Spenden-Einstellungen

Was ist das?

Die Spenden-Einstellungen sind die zentrale Stelle für alle Stammdaten, die Chorilo für Spendenbescheinigungen und manuelle Rechnungen braucht. Du hinterlegst die Daten einmal — danach sind sie auf jedem PDF automatisch korrekt. Ohne saubere Spenden-Einstellungen können Bescheinigungen unvollständig oder ungültig sein.

Typische Inhalte:

• Vereinsdaten — Name, Anschrift, Vereinsregister-Nummer
• Finanzamt-Angaben — Steuernummer, Freistellungsbescheid (Datum, ausstellendes Finanzamt)
• Vorstand und Vertretung — Name, Funktion (für §14 UStG)
• Logo und Briefkopf-Layout
• Unterschrift (eingescannt) — optional
• Bankverbindung — IBAN, BIC, Bankname für Rechnungen
• Standardtexte — Begleittext für E-Mails an Spender

So pflegst du die Einstellungen

1. Öffne Verwaltung > Kassenbuch > Spenden-Einstellungen.
2. Trage die Vereinsdaten vollständig ein — Name laut Vereinsregister, Anschrift, Vereinsregister-Nummer und Amtsgericht.
3. Trage die Finanzamt-Angaben ein — Steuernummer, Datum des Freistellungsbescheids, Name des Finanzamts.
4. Lade das Vereinslogo hoch (PNG, SVG oder JPG, transparent oder mit Hintergrund).
5. Trage Vorstand/Geschäftsführer mit Funktion ein.
6. Optional: Lade eine eingescannte Unterschrift als PNG mit transparentem Hintergrund hoch.
7. Hinterlege Bankverbindung für ausgehende Rechnungen.
8. Speichere. Die Daten gelten ab sofort für alle neuen Bescheinigungen und Rechnungen.

Was passiert bei fehlenden Angaben

Chorilo warnt dich beim Erstellen einer Spendenbescheinigung, wenn Pflichtfelder fehlen. Ohne Steuernummer und Freistellungsbescheid kannst du keine Bescheinigung ausstellen. Bei Rechnungen werden fehlende Pflichtangaben (§14 UStG) ebenfalls geblockt.

Berechtigung

Du brauchst cashbook.edit, um die Spenden-Einstellungen zu pflegen. Diese Daten sollten nur durch Vorstand oder Kassenwart gepflegt werden, da sie rechtlich relevant sind.

Tipps

• Aktualisiere die Daten sofort, wenn ein neuer Freistellungsbescheid eintrifft — meist alle 3 bis 5 Jahre.
• Verwende ein hochauflösendes Logo (mindestens 600 px Breite) — auf PDFs sieht das deutlich besser aus.
• Prüfe die Vorschau einer Bescheinigung nach Änderungen, bevor du sie an Spender verschickst.
• Hinterlege einen freundlichen Standard-Mailtext für den Spendenversand — das spart Zeit und sorgt für einheitliche Kommunikation.
• Halte die Vereinsregister-Daten aktuell — bei Vorstandswechsel sofort anpassen.