Razdelek datotek zbora

Kaj je to?

Razdelek datotek zbora je osrednji arhiv dokumentov tvojega zbora. Tu shranjuješ vse, kar ni dogodek, nota ali članski podatek — društvene dokumente, zapisnike, pogodbe, najemne pogodbe za vadbeni prostor, oglasno gradivo za koncerte, navodila in še veliko več.

Tipične vsebine:

• Društveni dokumenti: statut, poslovnik, izpis iz sodnega registra
• Zapisniki: seje vodstva, občni zbori
• Pogodbe: najemna pogodba za vadbeni prostor, dirigentska pogodba, GEMA
• Koncertno gradivo: programski listi, sporočila za javnost, plakati, sponzorski paketi
• Navodila: „Kako uporabljam Chorilo?", kontrolni seznam vodje vaj
• Posnetki: koncertni posnetki, oglasni filmi (če niso preveliki)
• Davčni dokumenti: predloge potrdil o donacijah, dokazila

Kako uporabljaš razdelek

1. Odpri svoj zbor in pojdi na Upravljanje > Datoteke.
2. Vidiš vse mape in datoteke v trenutni ravni.
3. Klikni mapo, da se v njo premakneš.
4. Klikni datoteko, da jo odpreš, preneseš ali deliš.
5. Ustvari nove mape prek „+ Ustvari mapo".
6. Naloži datoteke prek „+ Naloži datoteke" ali z vlečenjem in spuščanjem.

Kaj lahko vidiš in narediš

• Odpri datoteke v predogledu brskalnika (PDF, slike, video)
• Prenesi datoteke za lokalno hrambo
• Deli neposredno povezavo s člani ali prek e-pošte
• Ogled zgodovine različic (pri pomembnih dokumentih)
• Oglej si datum ustvarjanja in spreminjanja ter ustvarjalca in zadnjega urejevalca za vsako datoteko — kot stolpci v seznamskem pogledu in kot opis ob prehodu z miško v mrežnem pogledu. Tako pred urejanjem preveriš, ali je tvoja lokalna kopija še aktualna, in ne prepišeš sprememb druge osebe.
• Prilagodi dovoljenja za vsako datoteko ali mapo
• Iskanje po celotnem drevesu datotek

Dovoljenje

Potrebuješ dovoljenje Ogled datotek, da vidiš razdelek. Privzeto imajo dostop vsi člani. Za nalaganje, brisanje, urejanje potrebuješ Urejanje datotek — običajno vodja zbora in vodstvo.

Posamezne mape je mogoče bolj omejiti — denimo „mapo vodstva" lahko vidi samo vodstvo.

Nasveti

• Strukturiraj z jasnimi mapami: „01 Društveni dokumenti", „02 Zapisniki", „03 Koncerti" itd. Dosledno številčenje poskrbi za logičen vrstni red.
• Ne ustvarjaj preveč map prve ravni — 5 do 10 običajno zadošča. Globlje strukture so spodaj.
• Naloži samo končne različice — delovne različice sodijo v tvoj lokalni urejevalnik, ne v skupni arhiv.
• Uporabi opisna imena datotek — „Zapisnik-vodstva-2024-03-15.pdf" je veliko boljše kot „zapisnik.pdf".
• Vsako leto pospravi — stare, nerelevantne datoteke arhiviraj ali izbriši. Tako razdelek ostane pregleden.