Periodeafsluiting / jaarafsluiting

Wat is dit?

Met de periodeafsluiting sluit je een boekingsperiode (meestal kwartaal of boekjaar) definitief af. Alle boekingen van deze periode worden vastgezet — niemand kan ze meer bewerken of verwijderen. Dat is een centrale eis: een eenmaal afgesloten boekhouding moet onveranderlijk blijven.

De afsluiting biedt zekerheid: je kunt rapportages, aangiftes en giftverklaringen baseren op vastgelegde gegevens, zonder dat iemand achteraf aan de cijfers draait.

Veelvoorkomende aanleidingen voor een periodeafsluiting:

• Kwartaalafsluiting — bv. voor btw-aangifte
• Jaarafsluiting — verplicht aan het einde van het boekjaar, voorwaarde voor aangifte en ledenvergadering
• Speciale afsluiting — bv. bij bestuurswisseling of overdracht aan een nieuwe penningmeester

Zo voer je een periodeafsluiting uit

1. Rond alle openstaande taken af — alle banktransacties geïmporteerd, alle reconciliaties gedaan, alle bewijsstukken geüpload.
2. Open Beheer > Kasboek > Periodeafsluiting.
3. Kies de periode — kwartaal of boekjaar.
4. Bekijk de voorafcontrole — Chorilo toont openstaande punten die vóór de afsluiting afgerond moeten zijn.
5. Verhelp de meldingen — ontbrekende bewijsstukken, openstaande reconciliaties, onopgehelderde boekingen.
6. Klik op Periode afsluiten.
7. Bevestig in het dialoogvenster met invoer van je wachtwoord (ter beveiliging tegen vergissingen).
8. Klaar. De periode is nu schrijfbeveiligd.

Wat er na de afsluiting gebeurt

• Alle boekingen van de periode zijn onveranderlijk.
• In het auditlog wordt de afsluitingsactie vastgelegd (wie, wanneer, welke periode).
• Rapportages worden bevroren — de waarden veranderen niet meer.
• Giftverklaringen voor de periode zijn blijvend geldig.
• Correcties lopen alleen nog via correctieboekingen in de actuele periode.

Correctieboekingen na afsluiting

Vind je na de afsluiting nog een fout:

1. Maak een nieuwe boeking aan in de actuele periode.
2. Benoem deze duidelijk als correctie met verwijzing naar de oorspronkelijke handeling.
3. Bij bedrag: verschil of stornoboeking gebruiken.
4. Documenteer de motivatie in de omschrijving — bv. "Correctie boeking 2025-145 van 12-11-2025, typefout in bedrag".

Rechten

Je hebt Boekingen aanmaken & bewerken nodig. Vanwege de impact bevelen we aan dat alleen bestuur en penningmeester periodeafsluitingen uitvoeren.

Tips

• Doe de jaarafsluiting pas wanneer alle bewegingen van het boekjaar volledig zijn vastgelegd — meestal februari of maart van het volgende jaar, omdat banktransacties van eind december soms achterblijven.
• Maak direct na de afsluiting de GoBD-export voor de belastingadviseur.
• Doe vóór elke afsluiting een plausibiliteitscontrole van de saldi — vergelijk met de echte banksaldi.
• Sluit nooit voor de zekerheid twee keer af — de tweede afsluiting loopt vast en zorgt alleen voor verwarring in het auditlog.