Skapa händelse

Vad är detta?

Med funktionen Skapa händelse lägger du in en enskild händelse eller en hel serie repetitioner för din ensemble. Händelser visas automatiskt i kalendern hos alla inbjudna medlemmar — både på webben och i Chorilo-appen. Medlemmar kan svara ja eller nej direkt så att du alltid ser vem som kommer och vem som saknas.

Vanliga händelsetyper:

• Repetition — regelbunden veckorepetition eller enstaka stämrepetition
• Framträdande — konsert, gudstjänst, gala eller tävling
• Konsert med biljettförsäljning — framträdande med biljetter online via Chorilo
• Styrelsemöte eller organisatoriskt möte — synligt endast för utvalda medlemmar
• Övriga händelser — stämgruppsträffar, födelsedagsfirande, förberedelser inför framträdanden

Så skapar du en händelse

1. Öppna området Händelser i huvudmenyn.
2. Klicka på "Ny händelse" uppe till höger. I appen trycker du på plus-symbolen i nedre raden.
3. Fyll i obligatoriska fält: titel, datum, start, slut och plats.
4. Välj deltagare: som standard är alla medlemmar inbjudna. Du kan välja enskilda stämmor eller funktioner när händelsen bara berör en del av ensemblen.
5. Koppla noter (valfritt): välj de stycken från ditt notbibliotek som ska spelas eller repeteras vid händelsen.
6. Aktivera upprepning (valfritt): varje vecka för regelbundna repetitioner, varje månad för styrelsemöten eller en egen rytm.
7. Spara händelsen. Alla inbjudna medlemmar får direkt en push-notis och inom 10 minuter dessutom ett samlat e-postmeddelande.

Vad medlemmarna ser

När händelsen sparats syns den i följande områden:

• Översikten: kommande händelser visas i widgeten "Nästa händelser".
• Området Händelser: komplett lista över alla kommande och tidigare händelser.
• Mobilappen, fliken Händelser: tryck på händelsen för detaljvy, ja/nej-knapp syns direkt.
• Personlig kalender: via iCal-prenumerationen kan medlemmar hämta in alla Chorilo-händelser i sin egen kalender (Google, Apple, Outlook).

Medlemmar kan dessutom kommentera händelsen och ställa frågor, ladda ner noter som du kopplat och säga ja eller nej till sin närvaro. Närvaron kan justeras i efterhand vid behov.

Behörighet

Du behöver behörigheten Skapa & redigera evenemang för att skapa nya händelser. Som standard har körledare, styrelse och alla medlemmar i en motsvarande behörighetsgrupp denna behörighet. Medlemmar utan behörigheten kan bara se händelser och hantera sin egen närvaro.

Behörigheter justerar du i körinställningarna under Administration > Behörighetsgrupper.

Tips

• Planera repetitioner långt i förväg — gärna ett helt kvartal eller halvår på en gång. Medlemmar kan då tidigt anpassa sig efter viktiga datum och du upptäcker krockar i tid.
• Använd stämrepetitioner medvetet: om du bara bjuder in herrstämmorna eller bara alten visas händelsen endast för dessa medlemmar. Övriga får inga onödiga notiser.
• Koppla alltid in noterna som ska repeteras. Medlemmar kan då förbereda sig hemma och ha styckena offline i appen när de är på språng.
• Aktivera påminnelser vid viktiga framträdanden — Chorilo skickar automatiskt en påminnelse en till två dagar före händelsen till alla som ännu inte svarat ja.

Om något går fel

Om en händelse inte kan skapas beror det oftast på något av följande:

• Saknad behörighet: kontrollera din roll i behörighetsgruppen.
• Plats hittas inte: lägg in platsen i förväg under Administration > Platser.
• Datum bakåt i tiden: Chorilo hindrar att händelser skapas med datum före idag. Lägg bara in en händelse i förfluten tid om du vill efterregistrera närvaro — använd då funktionen Efterregistrera under Medlemmar.