Word und Excel gemeinsam im Browser: die Ergänzung für alles, was Ihr Chor sonst noch braucht

Termine, Programm, Anwesenheit, Noten, Mitglieder und Kasse hat Ihr Chor in Chorilo. Dafür gibt es eigene Funktionen, und dort sind diese Themen am besten aufgehoben. Chorilo ist damit rundum für Ihren Chor da. Für alles, was darüber hinaus anfällt, können Sie jetzt sogar Word und Excel gemeinsam im Browser bearbeiten, direkt in der Dateiablage Ihres Chors: Mehrere Personen öffnen dieselbe Datei, schreiben gleichzeitig darin und sehen die Änderungen der anderen sofort. Niemand muss etwas herunterladen, per E-Mail verschicken oder wieder hochladen, und auf dem Gerät muss weder Word noch Excel installiert sein.

Wofür brauchen Chöre Word und Excel im Browser?

Jeder Chor hat Dokumente, die in keine feste Funktion passen. In Word sind das zum Beispiel der Förderantrag bei Stadt oder Stiftung, der Brief an mögliche Sponsoren, der Pressetext zum Konzert, die Texte für das Programmheft, die Festschrift zum Jubiläum oder die überarbeitete Satzung. Solche Texte entstehen selten allein: Eine Person schreibt, eine zweite ergänzt die Zahlen, eine dritte liest Korrektur.

In Excel sind es Listen und Rechnungen für besondere Anlässe: die Zimmerliste und die Fahrgemeinschaften für die Chorreise, die Kalkulation für ein großes Konzertprojekt oder die Inventarliste für Chorkleidung und Technik. Der größte Gewinn ist unspektakulär: Es gibt nur noch eine Fassung. Niemand fragt mehr, ob „Foerderantrag_final_neu2.docx“ wirklich die aktuelle Datei ist.

Was bleibt besser in Chorilo?

Word und Excel ergänzen Chorilo, sie ersetzen keine Funktion. Proben und Konzerte planen Sie als Termine, das Programm stellen Sie am Termin zusammen, Anwesenheit und Rückmeldungen laufen über die Termine, Einnahmen und Ausgaben über das Kassenbuch, und Aufgaben verteilen Sie direkt am Termin. Dort verschickt Chorilo Erinnerungen, und alle sehen denselben Stand. Eine Tabelle daneben kann das nicht und wäre schnell veraltet.

Wie funktioniert gemeinsames Bearbeiten im Browser?

Sie klicken in der Dateiablage auf ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle, und die Datei öffnet sich direkt im Editor. Oben rechts sehen Sie, wer sie gerade geöffnet hat. Sobald jemand tippt, erscheint die Änderung bei allen anderen. In Word sehen Sie den Cursor der anderen Person mit ihrem Namen, in Excel einen farbigen Rahmen um die Zelle, in der sie gerade arbeitet. So merken Sie schon beim Schreiben, wo jemand anderes unterwegs ist, und kommen sich nicht in die Quere.

Rückgängig nimmt nur Ihre eigenen Schritte zurück. Wenn Sie sich vertippt haben, bleibt die Arbeit der anderen also unberührt. Wer eine Datei nur ansehen darf, liest live mit, kann aber nichts ändern. Ändern zwei Personen in Excel dieselbe Zelle, gilt die letzte Eingabe.

Bleibt es eine echte Word- oder Excel-Datei?

Ja. Chorilo ändert in der Datei nur das, was Sie ändern. Alles andere bleibt genau so erhalten, auch Dinge, die der Editor selbst nicht bearbeiten kann, zum Beispiel Inhaltsverzeichnis, Fußnoten, Kopf- und Fußzeilen, Diagramme oder bedingte Formatierung. Öffnen Sie die Datei später in Word oder Excel auf dem Computer, sieht sie aus wie vorher, nur mit Ihren Änderungen. Das gilt für Word-Dokumente (.docx) und Excel-Tabellen (.xlsx) bis 30 MB. Ältere Formate wie .doc und .xls laden Sie wie gewohnt herunter.

