Word i Excel razem w przeglądarce: uzupełnienie wszystkiego, czego Państwa chór jeszcze potrzebuje

Wydarzenia, program, obecność, nuty, członków i kasę Państwa chór ma w Chorilo. Służą do tego własne funkcje i tam te tematy są najlepiej umieszczone. Dzięki temu Chorilo obsługuje Państwa chór kompleksowo. Do wszystkiego, co wykracza poza to, można teraz nawet wspólnie edytować pliki Word i Excel w przeglądarce, bezpośrednio w magazynie plików chóru: kilka osób otwiera ten sam plik, pisze w nim jednocześnie i od razu widzi zmiany pozostałych. Nikt nie musi niczego pobierać, wysyłać e-mailem ani ponownie przesyłać, a na urządzeniu nie trzeba mieć zainstalowanego ani Worda, ani Excela.

Do czego chórom Word i Excel w przeglądarce?

Każdy chór ma dokumenty, które nie pasują do żadnej stałej funkcji. W Wordzie są to na przykład wniosek o dotację do miasta lub fundacji, list do potencjalnych sponsorów, informacja prasowa o koncercie, teksty do książeczki programowej, publikacja jubileuszowa czy zmieniony statut. Takie teksty rzadko powstają w pojedynkę: jedna osoba pisze, druga uzupełnia liczby, trzecia robi korektę.

W Excelu to listy i obliczenia na szczególne okazje: lista pokoi i wspólne przejazdy na wyjazd chóru, kosztorys dużego projektu koncertowego albo spis strojów chóru i sprzętu. Największa korzyść nie jest efektowna: zostaje tylko jedna wersja. Nikt już nie pyta, czy „wniosek_dotacja_final_nowy2.docx” to naprawdę aktualny plik.

Co lepiej zostawić w Chorilo?

Word i Excel uzupełniają Chorilo, nie zastępują żadnej funkcji. Próby i koncerty planują Państwo jako wydarzenia, program układają Państwo przy wydarzeniu, obecność i odpowiedzi idą przez wydarzenia, przychody i wydatki przez księgę kasową, a zadania rozdzielają Państwo bezpośrednio przy wydarzeniu. Tam Chorilo wysyła przypomnienia, a wszyscy widzą ten sam stan. Osobny arkusz tego nie potrafi i szybko by się zdezaktualizował.

Jak działa wspólna edycja w przeglądarce?

Klikają Państwo dokument Word lub arkusz Excel w magazynie plików, a plik otwiera się od razu w edytorze. W prawym górnym rogu widać, kto ma go właśnie otwartego. Gdy tylko ktoś pisze, zmiana pojawia się u wszystkich pozostałych. W Wordzie widzą Państwo kursor drugiej osoby z jej imieniem, a w Excelu kolorową ramkę wokół komórki, w której pracuje. Już podczas pisania wiadomo więc, gdzie pracuje ktoś inny, i nikt nikomu nie przeszkadza.

Cofnij wycofuje tylko Państwa własne kroki. Literówka nie narusza więc pracy pozostałych. Kto może plik tylko oglądać, śledzi wszystko na żywo, ale niczego nie zmieni. Jeśli dwie osoby zmienią w Excelu tę samą komórkę, liczy się ostatni wpis.

Czy to nadal prawdziwy plik Word lub Excel?

Tak. Chorilo zmienia w pliku tylko to, co zmienią Państwo. Cała reszta pozostaje dokładnie taka sama, także elementy, których edytor sam nie potrafi edytować, na przykład spis treści, przypisy, nagłówki i stopki, wykresy czy formatowanie warunkowe. Jeśli otworzą Państwo plik później w Wordzie lub Excelu na komputerze, wygląda tak jak wcześniej, tylko z Państwa zmianami. Dotyczy to dokumentów Word (.docx) i arkuszy Excel (.xlsx) do 30 MB. Starsze formaty, takie jak .doc i .xls, pobierają Państwo jak dotąd.

Co potrafią edytory Word i Excel?

W edytorze Word mają Państwo do dyspozycji style akapitów i nagłówki, czcionki, kolory, wypunktowania i numerację, tabele, obrazy, linki oraz podziały stron. Strona zachowuje szerokość papieru, więc tekst łamie się tak samo jak w Wordzie.

Edytor Excel liczy z użyciem około 150 funkcji. Formuły wpisują Państwo z angielskimi nazwami funkcji, na przykład =SUM(B2:B10), a Excel otwiera potem plik z tymi samymi formułami. Do tego dochodzą formaty liczb dla walut, procentów i dat, obramowania i kolory, scalone komórki, wiele arkuszy, wypełnianie przez przeciąganie oraz kopiowanie i wklejanie między Chorilo a Excelem. Działa to także palcem w przeglądarce telefonu. W aplikacji Chorilo pliki nadal otwierają Państwo w innym programie.

Jak dokumenty współpracują z Chorilo?

Wydarzenia i program nadal prowadzą Państwo w Chorilo. Jeśli są potrzebne w dokumencie, na przykład terminy koncertów we wniosku o dotację albo utwory w książeczce programowej, przejmują je Państwo przez menu Wstaw z datą, godziną i miejscem albo z kompozytorem, opracowaniem i czasem trwania. Nowe listy mogą powstawać z szablonu z papierem firmowym, logo, nazwą i adresem. Własne szablony umieszczają Państwo w folderze „Szablony”.

Znakiem @ i imieniem wspominają Państwo członka, który przy zapisie dostaje powiadomienie. Korespondencja seryjna tworzy z jednego tekstu dokument zbiorczy dla wszystkich aktywnych członków, jednego głosu lub wybranych osób, na przykład na listy wysyłane pocztą. Gotowy plik mogą Państwo dołączyć bezpośrednio do wydarzenia albo wysłać w komunikacie.

Co dzieje się ze zmianami, które nie zostały jeszcze zapisane?

Zapisywanie odbywa się celowo przyciskiem. Każdy zapis tworzy nową wersję, a wszyscy widzą, kto zapisał. Poprzedni stan można przywrócić przez 7 dni. To, co nie zostało jeszcze zapisane, również pozostaje zachowane przez 7 dni, nawet jeśli wszyscy zamkną plik. Można więc skończyć wieczorem, a następnego dnia ktoś inny kontynuuje w tym samym miejscu.

Word, Excel i aplikacja Files na komputerze widzą dopiero zapisany stan. Jeśli z zewnątrz przyjdzie nowa wersja, na przykład przez przesłanie pliku albo aplikację Files, obowiązuje właśnie ona. Jeśli mają Państwo wtedy otwarte niezapisane zmiany, Chorilo zapyta: można zapisać mimo to, a drugi stan pozostanie jako wersja, albo zapisać swoją wersję jako kopię w tym samym folderze. Niezapisane zmiany z zamkniętego pliku w takim przypadku przepadają.

Kto może edytować plik?

Zależy to od uprawnień Państwa folderów. Bez prawa edycji plik otwiera się tylko do oglądania, kopiowania i pobierania. Również przy wzmiankach Chorilo proponuje wyłącznie członków, którzy mogą widzieć plik.

Jak zacząć

Proszę otworzyć w Chorilo magazyn plików swojego chóru i kliknąć plik Word lub Excel. W przypadku nowego dokumentu proszę wybrać w folderze „Nowy”. Wszystkie kroki opisuje pomoc dotycząca edycji w przeglądarce. Warto spróbować przy następnym wniosku o dotację: jeden plik, wszyscy piszą razem i nikt już nie szuka najnowszej wersji.