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Manuelle Rechnung erstellen

Schreibe Rechnungen an Mitglieder oder Externe — etwa für Mitgliedsbeiträge, Notenkopien, Kursteilnahmen oder Vermietungen. Mit PDF-Versand per Mail.

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Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Berechtigung nötig: Cashbook › Edit

Was ist das?

Mit Manuelle Rechnung schreibst du eine offizielle Rechnung an ein Mitglied oder eine externe Person/Firma. Typische Anwendungsfälle:

  • Mitgliedsbeiträge — wenn du Beiträge per Rechnung statt per Lastschrift einziehst
  • Kursgebühren — Stimmbildung, Workshop-Teilnahme, Probenwochenende
  • Notenkopien oder Materialverkauf
  • Vermietung von Räumen oder Equipment
  • Sponsoring-Rechnungen an Förderer oder Werbepartner
  • Auftrittsgagen an externe Veranstalter

Chorilo erstellt eine Rechnung mit allen gesetzlich nötigen Angaben (§14 UStG), legt automatisch die passende Buchung an und erlaubt dir den direkten PDF-Versand per E-Mail.

So erstellst du eine Rechnung

  1. Öffne Verwaltung > Kassenbuch > Manuelle Rechnung.
  2. Klicke auf Neue Rechnung.
  3. Wähle den Empfänger — Mitglied aus der Liste oder externe Person/Firma manuell eintragen.
  4. Trage die Rechnungspositionen ein: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, ggf. USt-Satz.
  5. Wähle Zahlungsziel und Bankkonto, auf das gezahlt werden soll.
  6. Optional: Notiz für interne Zwecke (taucht nicht auf der Rechnung auf).
  7. Klicke auf Vorschau, um das PDF zu prüfen.
  8. Speichere. Chorilo legt automatisch eine Buchung im Kassenbuch an.
  9. Optional: Klicke auf Per E-Mail versenden, um die Rechnung direkt zu verschicken.

Pflichtangaben prüfen

Damit die Rechnung gesetzeskonform ist, hinterlegst du einmalig in den Spenden-Einstellungen (gilt auch für Rechnungen):

  • Vereinsname und vollständige Anschrift
  • Steuernummer und ggf. USt-IdNr.
  • Vereins-Bankverbindung
  • Vorstand/Geschäftsführer (Pflichtangabe nach §14 UStG)
  • Kleinunternehmer-Hinweis, falls zutreffend

Die Rechnungsnummer wird fortlaufend automatisch vergeben.

Berechtigung

Du brauchst cashbook.edit, um Rechnungen zu erstellen oder zu versenden.

Tipps

  • Hinterlege die Vereinsdaten einmal sauber in den Einstellungen — dann läuft jede Rechnung automatisch korrekt.
  • Versende Rechnungen direkt aus Chorilo statt aus dem Mail-Programm — so ist der Versand dokumentiert und der Mailtext einheitlich.
  • Reconciliation am Eingang nicht vergessen — sonst hast du Forderung und Bankeingang doppelt im System.
  • Storniere fehlerhafte Rechnungen offiziell über eine Stornorechnung, statt einfach zu löschen — das ist GoBD-konform.

Häufige Fragen

Erfüllen die Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen?▾
Ja. Chorilo erstellt Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG: vollständige Vereinsdaten, Empfänger, Rechnungsnummer (fortlaufend), Datum, Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobetrag, ggf. USt-Ausweis oder Kleinunternehmer-Hinweis.
Wird die Rechnung automatisch verbucht?▾
Ja. Sobald du eine Rechnung speicherst, legt Chorilo automatisch eine Forderungs-Buchung im Kassenbuch an. Sobald der Zahlungseingang auf dem Bankkonto erscheint, schlägt Chorilo die Reconciliation vor.
Kann ich Rechnungen per E-Mail an den Empfänger schicken?▾
Ja. Beim Erstellen kannst du direkt eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang versenden. Die E-Mail-Adresse ziehst du aus den Mitgliederdaten oder gibst sie manuell ein.

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