Bewijsstuk bij boeking uploaden

Wat is dit?

Met Bewijsstuk uploaden voeg je bonnen, facturen of andere bewijsstukken toe aan een boeking. Bewijsstukken zijn wettelijk verplicht — elke inkomst en uitgave moet via een originele bon traceerbaar zijn. Chorilo bewaart de bewijsstukken versleuteld en zorgt voor een rechtsgeldige bewaartermijn van minstens 10 jaar.

Ondersteunde soorten bewijsstukken:

• Bonnen (kasbewijzen, kassabonnen)
• Facturen (leveranciersfacturen, honorariumfacturen)
• E-facturen in XRechnung-, ZUGFeRD- of UBL-formaat (worden automatisch uitgelezen — zie Bewijsstukherkenning)
• Donatiebevestigingen van andere verenigingen of organisaties
• Reis- en bewijsstukken voor gastvrijheid

Zo upload je een bewijsstuk

1. Open de boeking in de detailweergave of maak een nieuwe boeking aan.
2. Scroll naar het onderdeel Bewijsstuk.
3. Klik op Bewijsstuk uploaden of sleep het bestand met drag-and-drop in het vak.
4. Kies het bestand (PDF, JPG, PNG, HEIC of XML/PDF voor e-facturen).
5. Wacht even op de upload — Chorilo toont een voorbeeld.
6. Voeg eventueel meer bewijsstukken toe (bv. achterzijde of extra bijlage).
7. Sla de boeking op.

Bewijsstuk per smartphone fotograferen

Met de Chorilo-app kun je bewijsstukken direct onderweg fotograferen en aan een boeking toewijzen — handig direct na de aankoop, voordat de bon kwijtraakt. De app comprimeert automatisch en zorgt voor goede leesbaarheid.

Rechten

Je hebt Boekingen aanmaken & bewerken nodig om bewijsstukken te uploaden of te vervangen.

Tips

• Upload bewijsstukken meteen bij het boeken — later wordt dat vergeten en zonder bewijsstuk is de boeking compliance-mager onvolledig.
• Controleer de leesbaarheid van het geüploade bestand — wazige foto's zijn bij fiscale controles een probleem.
• Gebruik e-facturen (XRechnung, ZUGFeRD, UBL) als je leveranciers ze aanbieden — Chorilo leest bedrag, datum en ontvanger automatisch uit.
• Bij meerdere bewijsstukken voor dezelfde zaak (bv. bon plus pakbon) hang ze allemaal samen aan de boeking, in plaats van boekingen te splitsen.
• Vermijd dubbele bewijsstukken binnen de vereniging — als iemand anders al heeft geüpload, controleer dan eerst de boekingenlijst.