Hantera transaktionskategorier

Vad är detta?

Transaktionskategorier är den vardagsgångbara grupperingen av dina transaktioner. Medan kontoplanen återger den fackmässiga bokföringsstrukturen är kategorier de enkla begrepp dina medlemmar väljer vid varje bokning. Exempel: "Medlemsavgift", "Gåva", "Notköp", "Sallhyra", "Resekostnader".

Varje kategori är i bakgrunden kopplad till ett konto i kontoplanen. Så förblir bokföringen prydlig utan att varje bokare behöver kunna kontoplanen.

Vanliga kategorier:

• Intäkter — medlemsavgift, gåva, konsertintäkt, sponsring, bidrag
• Utgifter — notköp, arvode, sallhyra, resekostnader, kontorsmateriel, marknadsföring
• Övrigt — omföring, utjämningsbokning, privatuttag

Så lägger du upp kategorier

1. Öppna Administration > Kassabok > Kategorier.
2. Klicka på Ny kategori.
3. Ange ett tydligt namn, t.ex. "Notköp" eller "Sponsring".
4. Välj typ (intäkt eller utgift).
5. Koppla passande konto från kontoplanen.
6. Valfritt: lägg in en standardbeskrivning som förifylls vid varje transaktion i denna kategori.
7. Spara. Kategorin är direkt valbar vid varje ny transaktion.

Redigera eller avaktivera en kategori

Klicka på en kategori för att ändra namn, beskrivning eller kopplat konto. Kategorier som inte längre behövs avaktiverar du via reglaget uppe till höger. De finns kvar men går inte att välja vid nya transaktioner. Befintliga transaktioner behåller sin gamla kategori.

Behörighet

För att redigera behöver du Skapa & redigera transaktioner. Rena läsare med Se kassabok ser kategorier vid transaktioner men kan inte skapa eller ändra dem.

Tips

• Börja med få kategorier och lägg bara till när en ny typ av transaktion verkligen återkommer regelbundet.
• Använd tydliga, korta namn — kategorin ska kännas igen på en blick.
• Koppla skattemässigt relevanta kategorier rätt direkt till passande konton (t.ex. gåva → konto för allmännyttiga gåvor) så att gåvointyg och årsbokslut blir korrekta.