Word in Excel skupaj v brskalniku: dopolnilo za vse, kar vaš zbor še potrebuje

Dogodke, program, prisotnost, note, člane in blagajno ima vaš zbor v Chorilu. Za to obstajajo lastne funkcije in tam so te teme najbolje shranjene. Chorilo tako vaš zbor pokrije na vseh področjih. Za vse, kar je še zunaj tega, lahko zdaj celo datoteke Word in Excel skupaj urejate v brskalniku, neposredno v shrambi datotek svojega zbora: več oseb odpre isto datoteko, hkrati piše vanjo in takoj vidi spremembe drugih. Nikomur ni treba ničesar prenašati, pošiljati po e-pošti ali znova nalagati, na napravi pa ni treba imeti nameščenega ne Worda ne Excela.

Za kaj zbori potrebujejo Word in Excel v brskalniku?

Vsak zbor ima dokumente, ki ne sodijo v nobeno stalno funkcijo. V Wordu so to na primer vloga za sredstva pri občini ali ustanovi, pismo morebitnim sponzorjem, sporočilo za javnost ob koncertu, besedila za koncertni list, jubilejni zbornik ali prenovljeni statut. Takšna besedila redko nastajajo v samoti: ena oseba piše, druga dopolni številke, tretja lektorira.

V Excelu so to seznami in izračuni za posebne priložnosti: seznam sob in skupni prevozi za zborovsko potovanje, proračun za velik koncertni projekt ali popis zborovskih oblačil in tehnike. Največja pridobitev je neopazna: ostane samo ena različica. Nihče več ne sprašuje, ali je »vloga_sredstva_koncna_nova2.docx« res aktualna datoteka.

Kaj ostane bolje v Chorilu?

Word in Excel dopolnjujeta Chorilo, ne nadomeščata nobene funkcije. Vaje in koncerte načrtujete kot dogodke, program sestavite pri dogodku, prisotnost in odgovori tečejo prek dogodkov, prihodki in odhodki prek blagajniške knjige, naloge pa razdelite neposredno pri dogodku. Tam Chorilo pošilja opomnike in vsi vidijo isto stanje. Preglednica ob tem tega ne zmore in bi hitro zastarela.

Kako deluje skupno urejanje v brskalniku?

V shrambi datotek kliknete dokument Word ali preglednico Excel in datoteka se odpre neposredno v urejevalniku. Zgoraj desno vidite, kdo jo ima trenutno odprto. Takoj ko nekdo tipka, se sprememba prikaže pri vseh drugih. V Wordu vidite kazalec druge osebe z njenim imenom, v Excelu pa barvni okvir okoli celice, v kateri dela. Tako že med pisanjem opazite, kje dela nekdo drug, in si ne hodite v napoto.

Razveljavi prekliče samo vaše korake. Če se zatipkate, delo drugih ostane nedotaknjeno. Kdor sme datoteko samo gledati, spremlja vse v živo, ničesar pa ne more spremeniti. Če dve osebi v Excelu spremenita isto celico, velja zadnji vnos.

Ali ostane prava datoteka Word ali Excel?

Da. Chorilo v datoteki spremeni samo to, kar spremenite vi. Vse drugo ostane natanko tako, kot je bilo, tudi tisto, česar urejevalnik sam ne more urejati, na primer kazalo vsebine, sprotne opombe, glave in noge, grafikoni ali pogojno oblikovanje. Če datoteko pozneje odprete v Wordu ali Excelu na računalniku, je videti kot prej, le z vašimi spremembami. To velja za dokumente Word (.docx) in preglednice Excel (.xlsx) do 30 MB. Starejše oblike, kot sta .doc in .xls, prenesete kot običajno.

Kaj zmoreta urejevalnika za Word in Excel?

V urejevalniku Word imate na voljo sloge odstavkov in naslove, pisave, barve, označene in oštevilčene sezname, tabele, slike, povezave in prelome strani. Stran pri tem ohrani širino papirja, zato se besedilo prelomi enako kot v Wordu.

Urejevalnik Excel računa s približno 150 funkcijami. Formule vnašate z angleškimi imeni funkcij, na primer =SUM(B2:B10), Excel pa datoteko nato odpre z enakimi formulami. Dodani so še oblike števil za valuto, odstotke in datum, obrobe in barve, združene celice, več listov, zapolnjevanje z vlečenjem ter kopiranje in lepljenje med Chorilom in Excelom. Deluje tudi s prstom v brskalniku na telefonu. V aplikaciji Chorilo datoteke še naprej odpirate v drugi aplikaciji.

Kako se dokumenti in Chorilo dopolnjujejo?

Dogodke in program še naprej urejate v Chorilu. Če jih potrebujete v dokumentu, na primer datume koncertov v vlogi za sredstva ali skladbe v koncertnem listu, jih prek menija Vstavi prevzamete z datumom, uro in krajem ali s skladateljem, priredbo in trajanjem. Nova pisma lahko začnete iz predloge z glavo, logotipom, imenom in naslovom. Lastne predloge shranite v mapo »Predloge«.

Z @ in imenom omenite člana, ki ob shranjevanju prejme obvestilo. Spajanje dokumentov iz enega besedila ustvari skupni dokument za vse aktivne člane, en glas ali izbor, na primer za pisma, ki gredo po pošti. Končano datoteko pripnete neposredno na dogodek ali jo pošljete v sporočilu.

Kaj se zgodi s spremembami, ki še niso shranjene?

Shranjevanje poteka namenoma z gumbom. Vsako shranjevanje ustvari novo različico in vsi vidijo, kdo je shranil. Prejšnje stanje lahko obnovite 7 dni. Tudi to, kar še ni shranjeno, ostane ohranjeno 7 dni, čeprav vsi zaprejo datoteko. Zvečer lahko torej nehate, naslednji dan pa nekdo drug nadaljuje na istem mestu.

Word, Excel in aplikacija Files na računalniku vidijo šele shranjeno stanje. Če od zunaj pride nova različica, na primer z nalaganjem ali prek aplikacije Files, velja ta. Če imate takrat odprte neshranjene spremembe, Chorilo vpraša: lahko vseeno shranite, drugo stanje pa ostane kot različica, ali pa svojo različico odložite kot kopijo v isto mapo. Neshranjene spremembe iz zaprte datoteke v tem primeru odpadejo.

Kdo sme urejati datoteko?

To je odvisno od pravic vaših map. Brez pravice do urejanja se datoteka odpre samo za ogled, kopiranje in prenos. Tudi pri omembah Chorilo predlaga samo člane, ki smejo videti datoteko.

Kako začeti

V Chorilu odprite shrambo datotek svojega zbora in kliknite datoteko Word ali Excel. Za nov dokument v mapi izberite »Novo«. Vsi koraki so opisani v pomoči za urejanje v brskalniku. Preizkusite pri naslednji vlogi za sredstva: ena datoteka, vsi pišejo zraven in nihče več ne išče najnovejše različice.