Editar archivos de Word y Excel en el navegador

¿Qué es?

Abres documentos de Word y hojas de Excel del almacenamiento de archivos de tu coro directamente en Chorilo, sin descargarlos. Los editas en el navegador y los guardas en la misma carpeta. Word y Excel en el ordenador abren el archivo después con normalidad, y la app Files recibe la nueva versión automáticamente.

Cómo abrir un archivo

1. Haz clic en Archivos en la barra lateral y abre la carpeta.
2. Haz clic en un archivo de Word o Excel. Se abre en el editor. También: menú ··· del archivo → Editar en el navegador.
3. Arriba ves el nombre del archivo y su estado, por ejemplo «Versión 4 · guardada hoy».

Editar documentos de Word

• Estilo de párrafo: Normal, Título, Título 1 a 3 y los estilos que ya usa el documento
• Fuente y tamaño, con botones para más grande y más pequeño
• Negrita, cursiva, subrayado, tachado (Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)
• Color de fuente y resaltado, alineación, viñetas y numeración (Tab y Mayús+Tab cambian el nivel)
• Enlace, insertar tabla, insertar imagen, salto de página (Ctrl+Intro)

Con el cursor en una tabla aparece una segunda barra para insertar o eliminar filas y columnas, combinar y dividir celdas o eliminar la tabla.

Abajo a la derecha puedes ampliar la vista del 75 al 200 % o ajustar la página al ancho de la ventana. Esto solo cambia la vista, no el archivo.

Editar hojas de Excel

• Haz clic en una celda y escribe. Intro confirma y baja una fila, Tab pasa a la derecha. Doble clic o F2 edita el contenido.
• Las fórmulas empiezan con «=». Chorilo sugiere funciones mientras escribes; al hacer clic en una celda se inserta su referencia.
• Σ Suma propone la suma de los números de arriba.
• Formato de número: número, moneda, porcentaje, fecha, hora, texto y decimales.
• Fuente, colores, alineación, ajuste de texto, bordes y celdas combinadas en la barra de herramientas.
• Filas y columnas: insertar, eliminar o inmovilizar. Arrastra el borde en el encabezado para cambiar ancho y alto.
• Rellenar: arrastra el cuadradito de la esquina inferior derecha de la selección.
• Copiar y pegar funciona también entre Chorilo y Excel. Abajo cambias de hoja, las añades, renombras o eliminas.

Conectado con Chorilo

• Plantillas: En Archivos → Nuevo eliges una plantilla: carta, convocatoria de la asamblea general, acta, plan de ensayos (Word) o lista de asistencia y lista de caja para una excursión (Excel). El membrete con logo, nombre y dirección del coro ya viene incluido. Guarda tus propias plantillas de Word o Excel en una carpeta Plantillas y aparecerán en la misma lista.
• Insertar eventos: Insertar › Insertar eventos añade un evento como párrafo o varios como tabla (fecha, hora, lugar). En Excel empiezan en la celda seleccionada.
• Insertar programa: Insertar › Insertar programa añade las partituras de un evento en el orden del programa con compositor, arreglo y duración.
• Mencionar miembros: Escribe @ y un nombre. Al guardar, esa persona recibe un aviso. Solo se sugieren miembros que pueden ver el archivo.
• Combinación de correspondencia: Con Insertar › Combinación de correspondencia añades campos como «Nombre» o «Ciudad» y creas un documento conjunto para todos los miembros activos, una voz o una selección. Se guarda como archivo nuevo en la misma carpeta. Dirección y correo solo aparecen si también puedes verlos en la lista de miembros.
• Compartir: En el menú ··· de arriba adjuntas el archivo a un evento o lo envías en un comunicado nuevo.

Editar en equipo

Varias personas pueden editar el mismo archivo a la vez. Arriba a la derecha ves quién tiene el archivo abierto. Los cambios de los demás aparecen al momento: en Word con su cursor y su nombre, en Excel como un marco de color alrededor de la celda. Deshacer solo revierte tus propios pasos.

Quien solo puede ver el archivo lo sigue todo en directo. Guardar crea una versión nueva como siempre, y todos ven quién ha guardado. Lo que aún no se ha guardado se conserva 7 días, aunque todos cierren el archivo. Si en ese tiempo llega una versión nueva desde fuera, por ejemplo con una subida o la app Files, vale la versión nueva y se pierde lo que no estaba guardado en el archivo cerrado. Word, Excel y la app Files del ordenador solo ven lo guardado.

Guardar y versiones

1. Haz clic en Guardar o pulsa Ctrl+S (⌘+S en Mac).
2. Chorilo crea una nueva versión; el estado anterior queda 7 días en Versiones.
3. Si llega una versión nueva desde fuera y tienes cambios sin guardar, Chorilo pregunta: Guardar de todos modos o Guardar como copia.

Crear un documento nuevo

Archivos → Nuevo → Documento de Word u Hoja de Excel, escribe un nombre y pulsa Crear y abrir.

Permisos

• Ver: ver archivos. Sin permiso de edición el archivo se abre solo para ver, copiar y descargar.
• Editar y guardar: editar archivos en esa carpeta.
• Crear documento: subir archivos en la carpeta actual.

Consejos

• No se pierde nada: lo que el editor no conoce se guarda sin cambios.
• La misma celda de Excel: si dos personas cambian la misma celda a la vez, cuenta la última entrada.
• Archivos grandes de más de 30 MB y formatos antiguos (.doc, .xls) se siguen abriendo en tu dispositivo.
• Teclado y móvil: Con Esc sales del documento o de la tabla y con Tab llegas a los botones de abajo. En el móvil, toca una celda por segunda vez para editarla y arrastra el tirador redondo para ampliar la selección.