Crea cartella

Cos'è?

Con la funzione Crea cartella strutturi la sezione file del tuo coro. Invece di gettare tutti i file in una lista piatta, li raggruppi per tema in cartelle e sottocartelle: così tutti i membri trovano rapidamente ciò che cercano.

Strutture di cartelle collaudate:

• 01 Documenti associazione (statuto, regolamento)
• 02 Verbali (direttivo, assemblea soci) → sottocartelle per anno
• 03 Concerti → sottocartelle per concerto (pubblicità, programma, rendicontazione)
• 04 Contratti (sala prove, direttore, SIAE)
• 05 Materiale per i membri (modelli di invito, istruzioni)
• 06 Pubblicità e relazioni pubbliche
• 07 Tasse e finanze

Come creare una cartella

1. Apri il tuo coro e vai su Amministrazione > File.
2. Naviga nella cartella superiore in cui deve trovarsi la nuova cartella.
3. Clicca su "+ Crea cartella" in alto a destra.
4. Inserisci il nome della cartella (breve e parlante).
5. Opzionalmente: inserisci una descrizione di cosa va nella cartella.
6. Imposta visibilità e autorizzazioni:
   • Visibile a tutti i membri o solo al direttivo?
   • Modificabile (caricare, eliminare) da chi?
7. Salva la cartella. Compare immediatamente.

Autorizzazioni per cartella

Per ogni cartella puoi controllare:

• Visibilità: tutti i membri o solo gruppi di autorizzazioni selezionati
• Caricamento: chi può inserire file
• Eliminazione: chi può rimuovere file
• Modifica: chi può rinominare, spostare le cartelle

Lo standard è di solito "tutti vedono, direzione del coro e direttivo modificano". Cartelle sensibili (es. contratti) puoi limitarle al direttivo.

Azioni sulla cartella

Tramite il menu a tre puntini accanto a una cartella puoi:

• Rinominare — cambiare nome, tutti i collegamenti restano validi
• Spostare — trascinare in un'altra cartella
• Modificare le autorizzazioni — adattare la visibilità a posteriori
• Adattare la descrizione
• Eliminare — rimuovere la cartella e tutti i file contenuti

Autorizzazione

Hai bisogno dell'autorizzazione Modificare file per creare, rinominare o eliminare cartelle. Per impostazione predefinita la direzione del coro e il direttivo hanno questa autorizzazione. Le cartelle sono visibili a tutti con Vedere i file.

Suggerimenti

• Pianifica la struttura prima di iniziare: uno schizzo su carta risparmia molto lavoro di riorganizzazione successivo.
• Usa prefissi numerici come "01 ", "02 ": così l'ordine nell'elenco è prevedibile (e non alfabetico).
• Fermati dopo 4 livelli di annidamento: strutture più profonde diventano scomode nell'app mobile.
• Una denominazione coerente in tutta la struttura facilita enormemente la ricerca. Stabilisci la tua logica nel direttivo.