Word en Excel samen in de browser: de aanvulling voor alles wat je koor verder nog nodig heeft

Evenementen, programma, aanwezigheid, bladmuziek, leden en kas heeft je koor in Chorilo. Daarvoor zijn eigen functies, en daar horen deze onderwerpen ook thuis. Zo staat Chorilo in alles voor je koor klaar. Voor alles wat daarbuiten valt, kun je nu zelfs Word en Excel samen in de browser bewerken, direct in de bestandsopslag van je koor: meerdere mensen openen hetzelfde bestand, schrijven er tegelijk in en zien elkaars wijzigingen meteen. Niemand hoeft iets te downloaden, te mailen of opnieuw te uploaden, en Word of Excel hoeft niet op het apparaat te staan.

Waarvoor hebben koren Word en Excel in de browser nodig?

Elk koor heeft documenten die in geen enkele vaste functie passen. In Word zijn dat bijvoorbeeld de subsidieaanvraag bij gemeente of stichting, de brief aan mogelijke sponsors, het persbericht voor het concert, de teksten voor het programmaboekje, het jubileumboek of de herziene statuten. Zulke teksten ontstaan zelden alleen: de een schrijft, de ander vult de cijfers aan, een derde leest na.

In Excel gaat het om lijsten en berekeningen voor bijzondere gelegenheden: de kamerlijst en het carpoolen voor de koorreis, de begroting voor een groot concertproject of de inventarislijst van koorkleding en techniek. De grootste winst is onopvallend: er is nog maar één versie. Niemand vraagt meer of ‘subsidieaanvraag_definitief_nieuw2.docx’ echt het actuele bestand is.

Wat blijft beter in Chorilo?

Word en Excel vullen Chorilo aan, ze vervangen geen enkele functie. Repetities en concerten plan je als evenementen, het programma stel je samen bij het evenement, aanwezigheid en reacties lopen via de evenementen, inkomsten en uitgaven via het kasboek, en taken verdeel je direct bij het evenement. Daar stuurt Chorilo herinneringen en ziet iedereen dezelfde stand. Een tabel ernaast kan dat niet en is snel verouderd.

Hoe werkt samen bewerken in de browser?

Je klikt in de bestandsopslag op een Word-document of Excel-tabel en het bestand opent direct in de editor. Rechtsboven zie je wie het op dat moment open heeft. Zodra iemand typt, verschijnt de wijziging bij alle anderen. In Word zie je de cursor van de ander met de naam erbij, in Excel een gekleurd kader om de cel waarin die persoon werkt. Zo merk je al tijdens het schrijven waar iemand anders bezig is en zit je elkaar niet in de weg.

Ongedaan maken draait alleen je eigen stappen terug. Heb je een tikfout gemaakt, dan blijft het werk van de anderen dus onaangeroerd. Wie een bestand alleen mag bekijken, leest live mee maar kan niets wijzigen. Wijzigen twee mensen in Excel dezelfde cel, dan telt de laatste invoer.

Blijft het een echt Word- of Excel-bestand?

Ja. Chorilo wijzigt in het bestand alleen wat jij wijzigt. Al het andere blijft precies zoals het was, ook wat de editor zelf niet kan bewerken, bijvoorbeeld inhoudsopgave, voetnoten, kop- en voetteksten, grafieken of voorwaardelijke opmaak. Open je het bestand later in Word of Excel op de computer, dan ziet het er uit als voorheen, alleen met jouw wijzigingen. Dit geldt voor Word-documenten (.docx) en Excel-tabellen (.xlsx) tot 30 MB. Oudere formaten zoals .doc en .xls download je zoals altijd.

Wat kunnen de editors voor Word en Excel?

In de Word-editor heb je alinea-opmaak en koppen, lettertypen, kleuren, opsommingen en nummering, tabellen, afbeeldingen, links en pagina-einden tot je beschikking. De pagina houdt daarbij de papierbreedte, de tekst loopt dus af zoals in Word.

De Excel-editor rekent met zo'n 150 functies. Formules typ je met de Engelse functienamen, bijvoorbeeld =SUM(B2:B10), en Excel opent het bestand daarna met dezelfde formules. Daar komen getalnotaties voor valuta, percentage en datum bij, randen en kleuren, samengevoegde cellen, meerdere bladen, doorvoeren door te slepen en kopiëren en plakken tussen Chorilo en Excel. Ook op de telefoon werkt dit met je vinger in de browser. In de Chorilo-app open je bestanden nog steeds in een andere toepassing.

Hoe werken documenten en Chorilo samen?

Evenementen en programma blijf je in Chorilo bijhouden. Heb je ze nodig in een document, bijvoorbeeld de concertdata in een subsidieaanvraag of de stukken in het programmaboekje, dan neem je ze via het menu Invoegen over met datum, tijd en plaats, of met componist, bewerking en duur. Nieuwe brieven starten desgewenst vanuit een sjabloon met briefhoofd, logo, naam en adres. Eigen sjablonen zet je in een map ‘Sjablonen’.

Met @ en een naam vermeld je een lid, dat bij het opslaan een melding krijgt. De mailmerge maakt van één tekst een totaaldocument voor alle actieve leden, één stem of een selectie, bijvoorbeeld voor brieven die per post de deur uit gaan. Het afgeronde bestand koppel je direct aan een evenement of je verstuurt het in een bericht.

Wat gebeurt er met wijzigingen die nog niet zijn opgeslagen?

Opslaan gaat bewust met een knop. Elke keer opslaan maakt een nieuwe versie, en iedereen ziet wie heeft opgeslagen. De vorige stand kun je 7 dagen lang terugzetten. Wat nog niet is opgeslagen, blijft ook 7 dagen bewaard, zelfs als iedereen het bestand sluit. Je kunt dus 's avonds stoppen, en de volgende dag gaat iemand anders op dezelfde plek verder.

Word, Excel en de Files-app op de computer zien pas de opgeslagen stand. Komt er van buitenaf een nieuwe versie binnen, bijvoorbeeld via een upload of de Files-app, dan geldt die. Heb je op dat moment niet-opgeslagen wijzigingen open, dan vraagt Chorilo het: je kunt toch opslaan, de andere stand blijft dan als versie bewaard, of je versie als kopie in dezelfde map zetten. Wat in een gesloten bestand niet was opgeslagen, vervalt in dat geval.

Wie mag een bestand bewerken?

Dat hangt af van de rechten van je mappen. Zonder bewerkrecht opent het bestand alleen om te bekijken, te kopiëren en te downloaden. Ook bij vermeldingen stelt Chorilo alleen leden voor die het bestand mogen zien.

Zo begin je

Open in Chorilo de bestandsopslag van je koor en klik op een Word- of Excel-bestand. Voor een nieuw document kies je in de map ‘Nieuw’. Alle stappen staan in de hulp over bewerken in de browser. Probeer het bij je volgende subsidieaanvraag: één bestand, iedereen schrijft mee, en niemand zoekt nog naar de nieuwste versie.