanje odgovarjati; za urejanje ali brisanje preklopite na spletno aplikacijo. In kot pri vsakem obvestilu velja: potisna obvestila gredo ven takoj, e-pošta sledi združeno kmalu zatem.

Če v Chorilu upravljate več zborov, funkcijo preprosto preizkusite pri naslednji skupni temi – pri pisanju obvestila zadostuje drugi dotik v izbiri zbora. In če ste doslej ustvarili le en zbor: dodatne zasedbe so hitro dodane, članstva vaših pevk in pevcev pa ostanejo lepo ločena.