Envoyer une notification à plusieurs chœurs à la fois

Beaucoup de chefs de chœur s'occupent de plus d'un chœur : le chœur d'enfants l'après-midi, le chœur de chambre le soir, peut-être en plus un chœur de projet pour le concert de Noël. Dans les associations comptant plusieurs ensembles aussi, la même information doit souvent atteindre des groupes très différents – l'invitation à la fête d'été, l'horaire de répétition modifié dans la salle paroissiale, l'appel aux bénévoles pour le concert. Jusqu'ici, cela signifiait : écrire la même notification plusieurs fois, l'envoyer plusieurs fois et rassembler les réponses à plusieurs endroits. Dans Chorilo, cela se fait désormais en une seule étape.

Pourquoi des notifications inter-chœurs ?

Dès que deux ou trois chœurs travaillent sous un même toit, beaucoup de sujets les concernent tous ensemble : le local de répétition partagé, le concert commun, l'anniversaire de l'association. Si chaque groupe est informé séparément, les conversations se dispersent – dans un chœur on discute du trajet, dans l'autre du programme, et qui veut lire les deux doit passer d'un chœur à l'autre. Une notification commune rassemble tout cela : tous lisent le même texte, tous voient les mêmes réponses, et la direction garde les retours en un seul endroit.

Comment envoyer une notification à plusieurs chœurs

Lors de la rédaction d'une notification, vous choisissez le chœur comme d'habitude – la nouveauté est que vous pouvez sélectionner plusieurs chœurs dans ce choix. Tout le reste ne change pas : écrire le titre et le texte, joindre des fichiers si besoin, ajouter éventuellement un sondage et publier. Les membres de tous les chœurs sélectionnés sont notifiés comme d'habitude. Il ne se crée aucune copie par chœur, mais une seule notification commune qui apparaît dans tous les chœurs concernés.

Une notification commune au lieu de nombreuses copies

Cette différence est importante, car c'est elle qui rend la fonction vraiment utile : les commentaires, les réactions et les résultats des sondages se rejoignent au-delà des chœurs. Si quelqu'un du chœur de chambre demande l'heure, les membres du chœur d'enfants voient aussi la question et la réponse – personne ne doit donner deux fois le même renseignement. Dans un sondage, la participation est comptée sur l'ensemble des chœurs, si bien que l'on voit d'un coup d'œil combien de personnes ont accepté au total. Pour que cela reste clair pour tous, la notification est distinctement signalée : chacun voit à quels chœurs elle s'adresse et que les commentaires sont visibles avec les noms pour tous les participants.

Qui peut le faire – et qui voit quoi ?

Peut rédiger des notifications pour plusieurs chœurs quiconque a le droit de rédiger des notifications dans chacun des chœurs sélectionnés. Les chœurs où ce droit manque n'apparaissent même pas dans le choix. La modification et la suppression suivent aussi une règle claire : peut le faire quiconque possède le droit correspondant dans l'un des chœurs concernés. Il existe une restriction concernant la visibilité : comme les pupitres et les fonctions appartiennent toujours à un seul chœur, une notification commune ne peut pas être limitée à certains pupitres ou à des membres choisis – elle s'adresse toujours à tous les membres actifs des chœurs concernés. Pour des messages ciblés à un cercle plus restreint, la notification à un seul chœur reste le bon outil.

À quoi servent les notifications inter-chœurs

La fonction fait gagner le plus de temps partout où tous doivent de toute façon savoir la même chose : l'invitation au concert commun avec le trajet et le déroulement, le sondage de dates pour le week-end choral commun, la recherche de bénévoles pour la fête de l'association ou le message de dernière minute annonçant que le local de répétition n'est pas disponible ce week-end. Un sondage à travers tous les chœurs est lui aussi vite mis en place – par exemple pour savoir combien de personnes de tous les ensembles réunis peuvent participer au concert.

Bon à savoir

Une notification commune est toujours aussi publique que le plus grand cercle qu'elle atteint. Avant l'envoi, demandez-vous donc brièvement si le contenu est vraiment destiné à tous les chœurs concernés – pour tout le reste, la notification à un seul chœur convient mieux. Dans l'application mobile, les notifications communes peuvent actuellement être lues, commentées et votées ; pour les modifier ou les supprimer, passez à l'application web. Et comme pour chaque notification : les notifications push partent immédiatement, les e-mails suivent groupés peu après.

Si vous gérez plusieurs chœurs dans Chorilo, essayez simplement la fonction lors du prochain sujet commun – lors de la rédaction d'une notification, un deuxième appui dans le choix des chœurs suffit. Et si vous n'avez créé qu'un seul chœur jusqu'ici : d'autres ensembles s'ajoutent rapidement, et les adhésions de vos chanteuses et chanteurs restent proprement séparées.