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Rechnung finalisieren

Wandle einen Entwurf in eine finale Rechnung um: Nummer wird vergeben, PDF erzeugt und im S3-Archiv abgelegt, danach unveränderlich.

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Berechtigung nötig: Cashbook › Edit

Was ist das?

Finalisieren ist der entscheidende Schritt, in dem aus einem Entwurf eine verbindliche Rechnung wird. Danach gilt sie als rechtsverbindlich und ist GoBD-pflichtig unveränderlich.

So finalisierst Du

  1. Öffne den Entwurf in der Detailansicht.
  2. Klick "Finalisieren" in der Aktionen-Spalte.
  3. Bestätige im Warn-Dialog — danach kein Zurück mehr.
  4. Warte ein paar Sekunden, bis das PDF gerendert ist.
  5. Lade das PDF herunter und schicke es per E-Mail an den Kunden.

Was passiert technisch

  1. Nummer ziehen — atomic aus dem Nummernkreis Eures Chors (siehe invoice-numbering).
  2. Status auf "final" setzen, Felder sperren.
  3. PDF rendern mit der gewählten Vorlage, inkl. Verkäufer-/Empfänger-/Positionen-Daten.
  4. ZUGFeRD/XRechnung-XML erzeugen (falls Format ≠ "Keine").
  5. PDF + XML auf S3 ablegen unter ensembles/{id}/invoices/{Jahr}/{Nummer}.pdf.
  6. Security-Audit-Log-Eintrag für Compliance (CRA + GoBD).

Pflichtfelder

Format Pflichtfelder
Keine (nur PDF) Empfänger-Name, mindestens 1 Position
ZUGFeRD / XRechnung + Empfänger-Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land), Verkäufer-Anschrift

Bei fehlenden Pflichtfeldern blockt Chorilo das Finalisieren mit einer konkreten Fehlermeldung.

Was Du danach nicht mehr kannst

  • Empfänger ändern
  • Positionen ändern
  • Datum ändern
  • Notizen ändern
  • Rechnung löschen

Was Du doch noch kannst

  • PDF/XML herunterladen, beliebig oft
  • Stornieren über Gutschrift (siehe invoice-cancel)
  • Buchung verknüpfen für Zahlungseingang

Berechtigung

Du brauchst cashbook.edit.

Häufige Fragen

Was bedeutet finalisieren genau?▾
Drei Dinge passieren auf einen Schlag: 1) die nächste Rechnungsnummer wird gezogen, 2) das PDF wird gerendert (inkl. ZUGFeRD/XRechnung-XML falls aktiviert), 3) PDF + XML werden auf S3 abgelegt. Danach sind alle Felder der Rechnung gesperrt.
Was, wenn ich später einen Fehler entdecke?▾
Stornieren statt löschen. Du erstellst eine Gutschrift, die die Originalrechnung aufhebt, und legst danach eine neue korrekte Rechnung an. Diese Vorgehensweise ist GoBD-konform und im Audit-Log nachvollziehbar.
Warum dauert das ein paar Sekunden?▾
Das PDF wird live mit Chromium gerendert und auf S3 hochgeladen. Bei großen Rechnungen oder Briefpapier-Hintergrund kann das 5–10 Sekunden dauern.
Welche Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein?▾
Empfänger-Name und mindestens eine Position. Für E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) zusätzlich Empfänger-Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land). Fehlende Pflichtfelder werden beim Finalisieren angezeigt.
Was passiert wenn der PDF-Render fehlschlägt?▾
Die Rechnung bleibt im Status Entwurf — keine Nummer wird vergeben, kein PDF archiviert. Du bekommst eine Fehlermeldung. Häufigste Ursache: Chromium nicht erreichbar oder Vorlage ungültig.
Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig finalisieren?▾
Nicht über die UI — jede Rechnung wird einzeln finalisiert. Der Nummern-Service ist aber atomar mit DB-Lock, parallele Finalisierungen vergeben garantiert unterschiedliche Nummern.
Wo finde ich das PDF nach der Finalisierung?▾
Auf S3 unter ensembles/{ensemble_id}/invoices/{Jahr}/{Nummer}.pdf. Über die UI direkter Download via "PDF herunterladen" auf der Detailseite.

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