Sezione file del coro

Cos'è?

La sezione file del coro è l'archivio documenti centrale del tuo coro. Qui salvi tutto ciò che non è un evento, uno spartito o un dato di un membro: documenti dell'associazione, verbali, contratti, contratti di affitto della sala prove, materiale pubblicitario per concerti, istruzioni e molto altro.

Contenuti tipici:

• Documenti dell'associazione: statuto, regolamento interno, estratto del registro associazioni
• Verbali: riunioni del direttivo, assemblee dei soci
• Contratti: contratto di affitto sala prove, contratto del direttore, SIAE
• Materiale per concerti: programmi di sala, comunicati stampa, locandine, pacchetti sponsor
• Istruzioni: "Come uso Chorilo?", checklist per il responsabile prove
• Registrazioni: registrazioni live, video promozionali (se non troppo grandi)
• Documenti fiscali: modelli di ricevuta di donazione, giustificativi

Come usare la sezione

1. Apri il tuo coro e vai su Amministrazione > File.
2. Vedi tutte le cartelle e i file al livello attuale.
3. Clicca su una cartella per navigarci dentro.
4. Clicca su un file per aprirlo, scaricarlo o condividerlo.
5. Crea nuove cartelle tramite "+ Crea cartella".
6. Carica file tramite "+ Carica file" o trascinandoli.

Cosa puoi vedere e fare

• Aprire i file nell'anteprima del browser (PDF, immagini, video)
• Scaricare i file per salvarli localmente
• Condividere il link diretto con i membri o via email
• Vedere la cronologia delle versioni (per documenti importanti)
• Vedere data di creazione e modifica insieme al creatore e all'ultimo editore per ogni file — come colonne nella vista a elenco e come tooltip al passaggio del mouse nella vista a griglia. Controlla così prima di modificare se la tua copia locale è ancora aggiornata, per non sovrascrivere le modifiche di un'altra persona.
• Modificare le autorizzazioni per file o cartella
• Ricerca in tutto l'albero dei file

Autorizzazione

Hai bisogno dell'autorizzazione Vedere i file per vedere la sezione. Per impostazione predefinita tutti i membri hanno accesso. Per caricare, eliminare, modificare ti serve Modificare file, di solito direzione del coro e direttivo.

Singole cartelle possono essere impostate in modo più restrittivo, ad esempio "Cartella del direttivo" visibile solo al direttivo.

Suggerimenti

• Struttura con cartelle chiare: "01 Documenti associazione", "02 Verbali", "03 Concerti" ecc. Una numerazione coerente garantisce un ordine logico.
• Non creare troppe cartelle di primo livello: di solito bastano da 5 a 10. Le strutture più profonde stanno sotto.
• Carica solo le versioni finali: le bozze stanno nel tuo editor locale, non nell'archivio condiviso.
• Usa nomi file parlanti: "Verbale-Direttivo-2024-03-15.pdf" è molto meglio di "verbale.pdf".
• Fai pulizia ogni anno: archivia o elimina i file vecchi e irrilevanti. Così la sezione resta chiara.