Urejanje datotek Word in Excel v brskalniku

Kaj je to?

Dokumente Word in preglednice Excel iz shrambe datotek svojega zbora odpreš neposredno v Chorilu, brez prenosa. Urejaš jih v brskalniku in jih shraniš v isto mapo. Word in Excel na računalniku datoteko nato odpreta kot običajno, aplikacija Files pa novo različico dobi samodejno.

Kako odpreš datoteko

1. V stranski vrstici klikni Datoteke in odpri mapo.
2. Klikni datoteko Word ali Excel. Odpre se v urejevalniku. Ali: meni ··· pri datoteki → Uredi v brskalniku.
3. Zgoraj vidiš ime datoteke in stanje, na primer »Različica 4 · shranjeno danes«.

Urejanje dokumentov Word

• Slog odstavka: Navadno, Naslov, Naslov 1–3 in slogi, ki jih dokument že uporablja
• Pisava in velikost, z gumbi za večjo in manjšo
• Krepko, ležeče, podčrtano, prečrtano (Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)
• Barva pisave in označevanje, poravnava, oznake in oštevilčenje (Tab in Shift+Tab spremenita raven)
• Povezava, vstavi tabelo, vstavi sliko, prelom strani (Ctrl+Enter)

Ko je kazalec v tabeli, se prikaže druga vrstica za vstavljanje ali brisanje vrstic in stolpcev, spajanje in deljenje celic ali brisanje tabele.

Spodaj desno povečaš pogled od 75 do 200 % ali stran prilagodiš širini okna. To spremeni samo prikaz, ne datoteke.

Urejanje preglednic Excel

• Klikni celico in tipkaj. Enter potrdi in gre vrstico nižje, Tab gre v desno. Dvoklik ali F2 uredi vsebino.
• Formule se začnejo z »=«. Chorilo med tipkanjem predlaga funkcije; s klikom na celico vstaviš njen sklic.
• Σ Vsota predlaga vsoto števil nad celico.
• Oblika števila: število, valuta, odstotek, datum, čas, besedilo in decimalna mesta.
• Pisava, barve, poravnava, prelom besedila, obrobe in spojene celice v orodni vrstici.
• Vrstice in stolpci: vstavi, izbriši ali zamrzni. Povleci rob v glavi, da spremeniš širino in višino.
• Zapolnjevanje: povleci kvadratek desno spodaj na izboru.
• Kopiranje in lepljenje deluje tudi med Chorilom in Excelom. Spodaj zamenjaš list, ga dodaš, preimenuješ ali izbrišeš.

Povezano s Chorilom

• Predloge: Pod Datoteke → Novo izbereš predlogo: pismo, vabilo na občni zbor, zapisnik, načrt vaj (Word) ali seznam prisotnosti in blagajno za izlet (Excel). Glava z logotipom, imenom in naslovom zbora je že vključena. Lastne predloge Word ali Excel shrani v mapo Predloge in prikažejo se na istem seznamu.
• Vstavi dogodke: Vstavi › Vstavi dogodke doda en dogodek kot odstavek ali več kot tabelo (datum, ura, kraj). V Excelu se začnejo pri izbrani celici.
• Vstavi program: Vstavi › Vstavi program prevzame note dogodka v vrstnem redu programa s skladateljem, priredbo in trajanjem.
• Omeni člane: Vtipkaj @ in ime. Ob shranjevanju oseba dobi obvestilo. Predlagani so samo člani, ki smejo videti datoteko.
• Spajanje dokumentov: Prek Vstavi › Spajanje dokumentov dodaš polja, kot sta «Ime» ali «Kraj», in nato ustvariš skupen dokument za vse aktivne člane, en glas ali izbor. Shrani se kot nova datoteka v isto mapo. Naslov in e-pošta sta na voljo le, če ju vidiš tudi na seznamu članov.
• Posreduj: V meniju ··· zgoraj datoteko pripneš k dogodku ali jo pošlješ v novem obvestilu.

Skupno urejanje

Isto datoteko lahko hkrati ureja več oseb. Zgoraj desno vidiš, kdo ima datoteko odprto. Spremembe drugih se prikažejo takoj: v Wordu s kazalcem in imenom osebe, v Excelu kot barvni okvir okoli celice. Razveljavi prekliče samo tvoje korake.

Kdor sme datoteko samo gledati, vse spremlja v živo. Shranjevanje kot doslej ustvari novo različico in vsi vidijo, kdo je shranil. Še neshranjene spremembe ostanejo 7 dni, tudi če vsi zaprejo datoteko. Če v tem času od zunaj pride nova različica, na primer z nalaganjem ali prek aplikacije Files, velja nova različica, neshranjene spremembe iz zaprte datoteke pa odpadejo. Word, Excel in aplikacija Files na računalniku vidijo samo shranjeno stanje.

Shranjevanje in različice

1. Klikni Shrani ali pritisni Ctrl+S (⌘+S na Macu).
2. Chorilo ustvari novo različico; prejšnje stanje ostane 7 dni pod Različice.
3. Če od zunaj pride nova različica, ti pa imaš neshranjene spremembe, Chorilo vpraša: Vseeno shrani ali Shrani kot kopijo.

Nov dokument

Datoteke → Novo → Wordov dokument ali Excelova preglednica, vpiši ime in izberi Ustvari in odpri.

Dovoljenja

• Ogled: ogled datotek. Brez pravice urejanja se datoteka odpre samo za ogled, kopiranje in prenos.
• Urejanje in shranjevanje: urejanje datotek v tej mapi.
• Nov dokument: nalaganje datotek v trenutno mapo.

Nasveti

• Nič se ne izgubi: kar urejevalnik ne pozna, se shrani nespremenjeno.
• Ista celica v Excelu: če dve osebi hkrati spremenita isto celico, velja zadnji vnos.
• Velike datoteke nad 30 MB in stare oblike (.doc, .xls) še vedno odpreš na svoji napravi.
• Tipkovnica in telefon: Z Esc zapustiš dokument ali preglednico, s Tab prideš do gumbov spodaj. Na telefonu se celice dotakni drugič, da jo urediš, in povleci okroglo ročico, da razširiš izbor.