Mitglied-Termine nachbuchen (Backfill)

Was ist das?

Mit der Funktion Nachbuchen (auch „Backfill" genannt) pflegst du nachträglich Anwesenheiten für vergangene Termine ein. Das ist besonders nützlich, wenn neue Mitglieder erst nach mehreren Proben zum Chor stoßen, du aber willst, dass die Statistik ihre tatsächliche Teilnahme korrekt abbildet.

Typische Szenarien:

• Probesänger war schon dreimal in der Probe — beim Beitritt willst du diese Anwesenheiten dokumentieren.
• Bestehender Verein wechselt zu Chorilo — alte Anwesenheits-Statistiken aus Excel werden manuell übertragen.
• Vergessene Erfassung — du bemerkst nach Wochen, dass du die Anwesenheit eines Termins nicht eingetragen hast.
• Korrektur einer Falscheintragung — Mitglied war doch da, obwohl als „nicht da" markiert.

So buchst du Termine nach

1. Öffne deinen Chor und gehe zu Mitglieder.
2. Wähle das betreffende Mitglied und klicke auf „Nachbuchen" im Mitgliedsprofil.
3. Chorilo zeigt eine Liste vergangener Termine, für die noch keine Anwesenheit erfasst wurde.
4. Setze für jeden relevanten Termin den Status: Anwesend, Entschuldigt, Unentschuldigt oder Ignorieren.
5. Speichere die Änderungen. Die Anwesenheits-Statistik aktualisiert sich sofort.

Was sich nach dem Nachbuchen ändert

• Anwesenheits-Quote des Mitglieds wird neu berechnet
• Statistik-Auswertungen (z.B. „Top 10 zuverlässigste Mitglieder") berücksichtigen die neuen Daten
• Sängerlaufbahn (siehe „Sängerlaufbahn pflegen") bleibt unverändert — dort werden Vorgänger-Chöre gepflegt, nicht einzelne Termine
• Anwesenheits-Export enthält die nachgetragenen Werte automatisch

Bulk-Nachbuchen für mehrere Mitglieder

Für ganze Gruppen (z.B. „alle neuen Mitglieder dieses Quartals") kannst du das Nachbuchen direkt im Termin selbst erledigen:

1. Öffne den vergangenen Termin im Kalender.
2. Klicke auf „Anwesenheit bearbeiten".
3. Setze für mehrere Mitglieder gleichzeitig den richtigen Status.
4. Speichere die Änderungen.

So sparst du dir Klicks, wenn mehrere Mitglieder denselben Status für denselben Termin haben.

Berechtigung

Du brauchst die Berechtigung members.edit. Standardmäßig haben Chorleitung und Vorstand diese Berechtigung. Mitglieder ohne diese Berechtigung können nur ihre eigene zukünftige Anwesenheit ändern.

Tipps

• Buche zeitnah nach — je länger du wartest, desto schwerer wird es, sich zu erinnern, wer wirklich da war.
• Nutze für die laufende Probe lieber „Anwesenheit bearbeiten" im Termin selbst — das Nachbuchen ist eher für ältere oder vergessene Termine gedacht.
• Markiere vor dem Beitritt liegende Termine als „Ignorieren", wenn das Mitglied noch nicht zum Chor gehörte. So verfälscht die Statistik nicht.
• Exportiere die Anwesenheit regelmäßig, um eine Übersicht für den Vorstand oder Verband zu haben — z.B. quartalsweise.