Apartado de archivos del coro

¿Qué es esto?

El apartado de archivos del coro es el archivo central de documentos de tu coro. Aquí guardas todo lo que no es un evento, una partitura ni un dato de miembro: documentos de la asociación, actas, contratos, contrato del local de ensayo, material publicitario para conciertos, guías y mucho más.

Contenidos típicos:

• Documentos de la asociación: estatutos, reglamento interno, extracto del registro
• Actas: reuniones de junta, asambleas
• Contratos: alquiler del local, contrato del director, derechos de autor
• Material de concierto: programas, notas de prensa, carteles, paquetes de patrocinio
• Guías: «¿Cómo uso Chorilo?», lista del encargado de ensayos
• Grabaciones: tomas en directo, vídeos publicitarios (si no son demasiado pesados)
• Documentos fiscales: plantillas de recibo de donativo, justificantes

Así usas el apartado

1. Abre tu coro y entra en Administración > Archivos.
2. Verás todas las carpetas y archivos del nivel actual.
3. Pulsa una carpeta para entrar en ella.
4. Pulsa un archivo para abrirlo, descargarlo o compartirlo.
5. Crea carpetas nuevas desde «+ Crear carpeta».
6. Sube archivos desde «+ Subir archivos» o arrastrando y soltando.

Lo que puedes ver y hacer

• Abrir archivos en la vista previa del navegador (PDF, imágenes, vídeos)
• Descargar archivos para guardarlos en local
• Compartir un enlace directo con miembros o por correo
• Ver el historial de versiones (en documentos importantes)
• Ver la fecha de creación y modificación junto con el creador y el último editor de cada archivo — como columnas en la vista de lista y como tooltip al pasar el ratón en la vista de cuadrícula. Así compruebas antes de editar si tu copia local sigue siendo la más reciente y evitas sobrescribir los cambios de otra persona.
• Ajustar permisos por archivo o carpeta
• Buscar en todo el árbol de archivos

Permiso

Necesitas el permiso Ver archivos para ver el apartado. Por defecto, todos los miembros tienen acceso. Para subir, eliminar y editar necesitas Editar archivos, normalmente la dirección y la junta.

Algunas carpetas pueden tener un acceso más restringido, por ejemplo «carpeta de la junta», visible solo para la junta.

Consejos

• Estructura con carpetas claras: «01 Documentos de la asociación», «02 Actas», «03 Conciertos», etc. Una numeración consistente da un orden lógico.
• No crees demasiadas carpetas en el primer nivel — entre 5 y 10 suelen bastar. Las estructuras más profundas van debajo.
• Sube solo versiones finales — los borradores van en tu editor local, no en el archivo común.
• Usa nombres de archivo descriptivos — «acta-junta-2024-03-15.pdf» es mucho mejor que «acta.pdf».
• Haz limpieza una vez al año — archiva o elimina archivos antiguos que ya no sean relevantes. Así el apartado se mantiene claro.