Word- en Excel-bestanden bewerken in de browser

Wat is het?

Word-documenten en Excel-werkbladen uit de bestandsopslag van je koor open je rechtstreeks in Chorilo, zonder ze te downloaden. Je bewerkt ze in de browser en slaat ze op in dezelfde map. Word en Excel op je computer openen het bestand daarna gewoon, en de Files-app krijgt de nieuwe versie automatisch.

Een bestand openen

1. Klik in de zijbalk op Bestanden en open de map.
2. Klik op een Word- of Excel-bestand. Het opent in de editor. Of: menu ··· bij het bestand → Bewerken in de browser.
3. Bovenaan zie je de bestandsnaam en de stand, bijvoorbeeld ‘Versie 4 · vandaag opgeslagen’.

Word-documenten bewerken

• Alineastijl: Standaard, Titel, Kop 1 tot 3 en de stijlen die het document al gebruikt
• Lettertype en tekengrootte, met knoppen voor groter en kleiner
• Vet, cursief, onderstreept, doorgestreept (Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)
• Tekstkleur en markeren, uitlijning, opsommingstekens en nummering (Tab en Shift+Tab wijzigen het niveau)
• Link, tabel invoegen, afbeelding invoegen, pagina-einde (Ctrl+Enter)

Staat de cursor in een tabel, dan verschijnt een tweede balk om rijen en kolommen in te voegen of te verwijderen, cellen samen te voegen en te splitsen of de tabel te verwijderen.

Rechtsonder zoom je de weergave van 75 tot 200% of pas je de pagina aan de vensterbreedte aan. Dat verandert alleen de weergave, niet het bestand.

Excel-werkbladen bewerken

• Klik in een cel en typ. Enter bevestigt en gaat een rij omlaag, Tab gaat naar rechts. Dubbelklik of F2 bewerkt de inhoud.
• Formules beginnen met ‘=’. Chorilo stelt functies voor tijdens het typen; klik je op een cel, dan komt de verwijzing in de formule.
• Σ Som stelt de som van de getallen erboven voor.
• Getalnotatie: getal, valuta, percentage, datum, tijd, tekst en decimalen.
• Lettertype, kleuren, uitlijning, tekstterugloop, randen en samengevoegde cellen in de werkbalk.
• Rijen en kolommen: invoegen, verwijderen of blokkeren. Sleep de rand in de kop om breedte en hoogte te wijzigen.
• Doorvoeren: sleep het vierkantje rechtsonder aan de selectie.
• Kopiëren en plakken werkt ook tussen Chorilo en Excel. Onderaan wissel je van blad, voeg je bladen toe, hernoem of verwijder je ze.

Verbonden met Chorilo

• Sjablonen: Onder Bestanden → Nieuw kies je een sjabloon: brief, uitnodiging voor de ledenvergadering, notulen, repetitieschema (Word) of presentielijst en kaslijst voor een uitje (Excel). Het briefhoofd met logo, naam en adres van het koor staat er al in. Zet je eigen Word- of Excel-sjablonen in een map Sjablonen, dan verschijnen ze in dezelfde lijst.
• Evenementen invoegen: Invoegen › Evenementen invoegen voegt één evenement als alinea of meerdere als tabel in (datum, tijd, plaats). In Excel beginnen ze bij de geselecteerde cel.
• Programma invoegen: Invoegen › Programma invoegen neemt de bladmuziek van een evenement over in programmavolgorde, met componist, bewerking en duur.
• Leden noemen: Typ @ en een naam. Bij het opslaan krijgt die persoon een melding. Alleen leden die het bestand mogen zien worden voorgesteld.
• Samenvoegen: Via Invoegen › Samenvoegen voeg je velden zoals «Voornaam» of «Plaats» toe en maak je één document voor alle actieve leden, één stem of een selectie. Het komt als nieuw bestand in dezelfde map. Adres en e-mail kun je alleen kiezen als je ze ook in de ledenlijst mag zien.
• Doorgeven: In het menu ··· bovenaan koppel je het bestand aan een evenement of verstuur je het in een nieuwe mededeling.

Samen bewerken

Meerdere personen kunnen tegelijk hetzelfde bestand bewerken. Rechtsboven zie je wie het bestand open heeft. Wijzigingen van anderen verschijnen meteen: in Word met hun cursor en naam, in Excel als gekleurd kader om de cel. Ongedaan maken neemt alleen je eigen stappen terug.

Wie het bestand alleen mag bekijken, volgt alles live. Opslaan maakt zoals altijd een nieuwe versie, en iedereen ziet wie heeft opgeslagen. Wat nog niet is opgeslagen, blijft 7 dagen bewaard, ook als iedereen het bestand sluit. Komt er in die tijd van buitenaf een nieuwe versie binnen, bijvoorbeeld via een upload of de Files-app, dan geldt die nieuwe versie en vervalt wat in het gesloten bestand niet was opgeslagen. Word, Excel en de Files-app op de computer zien alleen de opgeslagen stand.

Opslaan en versies

1. Klik op Opslaan of druk op Ctrl+S (⌘+S op een Mac).
2. Chorilo maakt een nieuwe versie; de vorige stand blijft 7 dagen onder Versies.
3. Komt er van buitenaf een nieuwe versie binnen terwijl je niet-opgeslagen wijzigingen hebt, dan vraagt Chorilo: Toch opslaan of Als kopie opslaan.

Nieuw document aanmaken

Bestanden → Nieuw → Word-document of Excel-werkblad, naam invullen en Aanmaken en openen.

Rechten

• Bekijken: bestanden zien. Zonder bewerkrecht opent het bestand alleen om te bekijken, kopiëren en downloaden.
• Bewerken en opslaan: bestanden bewerken in die map.
• Nieuw document aanmaken: bestanden uploaden in de huidige map.

Tips

• Er gaat niets verloren: wat de editor niet kent, wordt ongewijzigd mee opgeslagen.
• Dezelfde Excel-cel: wijzigen twee mensen tegelijk dezelfde cel, dan telt de laatste invoer.
• Grote bestanden boven 30 MB en oude formaten (.doc, .xls) open je nog steeds op je apparaat.
• Toetsenbord en telefoon: Met Esc verlaat je het document of de tabel en met Tab bereik je de knoppen eronder. Op de telefoon tik je een cel nog een keer aan om te bewerken en sleep je de ronde greep om de selectie te vergroten.