Facturen — overzicht

Wat is dit?

De factuurmodule laat jullie eigen facturen voor derden (klanten, sponsors, leden) maken — compleet met sjablonen, automatische nummering, e-factuurformaat (ZUGFeRD / XRechnung) en onveranderlijke archivering.

De overzichtspagina toont alle facturen van jouw koor:

• Concepten (nog bewerkbaar, geen factuurnummer)
• Finale facturen (onveranderlijk, met nummer + gearchiveerd PDF)
• Geannuleerde facturen (opgeheven via creditnota)
• Creditnota’s (annuleringsfacturen met negatieve bedragen)

Je kunt filteren op status, rekening, periode of ontvanger-/nummertekst.

Zo gebruik je het overzicht

1. Open Administratie > Kasboek > Facturen.
2. Stel filters in op status, rekening of periode.
3. Klik op "+ Nieuwe factuur" om een nieuw concept te starten.
4. Klik op een rij om het detailoverzicht met PDF-voorbeeld en acties te openen.
5. Klik op "Instellingen" rechtsboven voor verkopergegevens, nummerreeks en sjablonen.

Wat je als eerste moet instellen

Voordat je de eerste factuur maakt:

1. Verkopergegevens — verenigingsnaam, adres, btw-nummer, IBAN. Verplicht voor geldige facturen (invoice-settings).
2. Belastingmodus — regulier (met btw) of kleineondernemersregeling §19 Duitse btw-wet (zonder btw) — zelfde pagina.
3. Nummerreeks — formaat zoals RE-%Y-%04N levert RE-2026-0001 (invoice-numbering).
4. Sjabloon — minimaal één lay-outsjabloon aanmaken (invoice-templates).

Bevoegdheden

• cashbook.view — facturen bekijken en PDF’s downloaden
• cashbook.edit — nieuwe facturen aanmaken, bewerken, finaliseren, annuleren
• cashbook.delete — concepten verwijderen (finale facturen kunnen nooit verwijderd worden, alleen geannuleerd)
• cashbook.invoices.settings — sjablonen, nummerreeks en verkopergegevens beheren

Tips

• Stel een standaard-nummerreeks in, anders beginnen de nummers bij 1 met het standaardformaat.
• Maak per taal een standaardsjabloon aan — bij een factuur aan een Engelstalige klant wordt automatisch het Engelse sjabloon voorgesteld.
• Bij gefinaliseerde facturen kun je niets meer wijzigen (GoBD-plicht). Bij twijfel als concept laten staan tot alle gegevens zeker zijn.
• PDF’s moeten 10 jaar bewaard blijven voor de vereniging. Chorilo archiveert ze automatisch, maar bij verwijdering van de vereniging moet je er zelf voor zorgen dat je ze vooraf downloadt.