Compliance und Audit-Log

Was ist das?

Das Audit-Log ist die unveränderliche Aufzeichnung aller Vorgänge im Kassenbuch. Jede Bearbeitung einer Buchung, jeder Löschvorgang, jeder Periodenabschluss und jede Änderung an Spenden-Einstellungen wird protokolliert mit Zeitstempel, Nutzer und genauen Werten vor und nach der Änderung.

Das Audit-Log erfüllt zwei Zwecke:

• GoBD-Compliance — gesetzlicher Nachweis, dass dein Verein ordnungsgemäße Buchhaltung führt
• Vereinsinterne Kontrolle — Kassenprüfer und Vorstand können jederzeit nachvollziehen, wer was geändert hat

Der Bereich Compliance ergänzt das Log um Status-Angaben zur Datenschutz- und Buchhaltungs-Konformität deines Vereins.

So nutzt du das Audit-Log

1. Öffne Verwaltung > Kassenbuch > Compliance / Audit-Log.
2. Sieh die chronologische Liste aller Vorgänge — neueste oben.
3. Filtere nach Vorgangstyp (Bearbeitung, Löschung, Abschluss, Beleg-Upload).
4. Filtere nach Nutzer, um die Aktivität eines bestimmten Mitglieds zu sehen.
5. Klicke auf einen Eintrag, um Vorher-/Nachher-Werte und betroffene Buchung zu sehen.
6. Exportiere als CSV für Kassenprüfung oder Steuerberater (oben rechts).

Was alles geloggt wird

• Buchungs-Bearbeitung — alte und neue Werte aller Felder
• Buchungs-Löschung — vollständige Originalbuchung plus Lösch-Grund
• Periodenabschluss — Zeitraum und ausführender Nutzer
• Beleg-Upload und -Ersetzung
• Reconciliation — Bestätigung und Verwerfen
• Konto-Änderungen — IBAN, Bezeichnung, Anfangssaldo
• Bank-Verbindung — herstellen, erneuern, trennen
• Spenden-Einstellungen — alle Änderungen an Vereinsdaten und Vorlagen
• Spendenbescheinigungs-Erstellung und -Storno

Compliance-Übersicht

Im selben Bereich siehst du eine Status-Übersicht:

• Bank-Verbindungen — wie viele aktiv, wie viele auslaufend
• Periodenabschluss — letzter Abschluss-Zeitpunkt
• Belege — Anteil der Buchungen mit Beleg
• Audit-Log-Integrität — automatische Plausibilitätsprüfung
• Datenschutz — Anzahl gespeicherter Spender, Aufbewahrungsfristen

Berechtigung

Zum Anzeigen brauchst du cashbook.view. Achtung: Der Audit-Log enthält Informationen über das Verhalten von Mitgliedern (wer hat was geändert) — gehe damit datenschutz-bewusst um.

Tipps

• Schau nach der jährlichen Kassenprüfung ins Log und besprich auffällige Bearbeitungen mit dem Kassenwart.
• Bei Verdacht auf Fehler lass dir den Audit-Log einer einzelnen Buchung zeigen — du siehst genau, wer wann was geändert hat.
• Exportiere das Audit-Log mit dem GoBD-Export — Steuerprüfer fragen es regelmäßig an.
• Nutze das Log für Vorstandswechsel — der neue Kassenwart kann genau sehen, wie der Vorgänger gearbeitet hat.