Mededeling opstellen

Wat is dit?

Met de functie Mededeling opstellen stuur je een aankondiging naar alle of geselecteerde leden van je koor. Mededelingen zijn het juiste gereedschap voor info die iedereen moet bereiken — anders dan een chat richten ze zich niet op één ontvanger maar op de gemeenschap.

Typische aanleidingen voor een mededeling:

• Repetitie-info — kortetermijnafzegging, lokaalwissel, extra repetitie
• Optreden-info — bereikbaarheid, kleding, plaatsrepetitie, programma
• Organisatorisch — nieuwe repetitiebladmuziek, repetitieplan, verenigingszaken
• Stemmingen — afspraakbepaling, stukkeuze, bestuursverkiezingen
• Gezelligheid — verjaardagen, feesten, uitstapjes

Zo stel je een mededeling op

1. Open het onderdeel Mededelingen in het hoofdmenu.
2. Klik op "Nieuwe mededeling" rechtsboven.
3. Kies het koor — of meerdere, als de mededeling naar meer dan één koor moet.
4. Voer een sprekende titel in — die verschijnt in het overzicht en in het pushbericht.
5. Schrijf de tekst in de editor. Je kunt alinea''s, lijsten en links gebruiken.
6. Voeg indien nodig bestanden toe — PDF, afbeelding, Word, Excel en meer worden ondersteund.
7. Activeer optioneel een poll en voer de antwoordopties in.
8. Kies de ontvangers: alle leden of gericht stemmen en functies.
9. Publiceer de mededeling. Pushberichten gaan direct uit, e-mails binnen 10 minuten gebundeld.

Mededeling aan meerdere koren

Leid je meerdere koren, dan kun je er in de koorselectie meerdere aantikken. Alle gekozen koren krijgen dan één gedeelde mededeling, geen kopie per koor. Dat heeft gevolgen die je moet kennen:

• Reacties gaan over de koorgrenzen heen. Wie reageert, schrijft zichtbaar voor alle betrokken koren — met naam.
• Emoji-reacties en peilingsresultaten ook. De deelname wordt over alle koren samen geteld.
• Beperkte zichtbaarheid is dan niet mogelijk. Stemmen, functies en chatgroepen bestaan alleen binnen één koor. Zodra je meer dan één koor kiest, is die optie uitgeschakeld.
• Iedereen ziet dat de mededeling gedeeld is. Bij de mededeling staat naar welke koren die gaat en dat iedereen de reacties van de anderen ziet.
• Bewerken en verwijderen mag iedereen die in een van de betrokken koren het bijbehorende recht heeft. In de mobiele app kan dat voor gedeelde mededelingen nog niet — daar verschijnt een melding.

Voorwaarde: je hebt in elk gekozen koor het recht nodig om mededelingen op te stellen. Koren zonder dat recht verschijnen niet eens in de selectie.

Wat de ontvangers zien

Na het publiceren verschijnt de mededeling direct in het mededelingenoverzicht. Leden met pushberichten krijgen daarnaast een melding op hun telefoon. In de verzamelmail staan titel en voorbeeldtekst, een klik leidt direct naar de webweergave of app.

Ontvangers kunnen je mededeling becommentariëren, met emoji reageren, bijlagen downloaden en aan polls deelnemen.

Rechten

Je hebt het recht Notificaties aanmaken & bewerken nodig om een mededeling op te stellen. Dat is standaard aan koorleiding en bestuur toegekend. De toewijzing beheer je in de koorinstellingen onder Beheer > Rechtengroepen.

Tips

• Kies een duidelijke, korte titel — die wordt ook als onderwerp van de e-mail gebruikt.
• Schrijf het belangrijkste in de eerste zin, zodat het in het voorbeeld en de pushmelding zichtbaar is.
• Gebruik gericht losse stemmen als ontvangers, als alleen sopraan of bas erbij betrokken is — anderen worden niet onnodig gemeld.
• Combineer poll en bijlage, bijv. voor stukvoorstellen met bladmuziekvoorbeelden als PDF.
• Kies alleen meerdere koren voor onderwerpen die echt iedereen aangaan — bijvoorbeeld een gezamenlijk concert. Voor interne afspraken blijft één mededeling per koor beter, want dan leest niemand uit het andere koor mee.

Reacties uitschakelen

Niet elk bericht heeft een discussie nodig. Bij het maken en bij het bewerken vind je de optie Reacties uitschakelen. Staat die aan, dan kunnen leden het bericht alleen lezen: het reactieveld verdwijnt, op het web en in de app.

Handig bij pure informatie waarop geen reactie nodig is. Je kunt reacties later altijd weer vrijgeven: bericht bewerken, vinkje weghalen, opslaan. Bestaande reacties blijven zichtbaar.