Word и Excel вместе в браузере: дополнение для всего остального, что нужно Вашему хору

Мероприятия, программа, посещаемость, ноты, участники и касса Вашего хора находятся в Chorilo. Для них есть отдельные функции, и именно там этим темам место. Так Chorilo закрывает все задачи Вашего хора. Для всего остального теперь можно даже совместно редактировать Word и Excel в браузере, прямо в файловом хранилище хора: несколько человек открывают один файл, пишут в нём одновременно и сразу видят изменения друг друга. Никому не нужно ничего скачивать, пересылать по почте или загружать заново, а на устройстве не обязательно должны быть установлены Word или Excel.

Зачем хорам Word и Excel в браузере?

У каждого хора есть документы, которые не вписываются ни в одну постоянную функцию. В Word это, например, заявка на грант в городскую администрацию или фонд, письмо потенциальным спонсорам, пресс-релиз к концерту, тексты для программки, юбилейное издание или обновлённый устав. Такие тексты редко пишутся в одиночку: один человек пишет, второй дополняет цифры, третий вычитывает.

В Excel это списки и расчёты для особых случаев: список комнат и совместные поездки для хоровой поездки, смета большого концертного проекта или опись хоровой одежды и техники. Самый большой выигрыш выглядит незаметно: остаётся только одна версия. Никто больше не спрашивает, действительно ли «заявка_грант_финал_новый2.docx» — актуальный файл.

Что лучше оставить в Chorilo?

Word и Excel дополняют Chorilo и не заменяют ни одну функцию. Репетиции и концерты Вы планируете как мероприятия, программу составляете в мероприятии, посещаемость и ответы идут через мероприятия, доходы и расходы через кассовую книгу, а задачи Вы распределяете прямо в мероприятии. Там Chorilo отправляет напоминания, и все видят одно и то же состояние. Таблица рядом этого не умеет и быстро устареет.

Как работает совместное редактирование в браузере?

Вы нажимаете на документ Word или таблицу Excel в файловом хранилище, и файл открывается прямо в редакторе. Справа вверху Вы видите, у кого он сейчас открыт. Как только кто-то печатает, изменение появляется у всех остальных. В Word Вы видите курсор другого человека с его именем, в Excel — цветную рамку вокруг ячейки, в которой он работает. Так Вы уже во время письма замечаете, где работает кто-то другой, и никто никому не мешает.

Отмена возвращает только Ваши собственные действия. Если Вы опечатались, работа остальных остаётся нетронутой. Тот, кому разрешён только просмотр файла, следит за всем в реальном времени, но ничего изменить не может. Если два человека меняют одну и ту же ячейку в Excel, действует последний ввод.

Остаётся ли это настоящим файлом Word или Excel?

Да. Chorilo меняет в файле только то, что меняете Вы. Всё остальное сохраняется в точности, в том числе то, что редактор сам изменить не может, например оглавление, сноски, колонтитулы, диаграммы или условное форматирование. Если позже Вы откроете файл в Word или Excel на компьютере, он будет выглядеть как раньше, только с Вашими изменениями. Это относится к документам Word (.docx) и таблицам Excel (.xlsx) размером до 30 МБ. Старые форматы, такие как .doc и .xls, Вы скачиваете как обычно.

Что умеют редакторы Word и Excel?

В редакторе Word Вам доступны стили абзацев и заголовки, шрифты, цвета, маркированные и нумерованные списки, таблицы, изображения, ссылки и разрывы страниц. Страница сохраняет ширину бумаги, поэтому текст переносится так же, как в Word.

Редактор Excel считает с помощью примерно 150 функций. Формулы Вы вводите с английскими названиями функций, например =SUM(B2:B10), а Excel потом открывает файл с теми же формулами. К этому добавляются числовые форматы для валюты, процентов и дат, границы и цвета, объединённые ячейки, несколько листов, заполнение перетаскиванием, а также копирование и вставка между Chorilo и Excel. В браузере телефона всё это работает и пальцем. В приложении Chorilo файлы по-прежнему открываются в другой программе.

Как документы и Chorilo работают вместе?

Мероприятия и программу Вы по-прежнему ведёте в Chorilo. Если они нужны в документе, например даты концертов в заявке на грант или произведения в программке, Вы берёте их через меню «Вставка» с датой, временем и местом или с композитором, обработкой и длительностью. Новые письма по желанию начинаются с шаблона с фирменным бланком, логотипом, названием и адресом. Собственные шаблоны Вы кладёте в папку «Шаблоны».

С помощью @ и имени Вы упоминаете участника, который при сохранении получает уведомление. Серийное письмо создаёт из одного текста общий документ для всех активных участников, одной партии или выбранных людей, например для писем, которые отправляются по почте. Готовый файл Вы прикрепляете прямо к мероприятию или отправляете в сообщении.

Что происходит с изменениями, которые ещё не сохранены?

Сохранение намеренно выполняется кнопкой. Каждое сохранение создаёт новую версию, и все видят, кто сохранил. Предыдущее состояние можно восстановить в течение 7 дней. То, что ещё не сохранено, тоже хранится 7 дней, даже если все закроют файл. Значит, Вы можете закончить вечером, а на следующий день кто-то другой продолжит с того же места.

Word, Excel и приложение Files на компьютере видят только сохранённое состояние. Если извне приходит новая версия, например через загрузку или приложение Files, действует она. Если в этот момент у Вас открыты несохранённые изменения, Chorilo спросит: Вы можете всё равно сохранить, и другое состояние останется как версия, или положить свою версию как копию в ту же папку. Несохранённое из закрытого файла в этом случае пропадает.

Кто может редактировать файл?

Это зависит от прав на Ваши папки. Без права на редактирование файл открывается только для просмотра, копирования и скачивания. И при упоминаниях Chorilo предлагает только тех участников, которым разрешено видеть файл.

С чего начать

Откройте в Chorilo файловое хранилище своего хора и нажмите на файл Word или Excel. Для нового документа выберите в папке «Новый». Все шаги описаны в справке о редактировании в браузере. Попробуйте на следующей заявке на грант: один файл, все пишут вместе, и никто больше не ищет последнюю версию.