Bestanden aan een afspraak koppelen

Wat is dit?

Met Bestanden aan een afspraak koppelen hang je documenten, afbeeldingen, audio- of videobestanden direct aan een afspraak. Leden vinden alles wat belangrijk is voor de afspraak op één plek — routebeschrijving, podiumschets, programmaboekje, foto van de kledingvoorschriften of audiovoorbeeld om te oefenen.

Zo koppel je bestanden

1. Open de afspraak en klik op "Bewerken".
2. Scrol naar het kopje "Bestanden" in het bewerkingsformulier.
3. Klik op "Bestanden koppelen".
4. Kies uit de bestandenmap — via zoeken of mapstructuur vind je bestaande bestanden snel.
5. Of upload nieuwe bestanden, die direct in de map worden opgeslagen en tegelijk aan de afspraak gekoppeld.
6. Sla de afspraak op. Leden krijgen bericht over de nieuwe bestanden.

Typische bestanden bij afspraken

• Routebeschrijving / locatieschets voor uitwedstrijden
• Podiumopstelling met stempositie
• Programmaboekje / liedboek als pdf
• Foto van de kledingvoorschriften voor concerten
• Audiodemo''s ter voorbereiding van lastige passages
• Contract / bevestiging van de organisator
• Setlist / draaiboek met moderatiedeel

Rechten

Je hebt het recht Evenementen aanmaken & bewerken nodig om bestanden aan een afspraak te koppelen. Het bestand zelf moet in de bestandenmap staan — als het nog niet is geüpload, heb je ook het uploadrecht voor de betreffende map nodig.

Leden zonder Evenementen aanmaken & bewerken zien gekoppelde bestanden alleen als ze ook toegang tot de betreffende map hebben.

Tips

• Maak per optreden een eigen map in de bestandenmap aan — zo blijft de verzameling overzichtelijk, ook over meerdere jaren heen.
• Koppel bestanden meteen bij het aanmaken van de afspraak, zodat leden vanaf het begin alles vinden.
• Actualiseer oude koppelingen als bv. de routebeschrijving verandert — de koppeling wijst altijd naar de actuele versie van het bestand.
• Gebruik sprekende bestandsnamen als "Podiumplan_Zomerconcert_2026.pdf" in plaats van "IMG_1234.pdf" — leden vinden het juiste bestand meteen.
• Let op de rechten van de bestandsmap — gevoelige documenten (contracten, interne notities) horen in een beschermde map.