Was können die Editoren für Word und Excel?

Im Word-Editor stehen Ihnen Absatzformate und Überschriften, Schriftarten, Farben, Aufzählungen und Nummerierung, Tabellen, Bilder, Links und Seitenumbrüche zur Verfügung. Die Seite bleibt dabei so breit wie das Papier, der Text bricht also um wie in Word.

Der Excel-Editor rechnet mit rund 150 Funktionen. Formeln tippen Sie auf Deutsch, etwa =SUMME(B2:B10) oder =WENN(A1>0;"ja";"nein"), und Excel öffnet die Datei danach mit denselben Formeln. Dazu kommen Zahlenformate für Währung, Prozent und Datum, Rahmen und Farben, verbundene Zellen, mehrere Blätter, das Ausfüllen durch Ziehen sowie Kopieren und Einfügen zwischen Chorilo und Excel. Auch am Handy funktioniert das im Browser mit dem Finger. In der Chorilo-App öffnen Sie Dateien weiterhin in einer anderen Anwendung.

Wie greifen Dokumente und Chorilo ineinander?

Termine und Programm pflegen Sie weiter in Chorilo. Brauchen Sie sie in einem Dokument, etwa die Konzerttermine im Förderantrag oder die Stücke im Programmheft, übernehmen Sie sie über das Menü Einfügen mit Datum, Uhrzeit und Ort oder mit Komponist, Bearbeitung und Dauer. Neue Briefe starten auf Wunsch aus einer Vorlage mit Briefkopf, Logo, Name und Anschrift. Eigene Vorlagen legen Sie in einen Ordner „Vorlagen“.

Mit @ und einem Namen erwähnen Sie ein Mitglied, das beim Speichern eine Benachrichtigung bekommt. Der Serienbrief erstellt aus einem Text ein Gesamtdokument für alle aktiven Mitglieder, eine Stimme oder eine Auswahl, zum Beispiel für Briefe, die per Post hinausgehen. Die fertige Datei hängen Sie direkt an einen Termin oder verschicken sie in einer Mitteilung.

Was passiert mit Änderungen, die noch nicht gespeichert sind?

Gespeichert wird bewusst per Knopf. Jedes Speichern legt eine neue Version an, und alle sehen, wer gespeichert hat. Den vorherigen Stand können Sie 7 Tage lang wiederherstellen. Noch nicht Gespeichertes bleibt ebenfalls 7 Tage erhalten, auch wenn alle die Datei schließen. Sie können also abends aufhören, und am nächsten Tag macht jemand anderes an derselben Stelle weiter.

Word, Excel und die Files-App auf dem Computer sehen erst den gespeicherten Stand. Kommt von außen eine neue Fassung, etwa per Upload oder über die Files-App, gilt diese. Haben Sie dann ungespeicherte Änderungen offen, fragt Chorilo nach: Sie können trotzdem speichern, der andere Stand bleibt dann als Version erhalten, oder Ihre Fassung als Kopie im selben Ordner ablegen. Ungespeichertes aus einer geschlossenen Datei entfällt in diesem Fall.

Wer darf eine Datei bearbeiten?

Das richtet sich nach den Rechten Ihrer Ordner. Ohne Bearbeiten-Recht öffnet sich die Datei nur zum Ansehen, Kopieren und Herunterladen. Auch bei Erwähnungen schlägt Chorilo nur Mitglieder vor, die die Datei sehen dürfen.

So fangen Sie an

Öffnen Sie in Chorilo die Dateiablage Ihres Chors und klicken Sie auf eine Word- oder Excel-Datei. Für ein neues Dokument wählen Sie im Ordner „Neu“. Alle Schritte stehen in der Hilfe zum Bearbeiten im Browser. Probieren Sie es beim nächsten Förderantrag aus: Eine Datei, alle schreiben mit, und niemand sucht mehr nach der neuesten Fassung.