Buchungs-Kategorien verwalten

Was ist das?

Buchungs-Kategorien sind die alltagstaugliche Gruppierung deiner Buchungen. Während der Kontenplan die fachlich-buchhalterische Struktur abbildet, sind Kategorien die einfachen Begriffe, die deine Mitglieder bei jeder Buchung auswählen. Beispiele: „Mitgliedsbeitrag", „Spende", „Notenkauf", „Saalmiete", „Reisekosten".

Jede Kategorie ist im Hintergrund mit einem Konto aus dem Kontenplan verknüpft. So bleibt die Buchhaltung sauber, ohne dass jeder Buchende den Kontenplan kennen muss.

Typische Kategorien:

• Einnahmen — Mitgliedsbeitrag, Spende, Konzerteinnahme, Sponsoring, Zuschuss
• Ausgaben — Notenkauf, Honorar, Saalmiete, Reisekosten, Bürobedarf, Werbung
• Sonstiges — Umbuchung, Ausgleichsbuchung, Privatentnahme

So legst du Kategorien an

1. Öffne Verwaltung > Kassenbuch > Kategorien.
2. Klicke auf Neue Kategorie.
3. Trage einen klaren Namen ein, etwa „Notenkauf" oder „Sponsoring".
4. Wähle den Typ (Einnahme oder Ausgabe).
5. Verknüpfe das passende Konto aus dem Kontenplan.
6. Optional: Hinterlege eine Standardbeschreibung, die bei jeder Buchung mit dieser Kategorie vorausgefüllt wird.
7. Speichere. Die Kategorie ist sofort bei jeder neuen Buchung wählbar.

Kategorie bearbeiten oder deaktivieren

Klicke auf eine Kategorie, um Name, Beschreibung oder verknüpftes Konto zu ändern. Nicht mehr benötigte Kategorien deaktivierst du über den Schalter rechts oben. Sie bleiben erhalten — sind aber bei neuen Buchungen nicht mehr wählbar. Bestehende Buchungen behalten ihre alte Kategorie.

Berechtigung

Zum Bearbeiten brauchst du cashbook.edit. Reine Leser mit cashbook.view sehen die Kategorien zwar bei Buchungen, können sie aber nicht anlegen oder ändern.

Tipps

• Starte mit wenigen Kategorien und ergänze nur, wenn ein neuer Typ Buchung wirklich regelmäßig vorkommt.
• Nutze klare, kurze Namen — die Kategorie soll auf einen Blick erkannt werden.
• Verbinde steuerlich relevante Kategorien gleich richtig mit den passenden Konten (z. B. Spende → Konto für gemeinnützige Spenden), damit Spendenbescheinigung und Jahresabschluss korrekt sind.