Saisir a posteriori les présences (backfill)

Qu'est-ce que c'est ?

Avec la fonction Saisie a posteriori (aussi appelée « backfill »), tu enregistres après coup les présences pour des événements passés. C'est particulièrement utile quand de nouveaux membres rejoignent le chœur après plusieurs répétitions, mais que tu veux que la statistique reflète correctement leur participation réelle.

Scénarios typiques :

• Choriste à l'essai était déjà trois fois en répétition — à l'adhésion, tu veux documenter ces présences.
• Association existante passe à Chorilo — anciennes statistiques de présence depuis Excel transférées manuellement.
• Saisie oubliée — tu remarques après plusieurs semaines que tu n'as pas saisi la présence d'un événement.
• Correction d'une saisie erronée — le membre était bien là, alors qu'il était marqué « pas là ».

Comment saisir a posteriori

1. Ouvre ton chœur et va dans Membres.
2. Choisis le membre concerné et clique sur « Saisie a posteriori » dans le profil du membre.
3. Chorilo affiche une liste des événements passés pour lesquels aucune présence n'a encore été saisie.
4. Définis pour chaque événement pertinent le statut : Présent, Excusé, Non excusé ou Ignorer.
5. Enregistre les modifications. La statistique de présence se met à jour immédiatement.

Ce qui change après la saisie a posteriori

• Le taux de présence du membre est recalculé
• Les analyses statistiques (par ex. « Top 10 des membres les plus fiables ») prennent en compte les nouvelles données
• Le parcours du choriste (voir « Maintenir le parcours du choriste ») reste inchangé — on y maintient les chœurs précédents, pas les événements individuels
• L'export des présences contient automatiquement les valeurs ajoutées

Saisie groupée pour plusieurs membres

Pour des groupes entiers (par ex. « tous les nouveaux membres de ce trimestre »), tu peux faire la saisie a posteriori directement dans l'événement lui-même :

1. Ouvre l'événement passé dans l'agenda.
2. Clique sur « Modifier la présence ».
3. Définis simultanément le bon statut pour plusieurs membres.
4. Enregistre les modifications.

Tu économises ainsi des clics quand plusieurs membres ont le même statut pour le même événement.

Permission

Tu as besoin de la permission Créer et modifier les membres. Par défaut, la direction du chœur et le comité ont cette permission. Les membres sans cette permission ne peuvent modifier que leur propre présence future.

Conseils

• Saisis rapidement — plus tu attends, plus il devient difficile de se souvenir qui était vraiment là.
• Pour la répétition en cours, utilise plutôt « Modifier la présence » dans l'événement lui-même — la saisie a posteriori est plutôt prévue pour les événements anciens ou oubliés.
• Marque les événements d'avant l'adhésion comme « Ignorer », si le membre n'appartenait pas encore au chœur. Ainsi, la statistique n'est pas faussée.
• Exporte régulièrement les présences pour avoir un aperçu pour le comité ou la fédération — par ex. trimestriellement.