Créer un événement

De quoi s'agit-il ?

La fonction Créer un événement te permet d'ajouter un événement isolé ou toute une série de répétitions pour ton ensemble. Les événements apparaissent automatiquement dans le calendrier de tous les membres invités — aussi bien sur le web que dans l'application Chorilo. Les membres peuvent confirmer ou décliner directement, ce qui te permet de voir à tout moment qui sera présent et qui sera absent.

Types d'événements courants :

• Répétition — répétition hebdomadaire régulière ou répétition par pupitre ponctuelle
• Représentation — concert, office religieux, gala ou concours
• Concert avec billetterie — représentation avec vente de billets en ligne via Chorilo
• Réunion de bureau ou rencontre organisationnelle — visible uniquement par les membres sélectionnés
• Autres événements — rencontre de pupitres, fête d'anniversaire, préparation d'une représentation

Comment créer un événement

1. Ouvre la rubrique Événements dans le menu principal.
2. Clique sur « Nouvel événement » en haut à droite. Dans l'application, tu appuies sur l'icône plus dans la barre du bas.
3. Remplis les champs obligatoires : titre, date, heure de début, heure de fin et lieu.
4. Choisis les participants : par défaut, tous les membres sont invités. Tu peux cibler certaines voix ou fonctions si l'événement ne concerne qu'une partie de l'ensemble.
5. Associe des partitions (optionnel) : choisis dans ta bibliothèque les morceaux qui seront joués ou répétés lors de l'événement.
6. Active la récurrence (optionnel) : hebdomadaire pour les répétitions régulières, mensuelle pour les réunions de bureau, ou un rythme personnalisé.
7. Enregistre l'événement. Tous les membres invités reçoivent immédiatement une notification push, puis dans les 10 minutes un e-mail récapitulatif.

Ce que voient les membres

Une fois enregistré, l'événement apparaît aux endroits suivants :

• Tableau de bord : les événements à venir s'affichent dans le widget « Prochains événements ».
• Rubrique Événements : liste complète des événements à venir et passés.
• Application mobile, onglet Événements : événement avec accès au détail en un toucher, bouton de confirmation directement visible.
• Calendrier personnel : grâce à l'abonnement iCal, les membres peuvent intégrer tous les événements Chorilo dans leur propre calendrier (Google, Apple, Outlook).

Les membres peuvent aussi commenter l'événement et poser des questions, télécharger les partitions que tu as associées, et confirmer ou décliner leur présence. La présence peut être ajustée plus tard si besoin.

Permission

Tu as besoin de la permission Créer et modifier les événements pour créer de nouveaux événements. Par défaut, les chefs de chœur, les membres du bureau et tous les membres rattachés à un groupe de permissions adapté disposent de cette autorisation. Les membres sans cette permission peuvent uniquement consulter les événements et gérer leur propre présence.

Tu peux ajuster les permissions dans les réglages du chœur sous Administration > Groupes de permissions.

Conseils

• Planifie les répétitions longtemps à l'avance — idéalement un trimestre ou un semestre entier. Les membres peuvent ainsi anticiper les rendez-vous importants et tu identifies les périodes critiques à temps.
• Utilise les répétitions par pupitre de façon ciblée : si tu n'invites que les voix d'hommes ou seulement les alti, l'événement n'est affiché qu'à ces membres. Les autres ne sont pas dérangés inutilement.
• Associe toujours les partitions qui seront travaillées. Les membres peuvent ainsi se préparer à la maison et avoir les morceaux hors ligne dans l'application en déplacement.
• Active les rappels pour les représentations importantes — Chorilo envoie automatiquement un rappel un à deux jours avant l'événement à toutes les personnes qui n'ont pas encore confirmé.

Si quelque chose ne fonctionne pas

Si un événement ne peut pas être créé, c'est le plus souvent lié à l'une de ces causes :

• Permission manquante : vérifie ton rôle dans le groupe de permissions.
• Lieu introuvable : crée le lieu au préalable sous Événements > Billetterie > Lieux.
• Date dans le passé : Chorilo empêche la création d'événements antérieurs à aujourd'hui. Saisis un événement passé uniquement si tu veux compléter des présences — utilise pour cela la fonction Compléter sous Membres.