Compliance en auditlog

Wat is dit?

Het auditlog is de onveranderlijke registratie van alle handelingen in het kasboek. Elke bewerking van een boeking, elke verwijdering, elke periodeafsluiting en elke wijziging aan donatie-instellingen wordt vastgelegd met tijdstempel, gebruiker en exacte waarden vóór en na de wijziging.

Het auditlog dient twee doelen:

• Compliance — wettelijk bewijs dat je vereniging een correcte boekhouding voert
• Interne controle — kascommissie en bestuur kunnen op elk moment nagaan wie wat heeft gewijzigd

Het onderdeel Compliance vult het log aan met statusgegevens over de privacy- en boekhoudkundige conformiteit van je vereniging.

Zo gebruik je het auditlog

1. Open Beheer > Kasboek > Compliance / Auditlog.
2. Bekijk de chronologische lijst van alle handelingen — nieuwste boven.
3. Filter op type handeling (bewerking, verwijdering, afsluiting, bewijsstuk-upload).
4. Filter op gebruiker om de activiteit van een bepaald lid te zien.
5. Klik op een vermelding om voor/na-waarden en de betrokken boeking te zien.
6. Exporteer als CSV voor de kascommissie of belastingadviseur (rechtsboven).

Wat er allemaal wordt gelogd

• Boekingsbewerking — oude en nieuwe waarden van alle velden
• Boekingsverwijdering — volledige originele boeking plus reden van verwijdering
• Periodeafsluiting — periode en uitvoerende gebruiker
• Bewijsstuk-upload en -vervanging
• Reconciliatie — bevestigen en ongedaan maken
• Rekeningwijzigingen — IBAN, naam, beginsaldo
• Bankkoppeling — maken, vernieuwen, verbreken
• Donatie-instellingen — alle wijzigingen aan verenigingsgegevens en sjablonen
• Aanmaak en storno van giftverklaringen

Compliance-overzicht

In hetzelfde onderdeel zie je een statusoverzicht:

• Bankkoppelingen — hoeveel actief, hoeveel aflopend
• Periodeafsluiting — moment van laatste afsluiting
• Bewijsstukken — aandeel boekingen met bewijsstuk
• Auditlog-integriteit — automatische plausibiliteitscontrole
• Privacy — aantal opgeslagen donateurs, bewaartermijnen

Rechten

Voor het bekijken heb je Kasboek bekijken nodig. Let op: het auditlog bevat informatie over het gedrag van leden (wie heeft wat gewijzigd) — ga daar zorgvuldig met privacy om.

Tips

• Kijk na de jaarlijkse kascontrole in het log en bespreek opvallende bewerkingen met de penningmeester.
• Bij verdenking van fouten laat je het auditlog van een afzonderlijke boeking tonen — je ziet exact wie wanneer wat heeft gewijzigd.
• Exporteer het auditlog met de GoBD-export — belastingcontroleurs vragen er regelmatig om.
• Gebruik het log bij bestuurswisseling — de nieuwe penningmeester ziet exact hoe de voorganger heeft gewerkt.