Modificare file Word ed Excel nel browser

Che cos'è?

Apri documenti Word e fogli Excel dall'archivio file del tuo coro direttamente in Chorilo, senza scaricarli. Li modifichi nel browser e li salvi nella stessa cartella. Word ed Excel sul computer aprono poi il file normalmente e l'app Files riceve la nuova versione automaticamente.

Come aprire un file

1. Clicca su File nella barra laterale e apri la cartella.
2. Clicca su un file Word o Excel. Si apre nell'editor. In alternativa: menu ··· del file → Modifica nel browser.
3. In alto vedi il nome del file e lo stato, per esempio «Versione 4 · salvata oggi».

Modificare documenti Word

• Stile di paragrafo: Normale, Titolo, Titolo 1–3 e gli stili già usati nel documento
• Carattere e dimensione, con pulsanti per ingrandire e rimpicciolire
• Grassetto, corsivo, sottolineato, barrato (Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)
• Colore carattere ed evidenziazione, allineamento, elenchi puntati e numerati (Tab e Maiusc+Tab cambiano livello)
• Link, inserisci tabella, inserisci immagine, interruzione di pagina (Ctrl+Invio)

Con il cursore in una tabella compare una seconda barra per inserire o eliminare righe e colonne, unire e dividere celle o eliminare la tabella.

In basso a destra puoi ingrandire la vista dal 75 al 200% o adattare la pagina alla larghezza della finestra. Cambia solo la visualizzazione, non il file.

Modificare fogli Excel

• Clicca in una cella e scrivi. Invio conferma e scende di una riga, Tab va a destra. Doppio clic o F2 modifica il contenuto.
• Le formule iniziano con «=». Chorilo suggerisce funzioni mentre scrivi; cliccando su una cella ne inserisci il riferimento.
• Σ Somma propone la somma dei numeri sopra.
• Formato numero: numero, valuta, percentuale, data, ora, testo e decimali.
• Carattere, colori, allineamento, testo a capo, bordi e celle unite nella barra degli strumenti.
• Righe e colonne: inserire, eliminare o bloccare. Trascina il bordo nell'intestazione per cambiare larghezza e altezza.
• Riempimento: trascina il quadratino in basso a destra della selezione.
• Copia e incolla funziona anche tra Chorilo ed Excel. In basso cambi foglio, ne aggiungi, rinomini o elimini.

Collegato a Chorilo

• Modelli: In File → Nuovo scegli un modello: lettera, convocazione dell'assemblea dei soci, verbale, piano delle prove (Word) oppure foglio presenze e cassa per una gita (Excel). L'intestazione con logo, nome e indirizzo del coro è già inclusa. Metti i tuoi modelli Word o Excel in una cartella Modelli e compariranno nella stessa lista.
• Inserisci eventi: Inserisci › Inserisci eventi aggiunge un evento come paragrafo o più eventi come tabella (data, ora, luogo). In Excel partono dalla cella selezionata.
• Inserisci programma: Inserisci › Inserisci programma riprende gli spartiti di un evento nell'ordine del programma con compositore, arrangiamento e durata.
• Menziona membri: Scrivi @ e un nome. Al salvataggio la persona riceve una notifica. Vengono proposti solo i membri che possono vedere il file.
• Stampa unione: Con Inserisci › Stampa unione aggiungi campi come «Nome» o «Città» e poi crei un documento unico per tutti i membri attivi, una voce o una selezione. Viene salvato come nuovo file nella stessa cartella. Indirizzo ed e-mail compaiono solo se puoi vederli anche nell'elenco membri.
• Condividere: Nel menu ··· in alto alleghi il file a un evento o lo invii in una nuova comunicazione.

Lavorare insieme

Più persone possono modificare lo stesso file contemporaneamente. In alto a destra vedi chi ha il file aperto. Le modifiche degli altri compaiono subito: in Word con il cursore e il nome della persona, in Excel come cornice colorata intorno alla cella. Annulla riguarda solo i tuoi passaggi.

Chi può solo visualizzare il file segue tutto in diretta. Salvare crea una nuova versione come prima e tutti vedono chi ha salvato. Ciò che non è ancora salvato resta conservato per 7 giorni, anche se tutti chiudono il file. Se in questo periodo arriva dall’esterno una nuova versione, per esempio con un caricamento o tramite l’app Files, vale la nuova versione e ciò che non era salvato nel file chiuso va perso. Word, Excel e l’app Files sul computer vedono solo lo stato salvato.

Salvare e versioni

1. Clicca su Salva o premi Ctrl+S (⌘+S su Mac).
2. Chorilo crea una nuova versione; lo stato precedente resta 7 giorni in Versioni.
3. Se dall'esterno arriva una nuova versione mentre hai modifiche non salvate, Chorilo chiede: Salva comunque o Salva come copia.

Creare un nuovo documento

File → Nuovo → Documento Word o Foglio Excel, inserisci un nome e scegli Crea e apri.

Autorizzazioni

• Visualizzare: vedere i file. Senza permesso di modifica il file si apre solo per visualizzare, copiare e scaricare.
• Modificare e salvare: modificare i file in quella cartella.
• Creare un documento: caricare file nella cartella attuale.

Suggerimenti

• Non si perde nulla: ciò che l'editor non conosce viene salvato senza modifiche.
• La stessa cella di Excel: se due persone cambiano la stessa cella nello stesso momento, vale l'ultimo inserimento.
• File grandi oltre 30 MB e formati vecchi (.doc, .xls) si aprono ancora sul tuo dispositivo.
• Tastiera e telefono: Con Esc esci dal documento o dal foglio e con Tab raggiungi i pulsanti sottostanti. Sul telefono tocca una cella una seconda volta per modificarla e trascina la maniglia rotonda per estendere la selezione.