Afspraak aanmaken

Wat is dit?

Met de functie Afspraak aanmaken maak je één afspraak of een hele repetitiereeks voor je ensemble aan. Afspraken verschijnen automatisch in de agenda van alle uitgenodigde leden — zowel op het web als in de Chorilo-app. Leden kunnen direct toe- of afzeggen, zodat je altijd ziet wie er komt en wie niet.

Typische soorten afspraken:

• Repetitie — wekelijkse vaste repetitie of eenmalige stemrepetitie
• Optreden — concert, kerkdienst, gala of wedstrijd
• Concert met ticketverkoop — optreden met online tickets via Chorilo
• Bestuursvergadering of organisatorisch overleg — alleen zichtbaar voor geselecteerde leden
• Overige afspraken — stemgroepbijeenkomst, verjaardagsfeest, voorbereiding optreden

Zo maak je een afspraak aan

1. Open het onderdeel Afspraken in het hoofdmenu.
2. Klik op "Nieuwe afspraak" rechtsboven. In de app tik je op het plus-symbool in de onderbalk.
3. Vul de verplichte velden in: titel, datum, begin, einde en locatie.
4. Kies de deelnemers: standaard zijn alle leden uitgenodigd. Je kunt gericht losse stemmen of functies kiezen als de afspraak slechts een deel van het ensemble betreft.
5. Koppel bladmuziek (optioneel): kies de stukken uit je bladmuziekbibliotheek die bij de afspraak worden gespeeld of gerepeteerd.
6. Activeer de herhaling (optioneel): wekelijks voor reguliere repetities, maandelijks voor bestuursvergaderingen of een eigen ritme.
7. Sla de afspraak op. Alle uitgenodigde leden ontvangen direct een pushbericht en binnen 10 minuten ook een verzamel-e-mail.

Wat de leden zien

Na het opslaan verschijnt de afspraak op de volgende plekken:

• Dashboard: komende afspraken verschijnen in de widget "Volgende afspraken".
• Onderdeel Afspraken: complete lijst met alle aankomende en voorbije afspraken.
• Mobiele app, tab Afspraken: afspraak met tap naar detail, toezeg-knop direct zichtbaar.
• Persoonlijke agenda: via het iCal-abonnement kunnen leden alle Chorilo-afspraken in hun eigen agenda (Google, Apple, Outlook) laden.

Leden kunnen de afspraak bovendien becommentariëren en vragen stellen, bladmuziek downloaden die je hebt gekoppeld, en hun aanwezigheid toe- of afzeggen. De aanwezigheid kan later indien nodig achteraf worden aangepast.

Rechten

Je hebt het recht Evenementen aanmaken & bewerken nodig om nieuwe afspraken aan te maken. Standaard hebben dirigenten, bestuur en alle leden met een passende rechtengroep dit recht. Leden zonder dit recht kunnen afspraken alleen bekijken en hun eigen aanwezigheid beheren.

De rechten kun je in de koorinstellingen onder Beheer > Rechtengroepen aanpassen.

Tips

• Plan repetities ruim van tevoren — het beste meteen een heel kwartaal of half jaar. Leden kunnen zich zo tijdig op belangrijke afspraken instellen, en je herkent knelpunten op tijd.
• Gebruik stemrepetities gericht: als je alleen de mannenstemmen of alleen de alt uitnodigt, wordt de afspraak ook alleen aan deze leden getoond. Anderen krijgen geen onnodig bericht.
• Koppel altijd de bladmuziek die wordt gerepeteerd. Leden kunnen zich dan thuis al voorbereiden en hebben de stukken onderweg offline in de app paraat.
• Activeer bij belangrijke optredens herinneringen — Chorilo stuurt automatisch een tot twee dagen voor de afspraak een herinnering naar iedereen die nog niet heeft toegezegd.

Als er iets misgaat

Als een afspraak niet kan worden aangemaakt, ligt dat meestal aan een van deze oorzaken:

• Ontbrekende rechten: controleer je rol in de rechtengroep.
• Locatie niet gevonden: maak de locatie eerst aan onder Afspraken > Ticketing > Locaties.
• Datum in het verleden: Chorilo voorkomt het aanmaken van afspraken met een datum vóór vandaag. Voer een afspraak in het verleden alleen in als je aanwezigheden wilt nabewerken — gebruik daarvoor de functie Naboeken onder Leden.