Lier des fichiers à un événement

De quoi s'agit-il ?

Avec Lier des fichiers à un événement, tu attaches des documents, des images, des fichiers audio ou vidéo directement à un événement. Les membres trouvent tout ce qui est important au même endroit — plan d'accès, plan de scène, programme, photo de la tenue ou exemple audio pour s'entraîner.

Comment lier des fichiers

1. Ouvre l'événement et clique sur « Modifier ».
2. Fais défiler jusqu'à la section « Fichiers » dans le formulaire d'édition.
3. Clique sur « Lier des fichiers ».
4. Sélectionne dans la bibliothèque — la recherche ou l'arborescence des dossiers t'aide à retrouver rapidement les fichiers existants.
5. Ou téléverse de nouveaux fichiers, qui sont enregistrés directement dans la bibliothèque et liés en même temps à l'événement.
6. Enregistre l'événement. Les membres reçoivent une notification pour les nouveaux fichiers.

Fichiers typiques pour un événement

• Plan d'accès / plan de situation pour les représentations à l'extérieur
• Disposition de scène avec la position des pupitres
• Programme / livret de chants au format PDF
• Photo de la tenue pour les concerts
• Démos audio pour préparer les passages difficiles
• Contrat / confirmation de l'organisateur
• Set-list / déroulé avec la partie modération

Permission

Tu as besoin de la permission Créer et modifier les événements pour lier des fichiers à un événement. Le fichier lui-même doit se trouver dans la bibliothèque — s'il n'est pas encore téléversé, il te faut en plus la permission de téléverser dans le dossier concerné.

Les membres sans Créer et modifier les événements ne voient les fichiers liés que s'ils ont également accès au dossier correspondant.

Conseils

• Crée un dossier dédié par représentation dans la bibliothèque — la collection reste claire, même au fil des années.
• Lie les fichiers dès la création de l'événement, pour que les membres trouvent tout dès le départ.
• Mets à jour les anciens liens lorsque, par exemple, le plan d'accès change — le lien pointe toujours vers la version actuelle du fichier.
• Utilise des noms de fichiers parlants comme « Plan_de_scene_Concert_ete_2026.pdf » plutôt que « IMG_1234.pdf » — les membres retrouvent immédiatement le bon fichier.
• Surveille les permissions du dossier de fichiers — les documents sensibles (contrats, notes internes) doivent rester dans un dossier protégé.