Lid-afspraken naboeken (backfill)

Wat is dit?

Met de functie Naboeken (ook wel "backfill" genoemd) vul je achteraf aanwezigheid voor voorbije afspraken in. Dat is bijzonder nuttig wanneer nieuwe leden pas na meerdere repetities bij het koor komen, maar je wilt dat de statistiek hun werkelijke deelname correct weergeeft.

Typische scenario's:

• Proefzanger is al driemaal naar de repetitie geweest — bij toetreding wil je deze aanwezigheid documenteren.
• Bestaande vereniging stapt over op Chorilo — oude aanwezigheidsstatistieken uit Excel worden handmatig overgezet.
• Vergeten registratie — je merkt na weken dat je de aanwezigheid van een afspraak niet hebt ingevoerd.
• Correctie van een foutieve registratie — lid was wel aanwezig, hoewel als "niet aanwezig" gemarkeerd.

Zo boek je afspraken na

1. Open je koor en ga naar Leden.
2. Kies het betreffende lid en klik op "Naboeken" in het ledenprofiel.
3. Chorilo toont een lijst voorbije afspraken waarvoor nog geen aanwezigheid is geregistreerd.
4. Stel voor elke relevante afspraak de status in: aanwezig, geëxcuseerd, ongeoorloofd of negeren.
5. Sla de wijzigingen op. De aanwezigheidsstatistiek wordt direct bijgewerkt.

Wat er na het naboeken verandert

• Aanwezigheidsquote van het lid wordt opnieuw berekend
• Statistiek-uitwerkingen (bijv. "Top 10 betrouwbaarste leden") houden rekening met de nieuwe gegevens
• Zangerscarrière (zie "Zangerscarrière onderhouden") blijft ongewijzigd — daar worden voorgaande koren bijgehouden, niet afzonderlijke afspraken
• Aanwezigheidsexport bevat automatisch de nageboekte waarden

Bulk-naboeken voor meerdere leden

Voor hele groepen (bijv. "alle nieuwe leden van dit kwartaal") kun je het naboeken direct in de afspraak zelf doen:

1. Open de voorbije afspraak in de agenda.
2. Klik op "Aanwezigheid bewerken".
3. Stel voor meerdere leden tegelijk de juiste status in.
4. Sla de wijzigingen op.

Zo bespaar je kliks als meerdere leden dezelfde status voor dezelfde afspraak hebben.

Rechten

Je hebt het recht Leden aanmaken & bewerken nodig. Standaard hebben koorleiding en bestuur dit recht. Leden zonder dit recht kunnen alleen hun eigen toekomstige aanwezigheid wijzigen.

Tips

• Boek tijdig na — hoe langer je wacht, hoe moeilijker te onthouden wie er werkelijk was.
• Gebruik voor de lopende repetitie liever "Aanwezigheid bewerken" in de afspraak zelf — naboeken is meer bedoeld voor oudere of vergeten afspraken.
• Markeer afspraken voor toetreding als "Negeren" als het lid nog niet bij het koor hoorde. Zo wordt de statistiek niet vertekend.
• Exporteer de aanwezigheid regelmatig om een overzicht voor bestuur of bond te hebben — bijv. per kwartaal.