Word y Excel en equipo desde el navegador: el complemento para todo lo demás que necesita su coro

Su coro tiene en Chorilo los eventos, el programa, la asistencia, las partituras, los miembros y la caja. Para ello hay funciones propias, y ahí es donde mejor están estos temas. Así, Chorilo cubre su coro en todos los aspectos. Para todo lo demás, ahora puede incluso editar Word y Excel en equipo desde el navegador, directamente en el almacén de archivos de su coro: varias personas abren el mismo archivo, escriben a la vez y ven al instante los cambios de los demás. Nadie tiene que descargar nada, enviarlo por correo ni volver a subirlo, y no hace falta tener Word ni Excel instalados en el dispositivo.

¿Para qué necesitan los coros Word y Excel en el navegador?

Todo coro tiene documentos que no encajan en ninguna función fija. En Word son, por ejemplo, la solicitud de subvención al ayuntamiento o a una fundación, la carta a posibles patrocinadores, la nota de prensa del concierto, los textos del programa de mano, la publicación del aniversario o los estatutos revisados. Estos textos rara vez los escribe una sola persona: una redacta, otra añade las cifras y una tercera corrige.

En Excel son listas y cálculos para ocasiones especiales: la lista de habitaciones y los coches compartidos para el viaje del coro, el presupuesto de un gran proyecto de concierto o el inventario de vestuario y equipo. La mayor ventaja no tiene nada de espectacular: solo queda una versión. Nadie vuelve a preguntar si «solicitud_subvencion_final_nuevo2.docx» es de verdad el archivo actual.

¿Qué es mejor dejar en Chorilo?

Word y Excel complementan Chorilo, no sustituyen ninguna función. Los ensayos y conciertos se planifican como eventos, el programa se monta en el evento, la asistencia y las respuestas van por los eventos, los ingresos y gastos por el libro de caja, y las tareas se reparten directamente en el evento. Allí Chorilo envía recordatorios y todos ven el mismo estado. Una hoja de cálculo aparte no puede hacerlo y pronto quedaría desactualizada.

¿Cómo funciona la edición en equipo desde el navegador?

Usted hace clic en un documento de Word o una hoja de Excel en el almacén de archivos y el archivo se abre directamente en el editor. Arriba a la derecha ve quién lo tiene abierto en ese momento. En cuanto alguien escribe, el cambio aparece para todos los demás. En Word verá el cursor de la otra persona con su nombre; en Excel, un marco de color alrededor de la celda en la que está trabajando. Así sabe ya mientras escribe por dónde anda cada cual, y nadie estorba a nadie.

Deshacer solo revierte sus propios pasos. Si comete un error al teclear, el trabajo de los demás queda intacto. Quien solo puede ver un archivo lo sigue en directo, pero no puede cambiar nada. Si dos personas cambian la misma celda en Excel, cuenta la última entrada.

¿Sigue siendo un auténtico archivo de Word o Excel?

Sí. Chorilo solo cambia en el archivo lo que usted cambia. Todo lo demás se conserva tal cual, incluso lo que el editor no puede modificar, como el índice, las notas al pie, los encabezados y pies de página, los gráficos o el formato condicional. Si más tarde abre el archivo en Word o Excel en su ordenador, se ve igual que antes, solo que con sus cambios. Esto vale para documentos de Word (.docx) y hojas de Excel (.xlsx) de hasta 30 MB. Los formatos antiguos como .doc y .xls se descargan como siempre.

¿Qué pueden hacer los editores de Word y Excel?

En el editor de Word dispone de estilos de párrafo y títulos, fuentes, colores, viñetas y numeración, tablas, imágenes, enlaces y saltos de página. La página mantiene el ancho del papel, de modo que el texto se ajusta igual que en Word.

El editor de Excel calcula con unas 150 funciones. Las fórmulas se escriben con los nombres ingleses de las funciones, por ejemplo =SUM(B2:B10), y Excel abre después el archivo con las mismas fórmulas. A ello se suman formatos de número para moneda, porcentaje y fecha, bordes y colores, celdas combinadas, varias hojas, el relleno arrastrando, y copiar y pegar entre Chorilo y Excel. También funciona con el dedo en el navegador del móvil. En la app de Chorilo, los archivos se siguen abriendo en otra aplicación.

¿Cómo se complementan los documentos y Chorilo?

Los eventos y el programa se siguen gestionando en Chorilo. Si los necesita en un documento, por ejemplo las fechas de concierto en una solicitud de subvención o las obras en el programa de mano, los incorpora con el menú Insertar con fecha, hora y lugar, o con compositor, arreglo y duración. Si lo desea, las cartas nuevas parten de una plantilla con membrete, logotipo, nombre y dirección. Sus propias plantillas las guarda en una carpeta llamada «Plantillas».

Con @ y un nombre menciona a un miembro, que recibe una notificación al guardar. La combinación de correspondencia crea a partir de un texto un documento completo para todos los miembros activos, una cuerda o una selección, por ejemplo para cartas que se envían por correo postal. El archivo terminado lo adjunta directamente a un evento o lo envía en una comunicación.

¿Qué pasa con los cambios que aún no se han guardado?

Guardar se hace a propósito con un botón. Cada guardado crea una versión nueva, y todos ven quién ha guardado. Puede restaurar el estado anterior durante 7 días. Lo que aún no se ha guardado también se conserva 7 días, aunque todos cierren el archivo. Así puede dejarlo por la noche y al día siguiente otra persona continúa en el mismo punto.

Word, Excel y la app Files del ordenador solo ven el estado guardado. Si llega una versión nueva desde fuera, por ejemplo con una subida o la app Files, vale esa versión. Si en ese momento tiene cambios sin guardar, Chorilo pregunta: puede guardar de todos modos, y el otro estado queda como versión, o dejar su versión como copia en la misma carpeta. Lo que no estaba guardado en un archivo cerrado se pierde en ese caso.

¿Quién puede editar un archivo?

Depende de los permisos de sus carpetas. Sin permiso de edición, el archivo solo se abre para ver, copiar y descargar. También en las menciones, Chorilo solo propone a miembros que pueden ver el archivo.

Cómo empezar

Abra en Chorilo el almacén de archivos de su coro y haga clic en un archivo de Word o Excel. Para un documento nuevo, elija «Nuevo» en la carpeta. Todos los pasos están en la ayuda sobre la edición en el navegador. Pruébelo con su próxima solicitud de subvención: un solo archivo, todos escriben y nadie vuelve a buscar la versión más reciente.