Inviare una comunicazione a più cori contemporaneamente

Molti direttori di coro seguono più di un coro: il coro di voci bianche al pomeriggio, il coro da camera alla sera, magari in più un coro di progetto per il concerto di Natale. Anche nelle associazioni con più formazioni, la stessa informazione deve spesso raggiungere gruppi molto diversi – l'invito alla festa d'estate, l'orario di prova cambiato nella sala parrocchiale, la richiesta di aiuto per il concerto. Finora questo significava: scrivere la stessa comunicazione più volte, inviarla più volte e raccogliere le risposte in più punti. In Chorilo ora tutto avviene in un solo passaggio.

Perché comunicazioni tra più cori?

Non appena due o tre cori lavorano sotto lo stesso tetto, molti temi li riguardano tutti insieme: la sala prove condivisa, il concerto comune, l'anniversario dell'associazione. Se ogni gruppo viene informato separatamente, le conversazioni si disperdono – in un coro si discute del percorso, nell'altro del programma, e chi vuole leggere entrambi deve passare da un coro all'altro. Una comunicazione condivisa riunisce tutto: tutti leggono lo stesso testo, tutti vedono le stesse risposte, e la direzione tiene d'occhio i riscontri in un unico posto.

Come inviare una comunicazione a più cori

Quando si redige una comunicazione, si sceglie il coro come al solito – la novità è che in questa scelta si possono selezionare più cori. Tutto il resto rimane uguale: scrivere titolo e testo, allegare file se necessario, aggiungere eventualmente un sondaggio e pubblicare. I membri di tutti i cori selezionati vengono avvisati come di consueto. Non nasce una copia per ogni coro, ma un'unica comunicazione condivisa che compare in tutti i cori coinvolti.

Una comunicazione condivisa invece di tante copie

Questa differenza è importante, perché è ciò che rende la funzione davvero utile: commenti, reazioni e risultati dei sondaggi confluiscono tra i cori. Se qualcuno del coro da camera chiede l'orario, anche i membri del coro di voci bianche vedono la domanda e la risposta – nessuno deve dare due volte la stessa informazione. In un sondaggio la partecipazione viene contata su tutti i cori insieme, così a colpo d'occhio è chiaro quante persone hanno confermato in totale. Perché tutto resti comprensibile, la comunicazione è chiaramente contrassegnata: ognuno vede a quali cori è rivolta e che i commenti sono visibili con i nomi a tutti i partecipanti.

Chi può farlo – e chi vede cosa?

Può redigere comunicazioni per più cori chi ha il permesso di redigere comunicazioni in ciascuno dei cori selezionati. I cori in cui questo permesso manca non compaiono nemmeno nella scelta. Anche modificare ed eliminare segue una regola chiara: può farlo chiunque abbia il permesso corrispondente in uno dei cori coinvolti. C'è una limitazione sulla visibilità: poiché sezioni vocali e ruoli appartengono sempre a un singolo coro, una comunicazione condivisa non può essere limitata a singole sezioni o a membri selezionati – si rivolge sempre a tutti i membri attivi dei cori coinvolti. Per messaggi mirati a una cerchia più piccola resta lo strumento giusto la comunicazione a un singolo coro.

A cosa servono le comunicazioni tra più cori

La funzione fa risparmiare più tempo ovunque tutti debbano comunque sapere la stessa cosa: l'invito al concerto comune con percorso e programma, il sondaggio sulle date per il ritiro corale comune, la ricerca di mani che aiutino alla festa dell'associazione o il messaggio dell'ultimo minuto che la sala prove non è disponibile nel fine settimana. Anche un sondaggio attraverso tutti i cori si imposta in fretta – per esempio per sapere quante persone di tutte le formazioni insieme possono partecipare all'esibizione.

Buono a sapersi

Una comunicazione condivisa è sempre pubblica quanto la cerchia più ampia che raggiunge. Prima dell'invio, riflettete quindi brevemente se il contenuto è davvero pensato per tutti i cori coinvolti – per tutto il resto è più adatta la comunicazione a un singolo coro. Nell'app mobile le comunicazioni condivise si possono attualmente leggere, commentare e votare; per modificarle o eliminarle passate all'applicazione web. E come per ogni comunicazione vale: le notifiche push partono subito, le e-mail seguono raggruppate poco dopo.

Se gestite più cori in Chorilo, provate la funzione semplicemente al prossimo tema comune – quando redigete una comunicazione basta un secondo tocco nella scelta del coro. E se finora avete creato un solo coro: altre formazioni si aggiungono in fretta, e le appartenenze delle vostre cantanti e dei vostri cantanti restano ordinatamente separate.