Koor-bestandenonderdeel

Wat is dit?

Het koor-bestandenonderdeel is het centrale documentenarchief van je koor. Hier sla je alles op wat geen afspraak, geen bladmuziek en geen ledengegevens zijn — verenigingsdocumenten, notulen, contracten, huurovereenkomsten voor de repetitieruimte, reclamemateriaal voor concerten, handleidingen en veel meer.

Typische inhoud:

• Verenigingsdocumenten: statuten, huishoudelijk reglement, uittreksel verenigingsregister
• Notulen: bestuursvergaderingen, ledenvergaderingen
• Contracten: huurovereenkomst repetitieruimte, dirigentencontract, GEMA
• Concertmateriaal: programmaboekjes, persteksten, posters, sponsoringpakketten
• Handleidingen: "Hoe gebruik ik Chorilo?", checklist repetitiebeheer
• Opnames: live-opnames, reclamefilms (mits niet te groot)
• Belastingdocumenten: giftverklaringen-sjablonen, kwitanties

Zo gebruik je het onderdeel

1. Open je koor en ga naar Beheer > Bestanden.
2. Je ziet alle mappen en bestanden in het huidige niveau.
3. Klik een map aan om erin te navigeren.
4. Klik een bestand aan om het te openen, te downloaden of te delen.
5. Maak nieuwe mappen aan via "+ Map aanmaken".
6. Upload bestanden via "+ Bestanden uploaden" of via slepen-en-loslaten.

Wat je kunt zien en doen

• Bestanden openen in de browservoorvertoning (PDF, afbeeldingen, video's)
• Bestanden downloaden voor lokale opslag
• Directe link delen met leden of per e-mail
• Versiegeschiedenis bekijken (bij belangrijke documenten)
• Aanmaak- en wijzigingsdatum plus maker en laatste bewerker per bestand zien — in de lijstweergave als aparte kolommen en in de rasterweergave als tooltip bij het bewegen van de muis. Zo controleer je vóór het bewerken of jouw lokale kopie nog actueel is en voorkom je dat je wijzigingen van iemand anders overschrijft.
• Rechten aanpassen per bestand of map
• Zoeken in de hele bestandsboom

Rechten

Je hebt het recht Bestanden bekijken nodig om het onderdeel te zien. Standaard hebben alle leden toegang. Voor uploaden, verwijderen, bewerken heb je Bestanden bewerken nodig — meestal koorleiding en bestuur.

Afzonderlijke mappen kunnen restrictiever worden ingesteld — bijv. "bestuursmap" alleen voor bestuur zichtbaar.

Tips

• Structureer met duidelijke mappen: "01 Verenigingsdocumenten", "02 Notulen", "03 Concerten" enz. Een consistente nummering zorgt voor een logische volgorde.
• Maak niet te veel topniveau-mappen aan — 5 tot 10 volstaan meestal. Diepere structuren komen daaronder.
• Upload alleen finale versies — werkversies horen in je lokale editor, niet in het gedeelde archief.
• Gebruik sprekende bestandsnamen — "Notulen-bestuur-2024-03-15.pdf" is veel beter dan "notulen.pdf".
• Ruim jaarlijks op — oude, irrelevante bestanden archiveren of verwijderen. Zo blijft het onderdeel overzichtelijk.