Word et Excel à plusieurs dans le navigateur : le complément pour tout ce dont votre chœur a encore besoin

Votre chœur gère dans Chorilo les événements, le programme, les présences, les partitions, les membres et la caisse. Ces sujets ont leurs propres fonctions, et c'est là qu'ils sont le mieux à leur place. Chorilo accompagne ainsi votre chœur sur tous les plans. Pour tout le reste, vous pouvez désormais même modifier Word et Excel à plusieurs dans le navigateur, directement dans l'espace de fichiers de votre chœur : plusieurs personnes ouvrent le même fichier, y écrivent en même temps et voient aussitôt les modifications des autres. Personne n'a besoin de télécharger, d'envoyer par e-mail ni de renvoyer quoi que ce soit, et ni Word ni Excel ne doivent être installés sur l'appareil.

À quoi servent Word et Excel dans le navigateur pour un chœur ?

Chaque chœur a des documents qui n'entrent dans aucune fonction fixe. Dans Word, ce sont par exemple la demande de subvention à la ville ou à une fondation, la lettre à d'éventuels sponsors, le communiqué de presse du concert, les textes du livret de programme, la plaquette d'anniversaire ou les statuts révisés. Ces textes s'écrivent rarement seul : une personne rédige, une deuxième ajoute les chiffres, une troisième relit.

Dans Excel, ce sont des listes et des calculs pour des occasions particulières : la liste des chambres et le covoiturage pour le voyage du chœur, le budget d'un grand projet de concert ou l'inventaire des tenues et du matériel. Le plus grand gain n'a rien de spectaculaire : il ne reste qu'une seule version. Plus personne ne demande si « demande_subvention_final_nouveau2.docx » est vraiment le fichier à jour.

Qu'est-ce qui reste mieux dans Chorilo ?

Word et Excel complètent Chorilo, ils ne remplacent aucune fonction. Vous planifiez répétitions et concerts comme événements, vous composez le programme sur l'événement, présences et réponses passent par les événements, recettes et dépenses par le livre de caisse, et vous répartissez les tâches directement sur l'événement. Là, Chorilo envoie des rappels et tout le monde voit le même état. Un tableau à côté ne peut pas le faire et serait vite périmé.

Comment fonctionne la modification à plusieurs dans le navigateur ?

Vous cliquez sur un document Word ou un tableau Excel dans l'espace de fichiers, et le fichier s'ouvre directement dans l'éditeur. En haut à droite, vous voyez qui l'a ouvert en ce moment. Dès que quelqu'un tape, la modification apparaît chez tous les autres. Dans Word, vous voyez le curseur de l'autre personne avec son nom ; dans Excel, un cadre de couleur autour de la cellule où elle travaille. Vous remarquez ainsi dès l'écriture où se trouvent les autres, et vous ne vous gênez pas.

La fonction Annuler ne reprend que vos propres étapes. Si vous faites une faute de frappe, le travail des autres reste intact. Une personne qui peut seulement consulter un fichier suit tout en direct, mais ne peut rien modifier. Si deux personnes modifient la même cellule dans Excel, c'est la dernière saisie qui compte.

Est-ce que cela reste un vrai fichier Word ou Excel ?

Oui. Chorilo ne change dans le fichier que ce que vous changez. Tout le reste est conservé tel quel, y compris ce que l'éditeur ne peut pas modifier lui-même, par exemple la table des matières, les notes de bas de page, les en-têtes et pieds de page, les graphiques ou la mise en forme conditionnelle. Si vous ouvrez ensuite le fichier dans Word ou Excel sur votre ordinateur, il a le même aspect qu'avant, avec vos modifications en plus. Cela vaut pour les documents Word (.docx) et les tableaux Excel (.xlsx) jusqu'à 30 Mo. Les anciens formats comme .doc et .xls se téléchargent comme d'habitude.

Que permettent les éditeurs Word et Excel ?

Dans l'éditeur Word, vous disposez des styles de paragraphe et des titres, des polices, des couleurs, des puces et de la numérotation, des tableaux, des images, des liens et des sauts de page. La page garde la largeur du papier, le texte se coupe donc comme dans Word.

L'éditeur Excel calcule avec environ 150 fonctions. Vous saisissez vos formules avec les noms anglais des fonctions, par exemple =SUM(B2:B10), et Excel ouvre ensuite le fichier avec les mêmes formules. S'y ajoutent les formats de nombre pour la devise, le pourcentage et la date, les bordures et les couleurs, les cellules fusionnées, plusieurs feuilles, le remplissage par glissement ainsi que le copier-coller entre Chorilo et Excel. Cela fonctionne aussi au doigt dans le navigateur du téléphone. Dans l'application Chorilo, vous continuez d'ouvrir les fichiers dans une autre application.

Comment les documents et Chorilo s'articulent-ils ?

Vous continuez à gérer les événements et le programme dans Chorilo. Si vous en avez besoin dans un document, par exemple les dates de concert dans une demande de subvention ou les œuvres dans le livret de programme, vous les reprenez par le menu Insérer avec date, heure et lieu, ou avec compositeur, arrangement et durée. Si vous le souhaitez, les nouvelles lettres partent d'un modèle avec en-tête, logo, nom et adresse. Vous pouvez placer vos propres modèles dans un dossier « Modèles ».

Avec @ et un nom, vous mentionnez un membre, qui reçoit une notification à l'enregistrement. Le publipostage crée à partir d'un texte un document complet pour tous les membres actifs, un pupitre ou une sélection, par exemple pour des lettres envoyées par la poste. Vous joignez le fichier terminé directement à un événement ou vous l'envoyez dans une communication.

Que deviennent les modifications pas encore enregistrées ?

L'enregistrement se fait volontairement avec un bouton. Chaque enregistrement crée une nouvelle version, et tout le monde voit qui a enregistré. Vous pouvez restaurer l'état précédent pendant 7 jours. Ce qui n'est pas encore enregistré est lui aussi conservé 7 jours, même si tout le monde ferme le fichier. Vous pouvez donc vous arrêter le soir, et le lendemain quelqu'un d'autre reprend au même endroit.

Word, Excel et l'application Files sur l'ordinateur ne voient que l'état enregistré. Si une nouvelle version arrive de l'extérieur, par exemple par téléversement ou via l'application Files, c'est elle qui s'applique. Si vous avez alors des modifications non enregistrées, Chorilo vous pose la question : vous pouvez enregistrer quand même, l'autre état reste alors disponible comme version, ou déposer votre version comme copie dans le même dossier. Ce qui n'était pas enregistré dans un fichier fermé est alors perdu.

Qui peut modifier un fichier ?

Cela dépend des droits de vos dossiers. Sans droit de modification, le fichier s'ouvre uniquement pour la consultation, la copie et le téléchargement. Pour les mentions aussi, Chorilo ne propose que les membres autorisés à voir le fichier.

Comment commencer

Ouvrez dans Chorilo l'espace de fichiers de votre chœur et cliquez sur un fichier Word ou Excel. Pour un nouveau document, choisissez « Nouveau » dans le dossier. Toutes les étapes figurent dans l'aide sur la modification dans le navigateur. Essayez avec votre prochaine demande de subvention : un seul fichier, tout le monde écrit, et personne ne cherche plus la dernière version.