Bewijsstukherkenning (OCR en e-factuur)

Wat is dit?

De bewijsstukherkenning leest automatisch de belangrijkste gegevens uit een geüpload bewijsstuk en vult het boekingsformulier voor. Zo bespaar je het invoeren van datum, bedrag en opsteller. Chorilo ondersteunt twee procedures:

• OCR (tekstherkenning) voor gescande of gefotografeerde bonnen en facturen (PDF, JPG, PNG, HEIC)
• E-factuur-parsing voor XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF en UBL — de officiële standaarden voor elektronische facturen

E-facturen worden steeds vaker verplicht in het B2B-domein, dus ook voor veel verenigingen relevant.

Zo gebruik je de bewijsstukherkenning

1. Upload een bewijsstuk — bij het aanmaken van een nieuwe boeking of direct in het onderdeel Bewijsstukherkenning.
2. Chorilo herkent automatisch of het een e-factuur of een normale scan is.
3. De herkende velden worden vooringevuld in het formulier: datum, bedrag, opsteller, factuurnummer.
4. Controleer alle waarden — vooral bij OCR-herkenning kunnen er leesfouten zijn.
5. Kies rekening en categorie — die herkent Chorilo niet automatisch.
6. Sla de boeking op.

E-facturen verwerken

E-facturen zijn bijzonder betrouwbaar omdat ze gestructureerde gegevens bevatten:

• XRechnung — XML-bestand met alle factuurgegevens in een gestandaardiseerd formaat
• ZUGFeRD — pdf met ingebedde XML, optisch als een normale factuur
• UBL — open standaard voor elektronische facturen

Chorilo herkent deze formaten bij upload automatisch en leest alle velden zonder tekstherkenning uit. Bij e-facturen zie je ook afzonderlijke regels, indien aanwezig.

OCR-herkenning bij scans en foto's

Bij normale bonnen en gescande facturen gebruikt Chorilo OCR. De herkenning werkt het best bij:

• Helder leesbare bewijsstukken — resolutie minstens 200 dpi
• Rechte opnames — geen scheve foto's
• Standaardlettertypes — bonprintletters, normale factuurlay-outs
• Nederlands en Engels

Rechten

Je hebt Boekingen aanmaken & bewerken nodig om de bewijsstukherkenning te gebruiken.

Tips

• Geef voorrang aan e-facturen waar mogelijk — die zijn sneller, nauwkeuriger en in steeds meer zakelijke gevallen sowieso standaard.
• Fotografeer bonnen recht en bij goede belichting — dat verbetert de OCR-hitrate aanzienlijk.
• Controleer altijd het herkende bedrag — komma-verschuivingen zijn de meest voorkomende OCR-fout.
• Upload het bewijsstuk ook bij herkenningsfouten en vul handmatig aan — het bewijsstuk moet sowieso wettelijk worden opgeslagen.