Donatie-instellingen

Wat is dit?

De donatie-instellingen zijn de centrale plek voor alle basisgegevens die Chorilo nodig heeft voor giftverklaringen en handmatige facturen. Je legt de gegevens één keer vast — daarna staan ze automatisch correct op elke pdf. Zonder schone donatie-instellingen kunnen verklaringen onvolledig of ongeldig zijn.

Typische inhoud:

• Verenigingsgegevens — naam, adres, KvK-nummer
• Fiscale gegevens — fiscaal nummer, ANBI-erkenning (datum, uitgevende dienst)
• Bestuur en vertegenwoordiging — naam, functie (voor wettelijke vereisten)
• Logo en briefhoofdopmaak
• Handtekening (gescand) — optioneel
• Bankrekening — IBAN, BIC, banknaam voor facturen
• Standaardteksten — begeleidende tekst voor e-mails aan donateurs

Zo onderhoud je de instellingen

1. Open Beheer > Kasboek > Donatie-instellingen.
2. Vul de verenigingsgegevens volledig in — naam volgens KvK, adres, KvK-nummer en rechtbank.
3. Vul de fiscale gegevens in — fiscaal nummer, datum ANBI-erkenning, naam belastingdienst.
4. Upload het verenigingslogo (PNG, SVG of JPG, transparant of met achtergrond).
5. Voer bestuur/directie met functie in.
6. Optioneel: upload een gescande handtekening als PNG met transparante achtergrond.
7. Leg de bankrekening voor uitgaande facturen vast.
8. Sla op. De gegevens gelden vanaf nu voor alle nieuwe verklaringen en facturen.

Wat er gebeurt bij ontbrekende gegevens

Chorilo waarschuwt je bij het maken van een giftverklaring als verplichte velden ontbreken. Zonder fiscaal nummer en ANBI-erkenning kun je geen verklaring afgeven. Bij facturen worden ontbrekende verplichte gegevens (wettelijke factuurvereisten) eveneens geblokkeerd.

Rechten

Je hebt Boekingen aanmaken & bewerken nodig om de donatie-instellingen te onderhouden. Deze gegevens horen alleen door bestuur of penningmeester te worden onderhouden, omdat ze juridisch relevant zijn.

Tips

• Werk de gegevens direct bij als een nieuwe ANBI-erkenning binnenkomt — meestal om de 3 tot 5 jaar.
• Gebruik een hoge-resolutie logo (minstens 600 px breed) — op pdf's ziet dat veel beter uit.
• Controleer het voorbeeld van een verklaring na wijzigingen, voordat je deze aan donateurs verstuurt.
• Leg een vriendelijke standaardmailtekst vast voor donatieverzending — dat scheelt tijd en zorgt voor uniforme communicatie.
• Houd de KvK-gegevens actueel — bij bestuurswisseling direct aanpassen.