Word och Excel tillsammans i webbläsaren: komplementet för allt annat din kör behöver

Evenemang, program, närvaro, noter, medlemmar och kassa har din kör i Chorilo. Där finns egna funktioner för det, och där hör de här sakerna hemma. Så täcker Chorilo hela körens vardag. För allt utöver det kan du nu till och med redigera Word och Excel tillsammans i webbläsaren, direkt i körens fillagring: flera personer öppnar samma fil, skriver i den samtidigt och ser varandras ändringar direkt. Ingen behöver ladda ner något, mejla det eller ladda upp det igen, och varken Word eller Excel behöver vara installerat på enheten.

Vad behöver körer Word och Excel i webbläsaren till?

Varje kör har dokument som inte passar in i någon fast funktion. I Word är det till exempel bidragsansökan till kommunen eller en stiftelse, brevet till tänkbara sponsorer, pressmeddelandet inför konserten, texterna till programbladet, jubileumsskriften eller de reviderade stadgarna. Sådana texter skrivs sällan av en ensam person: en skriver, en annan fyller på med siffror, en tredje korrläser.

I Excel handlar det om listor och beräkningar för särskilda tillfällen: rumslistan och samåkningen för körresan, budgeten för ett stort konsertprojekt eller inventarielistan för körkläder och teknik. Den största vinsten är inte särskilt spektakulär: det finns bara en version kvar. Ingen frågar längre om ”bidragsansokan_slutlig_ny2.docx” verkligen är den aktuella filen.

Vad stannar bäst i Chorilo?

Word och Excel kompletterar Chorilo, de ersätter ingen funktion. Repetitioner och konserter planerar du som evenemang, programmet sätter du ihop på evenemanget, närvaro och svar går via evenemangen, inkomster och utgifter via kassaboken, och uppgifter fördelar du direkt på evenemanget. Där skickar Chorilo påminnelser och alla ser samma läge. En tabell vid sidan av klarar inte det och blir snabbt inaktuell.

Hur fungerar det att redigera tillsammans i webbläsaren?

Du klickar på ett Word-dokument eller en Excel-tabell i fillagringen, och filen öppnas direkt i redigeraren. Uppe till höger ser du vem som har den öppen just nu. Så snart någon skriver syns ändringen hos alla andra. I Word ser du den andra personens markör med namn, i Excel en färgad ram runt cellen där personen arbetar. Så märker du redan när du skriver var någon annan håller på, och ni kommer inte i vägen för varandra.

Ångra tar bara tillbaka dina egna steg. Om du skriver fel förblir de andras arbete orört. Den som bara får visa en fil följer med live men kan inte ändra något. Ändrar två personer samma cell i Excel gäller den sista inmatningen.

Förblir det en äkta Word- eller Excel-fil?

Ja. Chorilo ändrar i filen bara det du ändrar. Allt annat bevaras precis som det var, även sådant som redigeraren inte själv kan redigera, till exempel innehållsförteckning, fotnoter, sidhuvuden och sidfötter, diagram eller villkorsstyrd formatering. Öppnar du filen senare i Word eller Excel på datorn ser den ut som tidigare, bara med dina ändringar. Det gäller Word-dokument (.docx) och Excel-tabeller (.xlsx) upp till 30 MB. Äldre format som .doc och .xls laddar du ner som vanligt.

Vad kan redigerarna för Word och Excel?

I Word-redigeraren har du styckeformat och rubriker, teckensnitt, färger, punktlistor och numrering, tabeller, bilder, länkar och sidbrytningar. Sidan behåller pappersbredden, så texten bryts på samma sätt som i Word.

Excel-redigeraren räknar med omkring 150 funktioner. Formler skriver du med de engelska funktionsnamnen, till exempel =SUM(B2:B10), och Excel öppnar sedan filen med samma formler. Dessutom finns talformat för valuta, procent och datum, ramar och färger, sammanfogade celler, flera blad, fyllning genom att dra samt kopiera och klistra in mellan Chorilo och Excel. Det fungerar också med fingret i mobilens webbläsare. I Chorilo-appen öppnar du filer fortfarande i ett annat program.

Hur hänger dokument och Chorilo ihop?

Evenemang och program sköter du fortfarande i Chorilo. Behöver du dem i ett dokument, till exempel konsertdatumen i en bidragsansökan eller styckena i programbladet, hämtar du dem via menyn Infoga med datum, tid och plats eller med tonsättare, arrangemang och längd. Nya brev kan börja från en mall med brevhuvud, logotyp, namn och adress. Egna mallar lägger du i en mapp som heter ”Mallar”.

Med @ och ett namn nämner du en medlem, som får en avisering när filen sparas. Dokumentkopplingen gör av en text ett samlat dokument för alla aktiva medlemmar, en stämma eller ett urval, till exempel för brev som skickas med posten. Den färdiga filen bifogar du direkt till ett evenemang eller skickar i ett meddelande.

Vad händer med ändringar som inte har sparats än?

Att spara görs medvetet med en knapp. Varje sparning skapar en ny version, och alla ser vem som har sparat. Det tidigare läget kan du återställa i 7 dagar. Det som ännu inte är sparat finns också kvar i 7 dagar, även om alla stänger filen. Du kan alltså sluta på kvällen, och nästa dag fortsätter någon annan på samma ställe.

Word, Excel och Files-appen på datorn ser först det sparade läget. Kommer en ny version utifrån, till exempel via uppladdning eller Files-appen, gäller den. Har du då osparade ändringar öppna frågar Chorilo: du kan spara ändå, då finns det andra läget kvar som version, eller lägga din version som kopia i samma mapp. Det som inte var sparat i en stängd fil försvinner i så fall.

Vem får redigera en fil?

Det beror på rättigheterna för dina mappar. Utan redigeringsrätt öppnas filen bara för att visas, kopieras och laddas ner. Även när du nämner någon föreslår Chorilo bara medlemmar som får se filen.

Så kommer du igång

Öppna körens fillagring i Chorilo och klicka på en Word- eller Excel-fil. För ett nytt dokument väljer du ”Ny” i mappen. Alla steg finns i hjälpen om att redigera i webbläsaren. Prova med din nästa bidragsansökan: en fil, alla skriver med, och ingen letar längre efter den senaste versionen.