Word ed Excel insieme nel browser: il complemento per tutto ciò che serve ancora al coro

Eventi, programma, presenze, spartiti, membri e cassa il coro li ha in Chorilo. Per questi temi ci sono funzioni proprie, ed è lì che stanno meglio. Così Chorilo accompagna il coro a tutto tondo. Per tutto il resto ora è perfino possibile modificare insieme Word ed Excel nel browser, direttamente nell'archivio dei file del coro: più persone aprono lo stesso file, ci scrivono contemporaneamente e vedono subito le modifiche degli altri. Nessuno deve scaricare, inviare per e-mail o ricaricare nulla, e sul dispositivo non servono né Word né Excel.

A cosa servono ai cori Word ed Excel nel browser?

Ogni coro ha documenti che non rientrano in nessuna funzione fissa. In Word sono per esempio la domanda di contributo al comune o a una fondazione, la lettera ai possibili sponsor, il comunicato stampa del concerto, i testi per il libretto di sala, la pubblicazione per l'anniversario o lo statuto rivisto. Testi così nascono di rado da soli: una persona scrive, una seconda aggiunge le cifre, una terza rilegge.

In Excel sono liste e calcoli per occasioni particolari: la lista delle camere e i passaggi in auto per il viaggio del coro, il preventivo di un grande progetto concertistico o l'inventario di divise e attrezzature. Il vantaggio maggiore non ha nulla di spettacolare: resta una sola versione. Nessuno chiede più se «domanda_contributo_finale_nuovo2.docx» sia davvero il file aggiornato.

Cosa conviene lasciare in Chorilo?

Word ed Excel completano Chorilo, non sostituiscono alcuna funzione. Prove e concerti si pianificano come eventi, il programma si compone sull'evento, presenze e risposte passano dagli eventi, entrate e uscite dal libro cassa, e i compiti si assegnano direttamente sull'evento. Lì Chorilo invia i promemoria e tutti vedono lo stesso stato. Un foglio di calcolo a parte non può farlo e diventerebbe presto obsoleto.

Come funziona la modifica condivisa nel browser?

Basta fare clic su un documento Word o un foglio Excel nell'archivio dei file, e il file si apre direttamente nell'editor. In alto a destra si vede chi lo ha aperto in quel momento. Non appena qualcuno digita, la modifica compare a tutti gli altri. In Word si vede il cursore dell'altra persona con il suo nome, in Excel una cornice colorata attorno alla cella in cui sta lavorando. Così si nota già mentre si scrive dove sta lavorando qualcun altro, e non ci si intralcia.

Annulla riporta indietro solo i propri passaggi. Dopo un errore di battitura, il lavoro degli altri resta quindi intatto. Chi può solo visualizzare un file segue tutto in diretta, ma non può modificare nulla. Se due persone cambiano la stessa cella in Excel, vale l'ultimo inserimento.

Resta un vero file Word o Excel?

Sì. Chorilo cambia nel file solo ciò che si modifica. Tutto il resto viene conservato esattamente com'è, anche ciò che l'editor non può modificare, per esempio sommario, note a piè di pagina, intestazioni e piè di pagina, grafici o formattazione condizionale. Aprendo poi il file in Word o Excel sul computer, ha lo stesso aspetto di prima, solo con le modifiche fatte. Questo vale per documenti Word (.docx) e fogli Excel (.xlsx) fino a 30 MB. I formati più vecchi come .doc e .xls si scaricano come sempre.

Cosa sanno fare gli editor per Word ed Excel?

Nell'editor Word sono disponibili stili di paragrafo e titoli, tipi di carattere, colori, elenchi puntati e numerati, tabelle, immagini, link e interruzioni di pagina. La pagina mantiene la larghezza della carta, quindi il testo va a capo come in Word.

L'editor Excel calcola con circa 150 funzioni. Le formule si scrivono con i nomi inglesi delle funzioni, per esempio =SUM(B2:B10), ed Excel apre poi il file con le stesse formule. A questo si aggiungono i formati numerici per valuta, percentuale e data, bordi e colori, celle unite, più fogli, il riempimento trascinando e il copia e incolla tra Chorilo ed Excel. Funziona anche con il dito nel browser del telefono. Nell'app Chorilo i file si aprono ancora in un'altra applicazione.

Come lavorano insieme documenti e Chorilo?

Eventi e programma si continuano a gestire in Chorilo. Quando servono in un documento, per esempio le date dei concerti in una domanda di contributo o i brani nel libretto di sala, si riprendono dal menu Inserisci con data, ora e luogo, oppure con compositore, arrangiamento e durata. Le nuove lettere possono partire da un modello con carta intestata, logo, nome e indirizzo. I modelli propri si mettono in una cartella chiamata «Modelli».

Con @ e un nome si menziona un membro, che riceve una notifica al salvataggio. La stampa unione crea da un testo un documento completo per tutti i membri attivi, una sezione o una selezione, per esempio per lettere spedite per posta. Il file finito si allega direttamente a un evento o si invia in una comunicazione.

Cosa succede alle modifiche non ancora salvate?

Il salvataggio avviene volutamente con un pulsante. Ogni salvataggio crea una nuova versione, e tutti vedono chi ha salvato. Lo stato precedente si può ripristinare per 7 giorni. Anche ciò che non è ancora salvato viene conservato per 7 giorni, persino se tutti chiudono il file. Si può quindi smettere la sera, e il giorno dopo qualcun altro continua dallo stesso punto.

Word, Excel e l'app Files sul computer vedono solo lo stato salvato. Se dall'esterno arriva una nuova versione, per esempio con un caricamento o tramite l'app Files, vale quella. Se in quel momento ci sono modifiche non salvate aperte, Chorilo lo chiede: si può salvare comunque, e l'altro stato resta come versione, oppure mettere la propria versione come copia nella stessa cartella. Ciò che non era salvato in un file chiuso, in questo caso, va perso.

Chi può modificare un file?

Dipende dai diritti delle cartelle. Senza il diritto di modifica, il file si apre solo per visualizzarlo, copiarlo e scaricarlo. Anche per le menzioni, Chorilo propone solo membri autorizzati a vedere il file.

Come iniziare

In Chorilo basta aprire l'archivio dei file del coro e fare clic su un file Word o Excel. Per un nuovo documento si sceglie «Nuovo» nella cartella. Tutti i passaggi sono nella guida alla modifica nel browser. Vale la pena provare con la prossima domanda di contributo: un solo file, tutti scrivono e nessuno cerca più l'ultima versione.