Redigera Word- och Excel-filer i webbläsaren

Vad är det?

Word-dokument och Excel-kalkylblad från körens fillagring öppnar du direkt i Chorilo utan att ladda ner dem. Du redigerar dem i webbläsaren och sparar dem i samma mapp. Word och Excel på datorn öppnar filen som vanligt efteråt, och Files-appen får den nya versionen automatiskt.

Så öppnar du en fil

1. Klicka på Filer i sidofältet och öppna mappen.
2. Klicka på en Word- eller Excel-fil. Den öppnas i redigeraren. Eller: menyn ··· vid filen → Redigera i webbläsaren.
3. Överst ser du filnamnet och läget, till exempel ”Version 4 · sparad i dag”.

Redigera Word-dokument

• Styckeformat: Normal, Rubrik, Rubrik 1–3 och formaten som dokumentet redan använder
• Teckensnitt och storlek, med knappar för större och mindre
• Fet, kursiv, understruken, genomstruken (Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)
• Teckenfärg och markering, justering, punktlista och numrering (Tab och Skift+Tab byter nivå)
• Länk, infoga tabell, infoga bild, sidbrytning (Ctrl+Enter)

När markören står i en tabell visas en andra rad för att infoga eller ta bort rader och kolumner, sammanfoga och dela celler eller ta bort tabellen.

Längst ned till höger zoomar du vyn från 75 till 200 % eller anpassar sidan till fönstrets bredd. Det ändrar bara visningen, inte filen.

Redigera Excel-kalkylblad

• Klicka i en cell och skriv. Enter bekräftar och går en rad ner, Tab går åt höger. Dubbelklick eller F2 redigerar innehållet.
• Formler börjar med ”=”. Chorilo föreslår funktioner medan du skriver; klickar du på en cell läggs referensen in.
• Σ Summa föreslår summan av talen ovanför.
• Talformat: tal, valuta, procent, datum, tid, text och decimaler.
• Teckensnitt, färger, justering, radbrytning, kantlinjer och sammanfogade celler i verktygsfältet.
• Rader och kolumner: infoga, ta bort eller lås. Dra kanten i rubriken för att ändra bredd och höjd.
• Fyll: dra den lilla fyrkanten nere till höger på markeringen.
• Kopiera och klistra in fungerar även mellan Chorilo och Excel. Längst ner byter du blad, lägger till, byter namn på eller tar bort.

Kopplat till Chorilo

• Mallar: Under Filer → Ny väljer du en mall: brev, kallelse till årsmöte, protokoll, repetitionsschema (Word) eller närvarolista och kassalista för en utflykt (Excel). Brevhuvud med körens logotyp, namn och adress finns redan med. Lägg egna Word- eller Excel-mallar i en mapp som heter Mallar så visas de i samma lista.
• Infoga evenemang: Infoga › Infoga evenemang lägger in ett evenemang som stycke eller flera som tabell (datum, tid, plats). I Excel börjar de vid den markerade cellen.
• Infoga program: Infoga › Infoga program hämtar noterna för ett evenemang i programordning med kompositör, arrangemang och längd.
• Nämn medlemmar: Skriv @ och ett namn. När du sparar får personen en notis. Bara medlemmar som får se filen föreslås.
• Koppla dokument: Via Infoga › Koppla dokument lägger du in fält som «Förnamn» eller «Ort» och skapar sedan ett samlat dokument för alla aktiva medlemmar, en stämma eller ett urval. Det sparas som ny fil i samma mapp. Adress och e-post kan du bara välja om du även ser dem i medlemslistan.
• Skicka vidare: I menyn ··· överst bifogar du filen till ett evenemang eller skickar den i ett nytt anslag.

Arbeta tillsammans

Flera personer kan redigera samma fil samtidigt. Uppe till höger ser du vem som har filen öppen. Andras ändringar syns direkt: i Word med deras markör och namn, i Excel som en färgad ram runt cellen. Ångra tar bara bort dina egna steg.

Den som bara får visa filen följer allt live. Att spara skapar en ny version som vanligt, och alla ser vem som sparade. Det som ännu inte sparats finns kvar i 7 dagar, även om alla stänger filen. Kommer en ny version utifrån under den tiden, till exempel via uppladdning eller Files-appen, gäller den nya versionen och det osparade i den stängda filen försvinner. Word, Excel och Files-appen på datorn ser bara det sparade läget.

Spara och versioner

1. Klicka på Spara eller tryck Ctrl+S (⌘+S på Mac).
2. Chorilo skapar en ny version; det tidigare läget finns kvar i 7 dagar under Versioner.
3. Kommer en ny version utifrån medan du har osparade ändringar frågar Chorilo: Spara ändå eller Spara som kopia.

Skapa ett nytt dokument

Filer → Ny → Word-dokument eller Excel-kalkylblad, ange ett namn och välj Skapa och öppna.

Behörigheter

• Visa: se filer. Utan redigeringsbehörighet öppnas filen bara för visning, kopiering och nedladdning.
• Redigera och spara: redigera filer i den mappen.
• Skapa dokument: ladda upp filer i aktuell mapp.

Tips

• Inget går förlorat: det som redigeraren inte känner till sparas oförändrat.
• Samma Excel-cell: ändrar två personer samma cell samtidigt gäller den sista inmatningen.
• Stora filer över 30 MB och gamla format (.doc, .xls) öppnar du fortfarande på din enhet.
• Tangentbord och mobil: Med Esc lämnar du dokumentet eller tabellen och med Tab når du knapparna nedanför. På mobilen trycker du en andra gång på en cell för att redigera den och drar i det runda handtaget för att utöka markeringen.