Modifier des fichiers Word et Excel dans le navigateur

De quoi s'agit-il ?

Tu ouvres les documents Word et classeurs Excel du stockage de fichiers de ta chorale directement dans Chorilo, sans les télécharger. Tu les modifies dans le navigateur et les enregistres dans le même dossier. Word et Excel sur l'ordinateur ouvrent ensuite le fichier normalement, et l'app Files reçoit automatiquement la nouvelle version.

Ouvrir un fichier

1. Clique sur Fichiers dans la barre latérale et ouvre le dossier.
2. Clique sur un fichier Word ou Excel. Il s'ouvre dans l'éditeur. Sinon : menu ··· du fichier → Modifier dans le navigateur.
3. En haut, tu vois le nom du fichier et son état, par exemple « Version 4 · enregistrée aujourd'hui ».

Modifier un document Word

• Style de paragraphe : Normal, Titre, Titre 1 à 3 et les styles déjà utilisés dans le document
• Police et taille, avec des boutons plus grand et plus petit
• Gras, italique, souligné, barré (Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)
• Couleur de police et surlignage, alignement, puces et numérotation (Tab et Maj+Tab changent le niveau)
• Lien, insérer un tableau, insérer une image, saut de page (Ctrl+Entrée)

Quand le curseur est dans un tableau, une seconde barre apparaît pour insérer ou supprimer lignes et colonnes, fusionner ou fractionner des cellules ou supprimer le tableau.

En bas à droite, tu peux zoomer de 75 à 200 % ou ajuster la page à la largeur de la fenêtre. Cela change uniquement l’affichage, pas le fichier.

Modifier un classeur Excel

• Clique dans une cellule et tape. Entrée valide et descend d'une ligne, Tab passe à droite. Double-clic ou F2 modifie le contenu.
• Les formules commencent par « = ». Chorilo propose des fonctions pendant la saisie ; un clic sur une cellule insère sa référence.
• Σ Somme propose la somme des nombres au-dessus.
• Format de nombre : nombre, monétaire, pourcentage, date, heure, texte et décimales.
• Police, couleurs, alignement, renvoi à la ligne, bordures et cellules fusionnées dans la barre d'outils.
• Lignes et colonnes : insérer, supprimer ou figer. Fais glisser le bord dans l'en-tête pour changer largeur et hauteur.
• Recopier : fais glisser le petit carré en bas à droite de la sélection.
• Copier-coller fonctionne aussi entre Chorilo et Excel. En bas, tu changes de feuille, en ajoutes, renommes ou supprimes.

Relié à Chorilo

• Modèles : Sous Fichiers → Nouveau, choisis un modèle : lettre, convocation à l'assemblée générale, procès-verbal, planning des répétitions (Word) ou liste de présence et liste de caisse pour une sortie (Excel). L'en-tête avec logo, nom et adresse de la chorale est déjà en place. Range tes propres modèles Word ou Excel dans un dossier Modèles : ils apparaissent dans la même liste.
• Insérer des événements : Insérer › Insérer des événements ajoute un événement en paragraphe ou plusieurs en tableau (date, heure, lieu). Dans Excel, ils commencent à la cellule sélectionnée.
• Insérer le programme : Insérer › Insérer le programme reprend les partitions d'un événement dans l'ordre du programme avec compositeur, arrangement et durée.
• Mentionner des membres : Tape @ et un nom. À l'enregistrement, la personne reçoit une notification. Seuls les membres qui peuvent voir le fichier sont proposés.
• Publipostage : Avec Insérer › Publipostage, tu ajoutes des champs comme «Prénom» ou «Ville», puis tu crées un document commun pour tous les membres actifs, une voix ou une sélection. Il est enregistré comme nouveau fichier dans le même dossier. Adresse et e-mail ne sont proposés que si tu peux les voir dans la liste des membres.
• Transmettre : Dans le menu ··· en haut, tu joins le fichier à un événement ou tu l'envoies dans une nouvelle annonce.

Travailler à plusieurs

Plusieurs personnes peuvent modifier le même fichier en même temps. En haut à droite, tu vois qui a ouvert le fichier. Les modifications des autres apparaissent aussitôt : dans Word avec leur curseur et leur nom, dans Excel sous forme de cadre coloré autour de la cellule. Annuler ne reprend que tes propres actions.

Les personnes qui peuvent seulement consulter le fichier suivent tout en direct. Enregistrer crée une nouvelle version comme avant, et tout le monde voit qui a enregistré. Ce qui n’est pas encore enregistré est conservé 7 jours, même si tout le monde ferme le fichier. Si une nouvelle version arrive de l’extérieur pendant ce temps, par exemple par téléversement ou via l’app Files, c’est elle qui s’applique, et ce qui n’était pas enregistré dans le fichier fermé est perdu. Word, Excel et l’app Files sur ordinateur ne voient que la version enregistrée.

Enregistrer et versions

1. Clique sur Enregistrer ou appuie sur Ctrl+S (⌘+S sur Mac).
2. Chorilo crée une nouvelle version ; l'état précédent reste 7 jours sous Versions.
3. Si une nouvelle version arrive de l'extérieur alors que tu as des modifications non enregistrées, Chorilo demande : Enregistrer quand même ou Enregistrer une copie.

Créer un nouveau document

Fichiers → Nouveau → Document Word ou Classeur Excel, saisis un nom puis Créer et ouvrir.

Droits

• Afficher : voir les fichiers. Sans droit de modification, le fichier s'ouvre seulement pour l'affichage, la copie et le téléchargement.
• Modifier et enregistrer : modifier les fichiers de ce dossier.
• Créer un document : envoyer des fichiers dans le dossier actuel.

Conseils

• Rien ne se perd : ce que l'éditeur ne connaît pas est enregistré sans changement.
• La même cellule Excel : si deux personnes modifient la même cellule en même temps, c'est la dernière saisie qui compte.
• Les gros fichiers de plus de 30 Mo et les anciens formats (.doc, .xls) s'ouvrent toujours sur ton appareil.
• Clavier et téléphone : Avec Échap, tu quittes le document ou le tableau, puis Tab mène aux boutons du dessous. Sur téléphone, touche une cellule une seconde fois pour la modifier et fais glisser la poignée ronde pour étendre la sélection.