Chorilo Logo

Factuur finaliseren

Zet een concept om in een definitieve factuur: nummer wordt toegekend, PDF gegenereerd en in het S3-archief geplaatst, daarna onveranderlijk.

Web
Chöre›Chor öffnen›Verwaltung›Kassenbuch›Rechnungen›Rechnung›Finalisieren

Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Rechten nodig: Cashbook › Edit

Wat is dit?

Finaliseren is de doorslaggevende stap waarbij een concept een bindende factuur wordt. Daarna geldt hij als rechtsgeldig en is GoBD-plichtig onveranderlijk.

Zo finaliseer je

  1. Open het concept in het detailoverzicht.
  2. Klik op "Finaliseren" in de actiekolom.
  3. Bevestig in het waarschuwingsdialoog — daarna geen weg meer terug.
  4. Wacht een paar seconden tot het PDF is gerenderd.
  5. Download het PDF en stuur het per e-mail naar de klant.

Wat gebeurt er technisch

  1. Nummer halen — atomair uit de nummerreeks van jullie koor (zie invoice-numbering).
  2. Status op "finaal" zetten, velden vergrendelen.
  3. PDF renderen met het gekozen sjabloon, incl. verkoper-/ontvanger-/postengegevens.
  4. ZUGFeRD/XRechnung-XML genereren (indien formaat ≠ "Geen").
  5. PDF + XML op S3 plaatsen onder ensembles/{id}/invoices/{Jaar}/{Nummer}.pdf.
  6. Security-audit-log-vermelding voor compliance (CRA + GoBD).

Verplichte velden

Formaat Verplichte velden
Geen (alleen PDF) Naam ontvanger, minimaal 1 post
ZUGFeRD / XRechnung + adres ontvanger (straat, postcode, plaats, land), adres verkoper

Bij ontbrekende verplichte velden blokkeert Chorilo de finalisatie met een concrete foutmelding.

Wat je daarna niet meer kunt

  • Ontvanger wijzigen
  • Posten wijzigen
  • Datum wijzigen
  • Opmerkingen wijzigen
  • Factuur verwijderen

Wat je toch nog kunt

  • PDF/XML downloaden, zo vaak als je wilt
  • Annuleren via creditnota (zie invoice-cancel)
  • Boeking koppelen voor binnenkomende betaling

Bevoegdheid

Je hebt cashbook.edit nodig.

Veelgestelde vragen

Wat betekent finaliseren precies?▾
Er gebeuren drie dingen tegelijk: 1) het volgende factuurnummer wordt gehaald, 2) het PDF wordt gerenderd (incl. ZUGFeRD/XRechnung-XML indien geactiveerd), 3) PDF + XML worden op S3 geplaatst. Daarna zijn alle velden van de factuur vergrendeld.
Wat als ik later een fout ontdek?▾
Annuleren in plaats van verwijderen. Je maakt een creditnota die de originele factuur opheft, en daarna leg je een nieuwe correcte factuur aan. Deze werkwijze is GoBD-conform en traceerbaar in het audit-log.
Waarom duurt het een paar seconden?▾
Het PDF wordt live met Chromium gerenderd en naar S3 geüpload. Bij grote facturen of met briefpapier als achtergrond kan dat 5–10 seconden duren.
Welke verplichte velden moeten ingevuld zijn?▾
Naam van de ontvanger en minimaal één post. Voor e-factuur (ZUGFeRD/XRechnung) bovendien adres van de ontvanger (straat, postcode, plaats, land). Ontbrekende verplichte velden worden bij finalisatie getoond.
Wat gebeurt er als de PDF-render mislukt?▾
De factuur blijft in de status Concept — er wordt geen nummer toegekend, geen PDF gearchiveerd. Je krijgt een foutmelding. Meest voorkomende oorzaak: Chromium niet bereikbaar of sjabloon ongeldig.
Kan ik meerdere facturen tegelijk finaliseren?▾
Niet via de UI — elke factuur wordt afzonderlijk gefinaliseerd. De nummer-service is echter atomair met DB-lock, parallelle finalisaties krijgen gegarandeerd verschillende nummers.
Waar vind ik het PDF na de finalisatie?▾
Op S3 onder ensembles/{ensemble_id}/invoices/{Jaar}/{Nummer}.pdf. Via de UI directe download via "PDF downloaden" op de detailpagina.

Nog een vraag? Vraag het de AI-helpbot.

Klik op de helpknop rechtsonder en stel je vraag.