Crea evento

Cos'è?

Con la funzione Crea evento aggiungi un singolo evento o un'intera serie di prove per il tuo ensemble. Gli eventi appaiono automaticamente nel calendario di tutti i membri invitati — sia in web sia nell'app Chorilo. I membri possono confermare o disdire direttamente, così sai sempre chi viene e chi manca.

Tipi di evento tipici:

• Prova — prova settimanale regolare o prova di sezione una tantum
• Esibizione — concerto, funzione religiosa, gala o concorso
• Concerto con vendita biglietti — esibizione con biglietti online tramite Chorilo
• Riunione del consiglio o incontro organizzativo — visibile solo ai membri selezionati
• Altri eventi — incontri di sezione, festa di compleanno, preparazione esibizione

Come creare un evento

1. Apri l'area Eventi dal menu principale.
2. Clicca su "Nuovo evento" in alto a destra. Nell'app tocca l'icona più nella barra inferiore.
3. Compila i campi obbligatori: titolo, data, inizio, fine e luogo.
4. Scegli i partecipanti: per impostazione predefinita tutti i membri sono invitati. Puoi selezionare singole voci o ruoli quando l'evento riguarda solo una parte dell'ensemble.
5. Collega gli spartiti (opzionale): scegli i brani dalla tua biblioteca che verranno suonati o provati durante l'evento.
6. Attiva la ripetizione (opzionale): settimanale per le prove regolari, mensile per le riunioni del consiglio o un ritmo personalizzato.
7. Salva l'evento. Tutti i membri invitati ricevono subito una notifica push e, entro 10 minuti, anche un'email riassuntiva.

Cosa vedono i membri

Una volta salvato, l'evento compare nelle seguenti aree:

• Dashboard: i prossimi eventi appaiono nel widget "Prossimi eventi".
• Area Eventi: elenco completo di tutti gli eventi futuri e passati.
• App mobile, tab Eventi: tocca l'evento per la vista di dettaglio, con il pulsante di conferma subito visibile.
• Calendario personale: tramite l'abbonamento iCal, i membri possono importare tutti gli eventi Chorilo nel proprio calendario (Google, Apple, Outlook).

I membri possono anche commentare l'evento e fare domande, scaricare gli spartiti che hai collegato e confermare o disdire la propria presenza. La presenza può essere modificata in seguito se necessario.

Autorizzazione

Per creare nuovi eventi ti serve l'autorizzazione Creare e modificare eventi. Per impostazione predefinita ce l'hanno i direttori di coro, il consiglio e tutti i membri con un gruppo di autorizzazioni corrispondente. I membri senza questa autorizzazione possono solo vedere gli eventi e gestire la propria presenza.

Puoi modificare le autorizzazioni nelle impostazioni del coro sotto Amministrazione > Gruppi di autorizzazioni.

Consigli

• Pianifica le prove con largo anticipo — idealmente un intero trimestre o semestre alla volta. I membri possono prepararsi per tempo per le date importanti e tu individui i conflitti in tempo.
• Usa le prove di sezione in modo mirato: se inviti solo gli uomini o solo i contralti, l'evento sarà visibile solo a quei membri. Gli altri non riceveranno notifiche inutili.
• Collega sempre gli spartiti che verranno provati. I membri possono prepararsi a casa e avere i brani offline nell'app quando sono in giro.
• Attiva i promemoria per le esibizioni importanti — Chorilo invia automaticamente un promemoria uno o due giorni prima dell'evento a chi non ha ancora confermato.
• Indica il termine di risposta come anticipo — per esempio «1 giorno prima» invece di una data fissa. Chorilo calcola così il termine per ogni evento separatamente, anche per le serie di prove e gli eventi copiati.

Appuntamento per più cori

Se dirigi più cori, quando crei l'appuntamento puoi selezionare altri cori. L'appuntamento vale allora per tutti i cori selezionati contemporaneamente:

• Puoi scegliere solo cori in cui hai il permesso di modificare gli appuntamenti.
• Tutti vedono lo stesso appuntamento — con risposte, commenti, compiti e spartiti, anche quando gli spartiti provengono da uno degli altri cori.
• Chi canta in più cori coinvolti vede comunque l'appuntamento una sola volta: nell'elenco, nel calendario e nell'abbonamento al calendario.
• La visibilità limitata non è possibile, perché gruppi di autorizzazioni, voci, funzioni e chat di gruppo esistono solo all'interno di un coro.
• La scelta dei cori non si può più cambiare in seguito. Se ti serve una combinazione diversa, crea di nuovo l'appuntamento.

Quando qualcosa va storto

Se un evento non può essere creato, di solito è dovuto a uno di questi motivi:

• Autorizzazione mancante: controlla il tuo ruolo nel gruppo di autorizzazioni.
• Luogo non trovato: crea il luogo prima sotto Eventi > Biglietteria > Luoghi.
• Data nel passato: Chorilo impedisce di creare eventi con data precedente a oggi. Inserisci un evento passato solo se vuoi recuperare le presenze — usa per questo la funzione Recupera presenze sotto Membri.