Espace fichiers du chœur

Qu'est-ce que c'est ?

L'espace fichiers du chœur est l'archive documentaire centrale de ton chœur. Tu y stockes tout ce qui n'est ni un événement, ni une partition, ni une donnée membre — documents d'association, comptes rendus, contrats, baux pour la salle de répétition, matériel publicitaire pour les concerts, guides et bien plus.

Contenus typiques :

• Documents d'association : statuts, règlement intérieur, extrait du registre d'association
• Comptes rendus : réunions de comité, assemblées générales
• Contrats : bail salle de répétition, contrat de chef, SACEM
• Matériel concert : programmes, communiqués de presse, affiches, dossiers de sponsoring
• Guides : « Comment utiliser Chorilo ? », checklist du responsable des répétitions
• Enregistrements : prises live, films promotionnels (si pas trop volumineux)
• Documents fiscaux : modèles de reçus fiscaux, justificatifs

Comment utiliser l'espace

1. Ouvre ton chœur et va dans Administration > Fichiers.
2. Tu vois tous les dossiers et fichiers du niveau actuel.
3. Clique sur un dossier pour y naviguer.
4. Clique sur un fichier pour l'ouvrir, le télécharger ou le partager.
5. Crée de nouveaux dossiers via « + Créer un dossier ».
6. Téléverse des fichiers via « + Téléverser des fichiers » ou par glisser-déposer.

Ce que tu peux voir et faire

• Ouvrir des fichiers dans l'aperçu navigateur (PDF, images, vidéos)
• Télécharger des fichiers pour stockage local
• Partager un lien direct avec des membres ou par e-mail
• Voir l'historique des versions (pour les documents importants)
• Voir la date de création et de modification ainsi que le créateur et le dernier éditeur de chaque fichier — en colonnes dans la vue liste et en infobulle au survol dans la vue grille. Vérifie ainsi avant de modifier que ta copie locale est toujours à jour, afin de ne pas écraser les modifications d'une autre personne.
• Ajuster les permissions par fichier ou dossier
• Recherche dans toute l'arborescence

Permission

Tu as besoin de la permission Voir les fichiers pour voir l'espace. Par défaut, tous les membres ont accès. Pour téléverser, supprimer, modifier, tu as besoin de Modifier les fichiers — généralement direction du chœur et comité.

Des dossiers individuels peuvent être réglés plus restrictivement — par ex. « dossier comité » visible seulement par le comité.

Conseils

• Structure avec des dossiers clairs : « 01 Documents association », « 02 Comptes rendus », « 03 Concerts », etc. Une numérotation cohérente assure un ordre logique.
• Ne crée pas trop de dossiers de premier niveau — 5 à 10 suffisent en général. Les structures plus profondes viennent en dessous.
• Téléverse uniquement les versions finales — les versions de travail vont dans ton éditeur local, pas dans l'archive partagée.
• Utilise des noms de fichiers parlants — « Compte-rendu-comite-2024-03-15.pdf » est bien meilleur que « cr.pdf ».
• Range chaque année — archive ou supprime les vieux fichiers non pertinents. L'espace reste ainsi clair.